Система хранения электронных документов — ключевые подходы и решения

Разбираем основные подходы и решения к организации системы хранения электронных документов (СХЭД).

На текущий момент, во многих организациях широко распространен электронный документооборот. И существует 2 основных вида документооборота, которые активно применяются на предприятиях:

1. По направлениям

2. По значимости

Рассмотрев только эти два вида, мы уже понимаем, что, как и в параллель бумажного документооборота, перед нами встает проблема — «А как правильно передавать, хранить и уничтожать электронные документы?».

Поэтому далее мы рассмотрим основные подходы и решения к организации системы хранения электронных документов.

Основной задачей, которая ставится перед системами, отвечающими за долговременное хранение электронных документов, является наличие функционала подтверждения во времени юридически значимого документа.

Начиная с 2020 года государство дало нам мощную правовую базу для правильной организации хранения и все рассматриваемые нами системы, в данной статье, соответствуют этой базе.

Поэтому основными вопросами, на которые мы попытаемся ответить, будут:

Первая система, которую мы рассмотрим, будет от компании Directum.Данный вендор достаточно давно представлен на рынке, зарекомендовавший себя как надежный поставщик решений для любых сегментов бизнеса.Их решения могут применяться как в среднем, так и в крупном бизнесе.

Краткий обзор ключевых возможностей и функций решения

Передача документов в архив

Прием документов в архив

Размещение в архиве (Систематизация и учет поступившей документации)

Работа с документами

Регулярные процедуры

Работая с документами, крайне важно поддерживать их юридическую значимость, в связи с этим следует на постоянной основе:

! Все вышеизложенные задачи позволяет решать рассматриваемая система хранения документов, БЕЗ участия архивистов.

Уничтожение документов

Основными плюсами данной системы являются:

Минусом системы мы можем выделить организацию СХЭД как отдельной информационной базы.

Почему мы это записали в минусы?!

Современные тенденции крупных и средних корпоративных решений диктуют нам стремление системы к отказу «лоскутной» автоматизации. Т. е., основная тенденция — это внедрение единой информационной системы.

В связи с вышеизложенным, решение от Directum не имеет возможности встроиться в единую информационную систему (ЕИС) и не может рассматриваться как «лоскут».

Следующее решение, которое мы рассмотрим, является решение от компании 1С:Архив.

Данное решение представляет собой выделенный функционал в отдельную конфигурацию на базе 1С:Документооборот.

По сути, оно предлагает «бесшовную интеграцию» с развернутой системой документооборота на предприятии, имеющую возможность передавать дела в архивное хранение.

Краткий обзор ключевых возможностей и функций решения

Все функции и возможности системы от 1С:Архив схожи с Директум, разница лишь в интерфейсе и ряде возможностей, поэтому подробно рассматривать мы их не будем в рамках данной статьи.

Основными плюсами, как и для всех решений на базе 1С, являются:

Но на ряду с плюсами есть все тот же минус, как и у Directum — отсутствие возможности гармоничного встраивания в единую информационную систему.

Вместе с этими системами мы предлагаем рассмотреть вариант организации решения на базе ЕИС, которая позволит, не меняя подходы в части использования единой информационной системы, включить функционал хранения электронных данных в качестве подсистемы.

Т.е., мы предлагаем рассматривать СХЭД как подсистему 1С:документооборот.

Так, нами разработано решение, которое позволяет функционал системы хранения электронных документов впитать 1С:документооборот, тем самым избежав развертывания отдельной информационной базы и бесконечной поддержки интеграции с ней.

Что же конкретно мы имеем в виду?!

По сути — это включение функционала 1С:архив в 1С:документооборот — без потери всех возможностей 1С:архива.

Т.о., в единой системе мы имеем контур оперативного и архивного хранения документов.

При этом, при таком подходе, мы получаем возможность дальнейшей миграции без потери данных на иные системы (в связи с хранением информации в контейнерах) и можем беспрепятственно обновлять данную систему «малой кровью».

Рассматриваемый подход существенно уменьшает затраты на поддержку системы, вместе с тем никак ее не ограничивая.

Краткий обзор ключевых возможностей и функций решения

Рассмотрим на примере одного из реализуемых нами проектов (что было доработано по ряду ключевых функций — выборочно)

Изменение в номенклатуре дел

Изменение в части поддержания юридической значимости документов долговременного хранения

Изменение хранения текущих электронных дел

Все остальные функции, требуемые в рамках реализации текущего проекта, были аналогичны с теми, которые предоставляются в рамках рассматриваемых систем хранения ЭД, в данной статье, БЕЗ их доработок, такие как:

Как мы видим, каждый подход имеет свои недостатки и преимущества, но в любом случае, любая из систем решает вопросы хранения электронных документов на должном уровне.

Так, в целом, система долговременного хранения электронных документов целиком и полностью обеспечивает целостность и юридическую значимость файлов на протяжении всего срока их хранения, сокращая, при этом, трудозатраты на выполнение рутинных задач, а также снижая стоимость архивного хранения.

Сравнительная таблица