Приложение-планировщик как раз выполняет эту функцию. Его можно сравнить с заводом «Форд»: с одной стороны входит необработанный металл — задачи и идеи, а с другой выходит готовая машина — сделанные дела. В сердце «завода» — система приоритезации, отделы, уровни, правила работы конвейеров.
Интересная статья, советую попробовать O!task, перепробовав многое, пользуюсь только им