Думали фича, а вышел почти пивот: как система бронирования UnSpot научилась экономить на аренде офиса до 50%
Тема новой офисной реальности уже набила оскомину, но менее актуальной от этого не стала. Киберпанка не случилось: мы не ходим в противогазах и не конопатим окна. Люди выходят в офисы, на постоянку работать дома остаются не многие. Но офисная работа уже никогда не станет прежней.
А всё потому что мы кое-что поняли: ходить в офис каждый день нужно не всем. И в данном случае у России нет своего пути — пойдём по общемировому. Так что всё, что происходит там, актуально и здесь.
Пивот под реальность
Бронирование переговорок — крутая штука с ярко выраженной ценностью: вы управляете помещениями и делаете так, чтобы они использовались максимально плотно и рационально.
В новой реальности во многих компаниях очереди в переговорки стали короче, а собственники задались вопросами:
- А нам вообще нужен такой большой офис? Ведь часть людей работает то в офисе, то дома.
- А если мы переедем в офис поменьше, а сотрудники решат вернуться в на рабочие места?
- А если они не захотят вернуться?
Итог один: офис стоит полупустой большую часть времени.
Посчитаем:
По нормативу сотруднику положено 6 квадратов офисного пространства для работы. Средняя арендная ставка по Москве за 2019 год — 1 500 рублей за квадратный метр в месяц. Это 9 000 рублей в месяц на сотрудника.
Плюсуем сюда расходы на электричество, общие помещения, амортизацию оборудования и мебели, хозяйственные расходы.
Допустим, это 10 000 рублей в месяц на сотрудника (на самом деле больше).
В качестве примера рассмотрим компанию с 500 сотрудниками. 200 из них работают полностью или частично удалённо
Столы этих двухсот сотрудников стоят пустыми большую часть времени, а вы платите за пространство, которое вам не приносит денег, каждый месяц.
В рассматриваемом случае это 10 000*200 = 2 000 000 в месяц или 24 000 000 рублей в год.
Теперь посчитаем ваши расходы на UnSpot: первые полгода вы не тратите ничего. Наша общая задача на пилот — собрать как можно больше данных о посещаемости вашего офиса. Далее каждый доступный для бронирования стол обойдётся вам в 300 рублей в месяц (3 600 рублей в год).
Из чего состоит и как работает UnSpot Hot Desking
Бронирование столов UnSpot доступно из любого браузера и мобильных приложений для iOS и Android.
Всё, что нужно, это оцифровать карту офиса. Этот процесс мы берём на себя. Для оцифровки подойдёт карта любого формата в приемлемом качестве.
На карте внутри системы UnSpot будет отображаться ваше помещение и столы, которые можно делать доступными и недоступными для бронирования, удалять, добавлять и двигать.
Вы размещаете на карте столы просто передвигая их мышкой. И всё! Система готова к работе.
Карта будет доступна с любого из устройств: iPad, мобильных телефонов на iOS и Android, а также из браузера
Забронированный стол изменит цвет и станет недоступным для бронирования. А вскоре мы раскатаем на столы нашу систему компьютерного зрения, которая пока доступна только для переговорок. Ваши камеры видеонаблюдения смогут автоматически снимать и ставить бронь на столы, чтобы помещение использовалось еще эффективнее. А если у вас нет камер, мы сможем поставить свои.
Опционально можно установить в офисе тачскрин-панель, на которую будет выведена карта помещения со столами, чтобы дать сотрудникам возможность забронировать стол еще одним удобным способом.
Позже мы добавим возможность разместить на карте другие важные места: туалеты, кулеры, санитайзеры. Скажу сразу: забронировать кулер на утро понедельника не получится даже в максимальном пакете :)
Как понять, сколько столов подключить к UnSpot Hot Desking?
UnSpot соберёт статистику по пиковому пребыванию людей в офисе, а также покажет, сколько людей находится в офисе в среднем на дистанции в 3 и 6 месяцев (пока идёт пилот). На период пилота мы подключим максимально возможное количество столов, чтобы собрать объективную информацию о посещаемости офиса.
По итогам пилота вы решите, какая часть столов будет закреплена за сотрудниками, которые находятся в офисе, а сколько столов станут доступными для бронирования.
Ваши сотрудники, которые работают частично-удаленно, получат недельные квоты времени для работы в офисе. Таким образом, офис будет заполнен, при этом не произойдёт овербукинга и вы забудете про массово пустующие столы.
Допустим, компания из нашего кейса решила подключить 200 столов: 300 рублей * 200 столов * 12 месяцев = 720 000 рублей в год. Это несколько меньше, чем 24 000 000 рублей в год, согласны?
Есть ещё профит от UnSpot Hot Desking:
- Команды могут пересобираться под проект в новом месте, а сотрудники приходить и садиться работать с теми, с кем полезнее коммуницировать на проекте. Это ускоряет реализацию проектов.
- Комфортное возвращение в офис и дистанцирование сотрудников: блокируйте столы таким образом, чтобы сотрудники не могли забронировать места друг рядом с другом.
- Чистый и красивый офис без “пылесборников” — фоторамок, кактусов, игрушек и личного декора: проще делать уборку и поддерживать гигиену. Ваш офис больше не будет похож на кабину грузовика дальнобойщика.
- Все сотрудники в равных условиях: теперь больше нет ситуации, когда один сидит в уютном закутке, а у другого постоянный трафик за спиной.
- Регулярная смена рабочего места положительно влияет на продуктивность сотрудников.
- Офисная навигация: просто найти нужного человека, достаточно лишь посмотреть на карту.
- В офис будут приходить поработать, а не потусоваться, потому что количество часов на работу в офисе будет лимитировано.
- Аргумент для предметного разговора с арендодателем: у вас на руках аналитика посещаемости, вы понимаете, сколько реально квадратных метров и столов вам необходимо, переплачивать смысла нет. Отсюда несколько вариантов: снижается арендная плата, вы отказываетесь от части помещений или съезжаете.
Почему целых 6 месяцев бесплатно?
Во-первых, нам нужна обратная связь по продукту, нам важно видеть, что люди пользуются и подтверждают своими действиями ценность продукта.
Во-вторых, мы цинично подсаживаем клиентов на UnSpot через пилот, потому что знаем, что отказаться будет сложно. К UnSpot быстро привыкаешь, и убери его сейчас из наших офисов — мы погрузимся в хаос довольно надолго.
А ещё сейчас в России нет сопоставимых по цене и функционалу альтернативных hot desking сервисов с локальной поддержкой. Поэтому добро пожаловать.
Кажется, вы конкурируете с Google Таблицами
А также с записками на салфетках :)
Расскажите, как бы вы использовал гугл-таблицы для хотдескинга в компании с 500+ сотрудниками?
Илья, привет!
Постараюсь объяснить.
По итогам пилота вы получаете аналитику по использованию рабочих мест и загруженности офиса в пике и в среднем на дистанции пилота. После чего просто отказываетесь от лишних столов и сокращаете арендуемые площади.
По итогам пилота мы считаем, квоту на какое количество часов работы в офисе получают сотрудники, чтобы не случалось овербукинга.
Вы экономите на том, что не переплачиваете за аренду пространства, которое вам по сути не нужно.
Посмотрите на схожую систему у офиса Озона. Может полезно. А блог есть у вас? Я бы подписался)))
Похожие системы много у кого есть, но дьявол в деталях :)
Блога пока нет, но подумываем завести.
Допустим, компания из нашего кейса решила подключить 200 столов: 300 рублей * 200 столов * 12 месяцев = 720 000 рублей в год. Это несколько меньше, чем 24 000 000 рублей в год, согласны?
А это вы как насчитали? Эт ж каким образом стоимость сервиса исключает расходы аренды? В вашем примере от них никто не отказывается, лишь делает пользование в гибридной модели посещения офиса чуть удобнее
Интересно, все очень красиво написано. Но в разгар роста спроса на этот продукт не получается достучаться. Сайт работает, обратной связи нет, телефон не работает. Не взлетело? Жаль.