Какие преимущества дает заказ-заявка в корпоративном легковом автопарке
Классическая заказ-заявка — официальный документ в бумажном или электронном виде, который применяется для доставки различных грузов. Этот инструмент необходим, чтобы контролировать законность перевозок и обеспечивать безопасность товаров.
Но давайте перенесем опыт грузоперевозок на корпоративные легковые автопарки. И рассмотрим, какие выгоды может получить парк с пассажирским транспортом, если внедрит в работу заявки на поездки. Для начала рассмотрим основные трудности, с которыми сталкиваются автохозяйства.
Автопарк без заявки на транспорт
Рассмотрим типичную схему работы неавтоматизированного корпоративного автопарка. На крупных предприятиях автомобили закреплены за определенными сотрудниками и подразделениями.
С одной стороны, это удобно: техника распределена, ей пользуются для решения рабочих задач. С другой — такое использование неэффективно. Далее разберем почему.
Откуда берутся простои
По информации со встроенных систем отслеживания, в среднем один автомобиль совершает 2-3 поездки за день. Все остальное время транспорт простаивает, водитель получает зарплату за ожидание пассажира, а не за время в пути.
Еще один вариант неэффективного использования: на отдел снабжения выделено 5 экипажей, а на юридический департамент — 8. Но снабженцы ездят редко, а юристы часто. В итоге у одних транспорт простаивает, а другим не хватает.
Какие-то автомобили ездят чаще и быстрее расходуют ресурс. Зато другие простаивают, что увеличивает себестоимость перевозок.
Часто сотрудники бронируют транспорт на несколько часов, закладывая время на решение дел на месте и дорогу туда-обратно. То есть водитель не берет новый маршрут в работу, а сначала ждет, когда пассажир закончит свои дела, а затем везет его обратно.
Получается, автомобиль находится в пути, но фактически простаивает. В это время он мог бы вывести нескольких сотрудников. Особенно это актуально, если компания не имеет собственного автопарка, а арендует транспорт, оплачивая, в том числе, время простоя.
Как копится холостой пробег
Росту нецелевого пробега способствует способ распределения новых поездок. В неавтоматизированных автопарках водителю необходимо сначала вернуться в гараж, а уже затем получить новый маршрут.
Или, например, диспетчер знает: водитель свободен, и назначает его на новый дальний заказ. Но не учитывает, что в этом районе через 7-10 минут освободится экипаж, которому нужно гораздо меньше проехать до пассажира.
При этом культура использования корпоративных автомобилей предполагает индивидуальные поездки. Но в крупных компаниях всегда бывает несколько популярных направлений, когда сотрудники бронируют для каждого выезда отдельные экипажи. Если сложить маршруты нескольких экипажей, которые в одно и то же время едут в одном направлении, то в среднем «набегает» до 30-40 лишних километров.
Ситуация усугубляется тем, что сотрудники просят водителя отклониться от маршрута и заехать еще в несколько мест, которые часто никак не связаны с работой.
В большинстве автопарков на транспортных средствах стоят системы мониторинга. Это позволяет контролировать расход топлива и время в пути. Но отклонения от маршрута и несанкционированные остановки с их помощью отследить непросто.
Как заказ-заявка помогает контролировать работу автопарка и сокращать издержки
В классическом бумажном виде заказ-заявка не решит проблем автохозяйства. Так как диспетчер по-прежнему не может в режиме реального времени отследить путь экипажа, отклонения от маршрута, несанкционированные остановки и прочее.
Для полного контроля необходима автоматизация парка: оцифровка всех маршрутов и электронные заявки на транспорт. Все это позволяет собрать достаточное количество данных для анализа, чтобы понять:
- загруженность транспортных средств;
- реальный спрос сотрудников на поездки;
- холостой пробег;
- как часто транспорт используют в личных целях.
На основе полученной информации можно принять взвешенное решение: расширить парк или отказаться от части автомобилей.
Например, автопарк Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа благодаря цифровизации выяснил, что можно сократить количество автомобилей. Поэтому после полноценного внедрения системы отказался от ⅓ техники, при этом увеличив количество целевых поездок в 4 раза.
Цифровая платформа «ТМ: Корпоративные поездки» не только собирает ключевые показатели работы автопарка, но и представляет их в удобном виде:
- основные показатели уже рассчитаны и распределены по группам;
- вместо множества документов — наглядные графики и диаграммы;
- данные позволяют оценить ситуацию как в текущем моменте, так и за определенный промежуток времени.
Заявка на подачу транспорта в цифровизированном автопарке: схема работы
Рассмотрим распространенную схему работы:
- Сотрудник оформляет поездку через мобильное приложение или веб-интерфейс. При этом указывает место подачи экипажа, время отправления, точку назначения, тип заявки: предварительная или срочная.
- Все заказы поступают в единую цифровую систему, которая в автоматическом режиме распределяет заказы между водителями. Учитываются график работы и текущее местоположение автомобиля.
- Водитель через мобильное приложение получает заказы на маршруты. Когда пассажир доставлен в место назначение, водитель может принять новый заказ неподалеку. Затем сотрудник оформляет срочную заявку на новую поездку. На нее назначается ближайший экипаж.
- Водительское мобильное приложение отслеживает перемещение экипажа, фиксирует любые отклонения и аномалии, передает данные в единую систему. А цифровая платформа хранит всю информацию о поездках, формирует их в удобные наглядные отчеты.
Если части сотрудников сложно освоить смартфоны, то заказ можно оформить традиционным способом — по звонку. В этом случае необходим диспетчер, чтобы внести данные в программу.
Затем, при необходимости, система самостоятельно формирует составные заказы, чтобы работники могли поехать на одном автомобиле, если им по пути.
Заказ-заявка в арендованном автопарке
Если компания арендует автомобили у транспортного подрядчика, то заявка становится важным инструментом для взаиморасчетов, управления спросом и решения споров.
Решит ли цифровизация все проблемы
Конечно, только внедрение инновационных технологий не решит проблему простоев и холостых пробегов. Здесь нужен комплексный подход: изменение бизнес-процессов и культуры поездок.
Поэтому перед цифровизацией необходимо:
- Открепление автомобилей. Например, можно создать два пула техники, не связанных между собой: для руководителей и линейных сотрудников.
- Тестовое внедрение программы распределения заявок автотранспорта: обкатка на небольшой группе пользователей. Закажите бесплатный пилот →
- Изменение культуры использования экипажей: частичный отказ от бронирования, совместные маршруты, заказ транспорта через мобильное приложение.
Система цифровизации «ТМ: Корпоративные поездки» позволяет упростить подбор автомобиля для поездок сотрудников, оптимизировать распределение заявок и глубоко анализировать работу автопарка.
97% клиентов, после внедрения системы, отказываются от 30% транспорта, не снижая при этом количество выполняемых поездок.