Автоматизация отпусков в Битрикс24

Ранее процесс планирования отпусков в агентстве Upside включал множество ручных операций. Теперь сотрудники тратят в четыре раза меньше времени на оформление отпусков и согласование графиков.

Компания (агентство интегрированных коммуникаций Upside) планировала полностью автоматизировать все процессы, связанные с отпусками работников. На тот момент процедура согласования отпусков отнимала большое количество времени у всех ее участников: от согласующих до самого сотрудника, собирающегося в отпуск.

Во-первых, заявки на отпуск, написанные работниками на бумаге, могли потеряться. Во-вторых, некоторые сотрудники приносили заявление на отпуск в последний момент, что усложняло работу бухгалтерии.

К тому же перед уходом сотрудников в отпуск вставал острый вопрос передачи дел и задач. Руководителю приходилось вручную проверять: добавил ли сотрудник во все свои задачи и встречи ответственных на время отпуска.

Решение

У клиента уже был развернут портал на платформе Битрикс24.
Для сокращения временных ресурсов компании, затрачиваемых на процессы, связанные с отпусками, были внедрены следующие доработки.

Передача дел

Для клиента было разработано удобное решение, где руководитель может посмотреть весь список незавершенных дел сотрудника сгруппированный по категориям: задачи, сделки, бизнес-процессы, лиды, события, участия, компании, контакты, услуги агентства, услуги третьих лиц.

Если у задачи или события не оказалось ответственного, то руководитель может их делегировать прямо из модуля по отдельности, либо, выбрав все из одной или нескольких категорий.

В процессе использования решения, клиент обратился к нам за доработкой: необходимо было передавать незавершенные дела не только с роли ответственного, но и с роли наблюдателя.

Заявка на отпуск

Решение состоит из заявок по отпускам и реестра отпусков.

Реестр отпусков — график отсутствий. Здесь указаны только утвержденные отпуска.

Когда сотрудник только планирует отпуск и создает заявку в решении, то в графике высвечивается информация: пересекаются ли выбранные даты отпуска с другим сотрудником, а также количество отпускных дней. Далее заявка отправляется на согласование руководителям и бухгалтеру. Руководитель может согласовать/отменить заявку или предложить изменить даты отпуска. Как только заявка прошла всю цепочку согласований, она переносится в реестр отпусков. После согласования заявки на отпуск, всей команде, с которой работает сотрудник, приходит уведомление в какие даты он будет отсутствовать.

Для бухгалтерии в решении была разработана кнопка - скачать отчет по всем отпускам.

Запланированные отпуска

Если в конце прошлого года сотрудник запланировал отпуск на июнь, а теперь мечтает поехать отдыхать в сентябре, для этого был разработан следующий сценарий работы. Работник нажимает на кнопку «Изменить отпуск». Здесь сотрудник выбирает нужный вариант из списка отпусков, меняет его даты и добавляет комментарий. Отпуск отправляется на согласование.

Результат

Ранее процесс согласования отпусков требовал значительных ресурсов и включал множество ручных операций. Теперь сотрудники тратят в четыре раза меньше времени на оформление и согласование отпусков. Это решение позволяет сотрудникам Upside эффективно использовать рабочее время для выполнения более важных задач, а не на рутинные операции.

Если и вашей команде необходимо автоматизировать график отпусков — оставляйте заявку на нашем сайте.