Тонкости перевозок: зачем и как автоматизировать логистику

Управление перевозками — непростая задача. Нужно не только отслеживать доставки, но и организовывать документооборот, вести учет топлива, рассчитывать зарплаты, вовремя платить штрафы. А еще важно контролировать водителей, чтобы нарушений было меньше. Расскажем, без какого инструмента не обойтись транспортным компаниям 🚚

Для управления ключевыми логистическими процессами есть готовое решение — TMS, что расшифровывается как Transportation Management System. По-русски это «система управления транспортом» или «система управления перевозками». Платформа автоматизирует все этапы работы с грузом, оптимизирует временные и денежные затраты, помогает держать в порядке документацию.

Функционал разнится от оператора к оператору. Расскажем про 8 полезных решений, которые входят в систему управления транспортом от Saby.

Самые важные документы для транспортировки груза — транспортная накладная, путевой лист и заявка на перевозку. Все три широко используются в электронном варианте.

Торговые сети, которые выступают в роли получателей товаров, активно переходят на электронный документооборот. Среди них, например, X5 Group, «Лента», «Дикси» и «Магнит». За ритейлерами цифровой формат подключают их поставщики. Как правило, они не хотят параллельно вести процессы на бумаге. Поэтому транспортные компании, которые хотят работать с крупными клиентами и расширять список партнеров, также внедряют ЭПД.

TMS помогает управлять поездками и планировать оптимальный маршрут. Пункты доставки по каждой перевозке представлены списком, их можно вручную переставлять в порядке приоритетности и дальности, а также объединять одинаковые адреса в одну точку.

Если в ходе доставки меняются планы — например, появился еще один заказ или нужно попросить водителя заехать на заправку, — сделать это можно также в системе в режиме реального времени. Новую точку нужно просто добавить в текущий маршрут, а об изменениях сообщить водителю в чате в том же окне.

А еще в Saby есть функция автоматической оптимизации: система сама выстроит наиболее быстрый маршрут, покажет расстояние на карте и предполагаемое время в пути.

В TMS можно отслеживать статус водителя онлайн: система покажет его актуальное местоположение, плановый маршрут, отклонение от пути и даже расход топлива. Такое решение поможет минимизировать ситуации, когда водители съезжают с маршрута по личным делам и опаздывают с доставкой груза либо сливают топливо не для рабочих нужд.

Для транспортных компаний, которые перевозят пассажиров, полезно отслеживать, где останавливается водитель — на остановке или в неположенном месте. Кроме этого, TMS покажет, сколько длилась остановка и был ли заглушен двигатель.

В системе управления транспортом есть календарь: в нем удобно отслеживать количество рейсов, которые совершает водитель. Анализ этих данных помогает эффективнее распределять нагрузку и приостанавливать сотрудничество, если компания может выполнять текущие перевозки и с меньшим количеством водителей.

Еще одна удобная функция — указание водителям фотографировать груз при приемке, выдаче и во время доставки. Дополнить фото они могут сообщениями в чате, материалы будут доступны всем участникам перевозки. Это поможет сократить риски утраты груза, а если она все-таки произойдет, будет легче отследить, в какой момент это произошло.

📌 Об ответственности сторон, штрафах и алгоритме действий при потере груза рассказали в другой статье.

Кстати, в Saby TMS можно отправлять и голосовые сообщения — система расшифрует их в текст. Это особенно удобно, когда водитель находится в дороге.

Платформа может сама рассчитывать гонорар водителям. Для этого нужно заранее ввести необходимые параметры — например, стоимость одной доставки и налоговую ставку. А денежные стимулы помогут поощрить самых продуктивных работников.

Информацию о поступлении топлива на склад удобно вносить электронно — так она моментально попадет в учетную систему компании. Это упростит управление расходами.

Можно вести учет заправки:

💵 за подотчетные средства — сканируйте чеки с АЗС, а система распознает данные и автоматически заполнит нужные поля;

💳 по топливной карте — привяжите ее в личном кабинете TMS или введите номер вручную: укажите адрес и дату заправки, а также количество заправленного топлива;

🏢 со склада — введите дату, склад заправки и количество топлива.

Водители могут отмечать заправки и прикладывать фото чеков прямо с телефона. Информация сразу отобразится и у бухгалтера.

В TMS можно контролировать состояние автомобилей и их окупаемость. Система хранит сведения о ремонтах и плановом техобслуживании, закупке запчастей и агрегатов — удобно анализировать траты.

Информация о штрафах приходит на «Госуслуги» и сайт ГИБДД, и чтобы не пропустить срок уплаты, компании должны отслеживать уведомления. Это занимает рабочее время, которого особенно не хватает в сезон высокой нагрузки.

Компании и ИП, которые подключили TMS, получают информацию о штрафах прямо в личном кабинете. Если сотрудник нарушил ПДД, платформа сопоставит данные с путевым листом и отобразит ответственного водителя, сведения о машине, нарушение и QR-код для оплаты — можно успеть погасить штраф со скидкой.

📌 Узнайте про топ-5 самых частых штрафов перевозчикам.

Чтобы эффективно организовать работу руководителя и сотрудников, не забывать про дела и контролировать время, в TMS есть возможность создавать задачи. Их можно ставить как на себя, так и передавать другим работникам: следить за выполнением, сортировать по срокам или важности, а также менять статус. Даже если задачу уже взяли в работу, ее в любой момент можно отредактировать, а сроки — перенести.

Задачи можно связывать между собой, добавлять видеосовещания, создавать чат — все материалы и история переписок сохраняются.

Такая система понадобится всем компаниям с собственным транспортом — как правило, это перевозчики и отправители грузов. Вот что полезного они могут найти в TMS.

Управление всеми ключевыми показателями автопарка — загруженность водителей, занятость машин, расход топлива и учет ремонтов. А еще можно подключить электронные перевозочные документы: транспортные накладные, путевые листы и заявки на перевозку груза.

Если нужно просто отправить груз через стороннюю компанию, в TMS можно организовать работу с электронными перевозочными документами. Интуитивный интерфейс поможет создавать, заполнять, подписывать и отправлять их на обработку контрагентам.

А если поставщик решает доставить товар на машине из своего автопарка, в TMS можно следить за передвижением груза и быть на связи с водителем в режиме реального времени, ставить задачи, вести учет расходов на топливо и ремонт автотранспорта.

🔹 Переход на ЭПД без спешки. Перейти на электронный формат работы с перевозочными документами некоторым компаниям придется уже в 2025 году. Лучше начать перестраивать процессы заранее, чтобы у сотрудников было время протестировать новый функционал.

🔹 Все коммуникации в одном месте. Подтверждайте приемку и сдачу груза в один клик, прикрепляйте его фото, ведите переписку с участниками перевозки, отслеживайте статус доставки, подписывайте документы электронной подписью — разнообразные решения доступны в личном кабинете и мобильном приложении. А еще документы не потеряются, как это бывает с бумагой.

🔹 Ускоренные взаиморасчеты. Не нужно ждать, пока водитель вернется из рейса и передаст бумажные документы, — такой процесс может особенно затянуться, если перевозка была на дальние расстояния. В TMS все быстро и просто: достаточно завершить работу с документами в приложении, и они тут же уйдут на оплату.

🔹 Облачный архив вместо бумажного. Необходимый документ легко найти в своей учетной системе. Доступ к архиву есть в телефоне и на компьютере.

🔹 Актуальность документов под контролем. Система управления транспортом уведомит, если срок действия прав не указан или скоро истечет. Это поможет избежать штрафов.