Как создать структуру компании, настроить права доступа и пригласить сотрудников в Битрикс24

На ранних этапах внедрения Битрикс24 многие сталкиваются с проблемами.

В этой инструкции мы расскажем, как создать структуру компании, добавить нового сотрудника в CRM Битрикс24, ограничив ему права для просмотра и редактуры.

Создание структуры

Создание четкой и понятной структуры компании поможет вам грамотно распределить сотрудников по отделам.

У нас есть несколько отделов: ОП, Бухгалтерия, Логисты, Отдел по работе с клиентами, Филиалы, Юр. отдел.

1. В левом меню находим пункт “Компания”, если его нет, можно в строке поиска портала набрать “Компания”.

2. Далее выбираем “Структура компании” и нам доступен блок с визуальным отображением структуры компании.

3. Нажав “Добавить подразделение” в появившемся окне, задаем название нового отдела и указываем кому он будет подчиняться.

В случае, если нужно какой-нибудь отдел или подотдел переподчинить другому отделу, его можно просто перетащить в нужное место:

Также это можно сделать иначе:

1. В верхней части экрана находим кнопку “Пригласить сотрудников”:

2. Появится страница со всевозможными вариантами приглашения. Нас интересует вариант с приглашением и распределением в конкретный отдел.

3. Далее вносим почту, на которую придёт приглашение, имя, фамилию сотрудника и выбираем нужный отдел.

Структура создана, сотрудники распределены по отделам. Осталось настроить права доступа для отделов и персонально для некоторых пользователей.

Настройка прав доступа

В каждой компании существуют свои правила и особенности ведения клиентской базы, её доступности внутри коллектива, среди менеджеров.

Зачастую каждый менеджер единолично взаимодействует со своей клиентской базой, а логисты и бухгалтерия, например, должны иметь доступ ко всем клиентам. Рассмотрим ситуацию на данном примере.

Настройки прав доступа выполняем согласно скринам.

2.Нажимает на пункт “Права доступа”.

3.Слева выбираем отдел, группу сотрудников или конкретного пользователя, то есть кому собираемся присвоить ту или иную роль (настройка прав доступа).

4.Список ролей - справа.

В итоге у каждого сотрудника есть своя роль:

Очевидно, что внутри компании, существует общий подход к правам доступа сотрудников, находящихся в одном отделе. Исходим из того, что каждый менеджер:

Бизнес-регион в зависимости от того, чем занимается компания, может соответствовать району города, целой области или даже федеральному округу. Возьмём бизнес-регион, который равен области.

В нашем примере за каждым менеджером закреплена область РФ. Области входят в состав федеральных округов. Представим, у нас есть отделы продаж по каждому ФО. Таким образом, наш ОП с восьмью подотделами (по количеству ФО - Центральный, Северо-Западный, Южный, Приволжский, Уральский, Сибирский, Дальневосточный, Северо-Кавказский).

Что видит менеджер?

Последнее необходимо в случае, если кто-то из коллег не может ответить своему клиенту (больничный, отпуск) и, чтобы не потерять входящее обращение, на него ответит свободный сотрудник. Информация по другим отделам, при такой настройке, недоступна. В таком случае у каждого подотдела в ОП принят общий стандарт относительно прав доступа к клиентской базе.

Как в этом случае настроить права?

Это можно сделать двумя способами:

Она будет распространяться на каждый из них в общем и на каждого сотрудника в частности. То есть, когда будет стоять вопрос о настройке прав, например, новому сотруднику, вам будет достаточно пригласить его в нужный отдел, а права доступа ему установятся автоматически.

Как это выглядит в дальнейшем?

Для настройки прав доступа пользователи объединены в группы, есть также те, у кого права настроены индивидуально. В соответствии с тем подходом к настройке прав видно что, у отдела по работе с розницей и у ОП установлена одинаковая роль – менеджер по продажам.

Контакты и компании доступны для просмотра и добавления, менять что-либо разрешено только в своих. Сделки по разным воронкам и лиды - только свои.

Итак, когда нам понадобится добавить нового сотрудника, действовать мы станем следующим образом.

3. После того как пользователь зарегистрируется на портале, он будет закреплен в нужном отделе сразу с нужными правами. Вы избавите себя от дополнительных настроек для данного сотрудника.

Индивидуальная роль нужна в разных случаях, например, для аудитора. Некий сотрудник, который должен только просматривать информацию, не имея возможности что-либо изменить или удалить. Делаем роль для такого:

2. Проставляем права на чтение.

3. Из выпадающего списка выбираем “Все”.

Чтение будет доступно по всем сущностям, которые укажем. В примере - “Контакт” и “Компания”. Все остальные действия: добавления, изменения и д.р. - недоступны.

После создания роли нужно её присвоить сотруднику:

Бизнес-аналитик ITGRADE ltd Дмитрий Жабыко