BankSklad — автоматическая выгрузка платежей из банков в МойСклад или как экономить до 400к в год

Разработали приложение для автоматического создания входящих и исходящих платежей из Модульбанка, Точки и Альфа-Банка в системе учета МойСклад.

Меня зовут Анатолий Рыбин, я сооснователь фабрики по производству меда и варенья ООО «ЮПК». Своим примером хочу показать как можно за минимальные деньги решать проблемы автоматизации рутины в компании по мере ее роста.

У меня с партнером классический вид бизнеса с закупками, кредитами, блэкджеком, варкой и фасовкой, отправкой продукции фурами в разные регионы РФ и СНГ в торговые сети. Выручка около 140 млн рублей за прошлый год, сидим на ОСНО. Учет всего бизнеса ведется в системе МойСклад.

Пару лет после старта было мало операций: десяток поставщиков и контрагентов, пара оборотных кредитов, несколько работников. Долгое время я сам вел учет, настраивал систему, раскидывал документы и платежи. Выручка была до 30 млн в год. Если ваш бизнес на начальной стадии, то и нет особого смысла автоматизировать что-то, пока не нашли бизнес-модель.

Когда мы вышли в федеральную сеть, нагрузка резко увеличилась — мы наняли новых сотрудников, расширили производство в разы, увеличилось количество кредитных договоров до 15 в разных банках. Сейчас в день доходит до 100 платежей и их ежедневная обработка занимала раньше по несколько часов.

Конечно, я искал варианты автоматизации этого дня сурка. До этого мой опыт в программировании заканчивался на no-code и low-code сервисе FlowXO, где можно в визуальном редакторе настроить цепочку простых действий — получение данных, их обработку, отправку.

Так же есть аналогичный сервис — Нодуль. В нем можно настроить для себя довольно много задач и неплохо так себя разгрузить.

Скажем так — моей точкой отсчета в программировании и в автоматизации было только знакомство с подобными сервисами.

Так вот в бизнесе одна из основных проблем — каждодневные одинаковые действия. Мы у себя всю входящую выручку от контрагентов сразу разделяем на 2 части — доходную и сырьевую, исходя из расчета себестоимости. Маржу оставляем на основном счете, а сырьевые деньги или себестоимость переводим на второй.

Это дает четкое понимание где маржинальная прибыль компании, которую можно тратить на оклады, аренду, проценты по кредитам и дивиденды, а где деньги на оплату сырья и переменных расходов: доставки, коммуналки, сдельщины.

К таким ежедневным переводам между счетами добавляются как обычные оплаты поставщикам, так и траты с бизнес-карт, которыми пользуются ответственные сотрудники: с них они могут оплатить бензин, взять расходники на производство, всякую мелочь в магазинах.

Такой подход создает большой поток различных операций, которые нужно отразить в системе учета. В МоемСкладе все платежи должны быть правильным образом распределены и обработаны, прикреплены к счетам или отгрузкам. У нас это делает это офис-менеджер каждый день. Но помимо прочего, у нее есть и другие задачи — взаимодействие с бухгалтерией, кадровый учет, контроль документооборота, важные напоминания.

И при большой нагрузке любой человек начинает ошибаться. Особенно, когда сотрудники других отделов приходят со своими просьбами и вопросами. У платежей выставляется не тот статус, они прикрепляются к другой закупке, выбираются неверные группы товаров или тип платежа.

Как бы это могло решаться для собственника бизнеса не-программиста? Вариантов несколько:

С помощником все ясно — наём и повторение действий, но сразу увеличение расходов и ошибок. Но что и как объяснять программисту, не зная хоть немного нюансов и особенностей разработки? Да и сколько платить? Как понять, что вообще сделают то, что надо и не затянут?

Свободных денег в микро и малом бизнесе прямо скажем нет и каждый рубль всегда на счету. Поэтому пришлось начать изучать low-code и простые примеры работы с API, пока мой партнер помогал с производством.

Первое, что пришло на ум — а как делать те же самые действия, но не человеку, а программе? И нашел такой термин как Robotic Process Automation и все, что с ним связано.

Я думал так: надо найти бесплатную программу, которая будет выполнять действия вместо сотрудника прямо за компьютером. И, к своему сожалению, нашел: taskt. К слову, сама программа отличная, опенсорс, реально тогда помогла, можно скачать с гитхаба. Но вот ее настройка для сложных интерфейсов — отдельный вид извращенного искусства.

Она позволяет вместо человека делать почти все: запускать и закрывать программы, открывать сайты, нажимать кнопки, искать элементы, делать действия по циклу, ожидать, выгружать данные.

За неделю настроил, начал запускать на компьютере. И я был очень рад, ведь появилась хоть какая-то автоматизация рутины! Но вот нюансы все портили:

Короче, через пару месяцев я ее вообще перестал открывать. Понял, что без автоматизации через API не выжить. И пошел читать документацию Модульбанка. Уж не знаю, была ли она раньше, но меня уже это все доконало.

Я начал изучение программирования с конкретной цели — создать платеж в системе учета на основании пришедшего вебхука из банка. На тот момент я уже знал, что это такое и как работает в том же FlowXO.

Сперва в дело пошел Postman и его примеры для проведения запросов. С помощью статей сделал первую выгрузку данных из Модуля, чтобы посмотреть на информацию моей компании. Программа просто запускалась в VS Code и даже никуда не сохраняла данные. Но какой же это был кайф.

С этого момента душа понеслась в рай. По примерам в Яндекс Облаке поднял свою первую серверлесс функцию, которая принимала уведомления от банков, обрабатывала их и создавала платеж в МоемСкладе со всеми проверками.

И это уже было прорывом лично для меня, потому что код сам запускался, когда появлялся платеж в банке. И практически вообще ничего не тратил по деньгам. Все работало без меня.

Но этим решением никто кроме моей компании не мог пользоваться, да и хотелось компенсировать свое время на обучение и разработку. Помимо этого, свободного времени на программирование у меня оставалось все меньше в связи с развитием фабрики. Поэтому я основал студию DataSklad для разработки приложений и мы начали осваивать современные инструменты: паттерны разработки, докер, контейнеры, очереди задач, алхимию и алембик и прочее, прочее.

Спустя полгода-год мы с командой из меня и 2-х землекопов полностью переписали приложение на новый функционал с использованием современных фреймворков и развернули его в облаке. Некогда пет-проект на нескольких бессерверных функциях перерос в полноценное приложение со своими пользователями и визуальным интерфейсом.

Честно говоря, оглядываясь назад, именно реальная необходимость и вполне конкретная задача в собственном бизнесе толкала меня и команду изучать программирование, все время осваивая новые инструменты, начиная от no-code решений и заканчивая фреймворками.

Сейчас это приложение, которое выгружает все платежи из Модульбанка, Точки и Альфа-Банка. Например, оплатил вам контрагент, банк списал кредит или вы сделали перевод между счетами, БанкСклад сразу получит информацию, создаст юрлицо или физлицо в МоемСкладе, добавит счета к нему и даже отправит уведомление в телеграмм. Приложение особенно полезно, если вести учет нескольких организаций и у каждой из них есть счета в этих банках.

Сперва вам нужно установить приложение, добавить в свою организацию расчетный счет из списка поддерживаемых банков и создать интеграцию. У вас появится возможность авторизоваться в банке по нажатию на кнопку. Для этого откроется новое окно, где вы сможете ввести логин и пароль от банка, ввести смс, подписать согласие на передачу данных и все готово.

Когда авторизация будет пройдена, приложение сразу заработает и начнет создавать входящие и исходящие платежи в системе МойСклад.

При совершении платежа оно найдет организацию, проверит наличие контрагента по ИНН и КПП или названию, так же ему добавит счета, если требуется, или привяжет платеж к найденному счету. И создаст платеж в системе. Платежи загружаются через 10-30 секунд после проведения их банком.

Если добавить своего чат-бота, то приложение отправит уведомление в личку или чат и ответственные сотрудники получат сообщение о поступлении средств или оплате счетов от поставщиков. Также можно настроить отображаемый вид сообщения. А если добавить хештеги к выводу, то по ним можно будет удобно фильтровать уведомления в телеге.

За всех клиентов не могу сказать, но по своей организации мы подошли к тому моменту, что при нашей выручке выше 100 млн рублей в год и количестве процессов с документами нам перестало хватать одного офис-менеджера.

Ежедневно выгружать выписки по всем счетам в каждом банке стало занимать слишком много времени и неизбежно приводило к ошибкам, которые не сразу обнаруживали. А если делать выписки раз в неделю или месяц, то ситуация становилась еще хуже, потому что уже невозможно вспомнить, что было. Мы придерживаемся политики делать все сразу.

В итоге при росте количества операций у нас так же остался один сотрудник, деньги на счетах в системе учета и в банках сходятся, ошибки сведены к минимуму. И мы не потратились на помощника с зарплатой в 30-40 тысяч рублей и реально сэкономили денег — порядка 400-500 тысяч рублей в год.

А экономия нервов — бесценна.

Внутри студии идет разработка еще нескольких приложений, в первую очередь исходя из потребностей собственного основного бизнеса. Но как мы поняли, они могут быть полезны и другим компаниям.

В ближайший месяц-два планируем добавить в БанкСклад сценарии по обработке платежей в зависимости от условий: чтобы можно было изменить поля, статус исходя из того, от кого платеж, что в назначении и так далее. Со временем добавим и другие банки, как только у них появятся API.

Еще сейчас разрабатываем приложения:

Подробнее о приложении и ссылка на маркетплейс для установки: https://datasklad.com/banksklad

Как студия готовы рассматривать запросы на разработку приложений и интеграций на заказ. Можно писать на почту на нашем сайте.