Ошибаются все, но в «Моём деле» — реже, чем любые другие бухгалтеры. Вот почему
Бухгалтерская ошибка для аутсорсинговой компании — это не просто минус из бюджета (мы компенсируем штрафы, полученные по нашей вине), а удар по репутации. Нам такого не надо. Рассказываем, что мы делаем, чтобы избежать ошибок
Бухгалтерия — это не магия, а чётко выстроенные процессы. Ошибки здесь могут стоить дорого: пересдача отчётов, штрафы, претензии налоговой. Но если систему построить правильно, риск минимальный. Наша «антиошибочная система» стоит на трёх принципах: корпоративное обучение, саморазвитие эксперта и автоматизация рутины.
Принцип 1. Настоящий профессионал — это не тот, кто «всё знает», а тот, кто постоянно учится
Немного цифр: за время существования «Моего дела» у нас было больше 70 тыс. клиентов. Это бизнесы очень разных масштабов и отраслей: от микро-ИП до корпораций, от торговли на маркетплейсах до сложных производств. Вести для таких разных бизнесов бухгалтерию непросто — очень много нюансов. Вернее так: далеко не все бухгалтерские задачи просты и однозначны.
Чтобы экспертиза наших бухгалтеров не заканчивалась где-то на уровне базовых проводок, мы собственноручно занимаемся их обучением. И это происходит еженедельно. На обучении наши специалисты разбирают ошибки, смотрят, где можно сделать лучше, изучают новые правила игры, а еще обсуждают грядущие законодательные изменения.
Думаете этого достаточно? Нет. В бухгалтерии теория не работает без практики. Можно выучить законы, но столкнувшись с первым клиентом, потеряться в деталях: какие документы важны, как быстро находить ошибки, что сказать, если клиент ничего не понимает. В «Моём деле» обучение строится не на лекциях, а на реальной работе. Новичок получает наставника, который помогает разобраться в процессах, контролирует его задачи и делится опытом. Через три месяца этот новичок уже не просто механически выполняет операции, а понимает, как всё устроено.
Но и на этом обучение не заканчивается. У нас работает система постоянного развития сотрудников:
- Ежедневные летучки. С утра руководители бухгалтерских групп получают обновления по законодательству и клиентским запросам, а затем передают информацию командам. Это помогает оперативно адаптироваться к изменениям.
- Контроль качества. Аудиторы ежемесячно проверяют работу бухгалтеров. Если выявляют ошибки, сотрудники получают отчёты и возможность исправить их или оспорить.
- Обучение на реальных ошибках. Каждый квартал аудиторы анализируют, какие промахи встречаются чаще всего, и выделяют 10 ключевых тем. По ним методологи проводят обязательные тренинги.
- Оперативная поддержка. Если бухгалтеру нужно срочно уточнить вопрос, он может обратиться в рабочий чат, который поддерживают качествологи (специалисты по качеству), или к методологу, который детально разберёт ситуацию.
В итоге новые сотрудники быстро включаются в процесс, опытные — продолжают развиваться. Ошибки не накапливаются, а устраняются сразу. То есть, это не просто обучение, а живая система, которая делает бухгалтеров уверенными в своих решениях.
Принцип 2. Саморазвитие — это топ. Делаем его удобным для бухгалтеров
Обучение в «Моём деле» не заканчивается на этапе адаптации новичков. Каждый бухгалтер должен не просто выполнять задачи, а разбираться в системе, понимать регламенты и находить решения самостоятельно. Поэтому мы создали разветвлённую систему самообучения, которая помогает сотрудникам быстро ориентироваться в процессах и работать без постоянных уточнений у коллег.
Согласитесь, никому не нравится, когда тебя постоянно дёргают по одному и тому же вопросу 100500 раз. Это не просто неприятно, но и опасно: у опытных бухгалтеров слетает фокус с задачи, а значит появляется новый риск ошибки. Такого нам тоже не надо, поэтому мы организовали удобный инструмент самообучения — внутренние базы знаний. Они включают, в частности:
- Инструкции по работе с софтом — правила работы во внутренней системе, где бухгалтеры взаимодействуют с клиентами.
- База знаний аутсорсинга — содержит все правила и сценарии работы бухгалтеров, в том числе инструкции по работе с жалобами и возражениями.
- Практические руководства по работе в системах ведения учета — помогают бухгалтеру ориентироваться в проведении тех или иных операций, документов, формировании отчетности в программах ведения учета.
- Справочно-правовая система «Бюро» — база актуальных норм законодательства, где можно найти разъяснения по сложным вопросам.
- Локальные регламенты. Например, документация по кадровому электронному документообороту — здесь описаны все процессы, связанные с оформлением сотрудников и взаимодействием с клиентами.
Сотрудники сначала ищут ответы в этих ресурсах, а уже потом задают вопросы методологам или коллегам в рабочих чатах. Такой подход экономит время, формирует самостоятельность и снижает нагрузку на наставников и руководителей.
❗ Кстати, справочно-правовая система «Бюро» доступна не только нашим бухгалтерам. Ею могут пользоваться предприниматели. Она особенно удобна для тех, кто ведёт бухгалтерию самостоятельно. Здесь, например есть всегда актуальная правовая база и более 5 тысяч бланков с автозаполнением.
Принцип 3. Это можно автоматизировать? Делаем!
Рутинные операции отнимают у бухгалтеров время, которое они могли бы потратить на более сложные и важные задачи. Мы решили эту проблему решили с помощью автопрохождения — системы, которая выполняет стандартные операции без участия бухгалтера.
Автопрохождение встроено в внутреннюю платформу «Моего дела», где бухгалтеры работают с клиентами, ведут учёт, формируют отчёты и контролируют платежи. Если операция предсказуема и не требует индивидуального подхода, система автоматически берёт её на себя. Например, если у клиента фиксированная зарплата, программа сама формирует платёж и отправляет деньги. Если отчёт не содержит ошибок, система завершает его и передаёт на согласование клиенту.
Что система делает автоматически
- Начисляет и выплачивает зарплату. Если у клиента стандартный расчёт (оклад), бухгалтер не тратит время на оформление — система сама рассчитывает зарплату, формирует платежные документы и отправляет задачу клиенту.
- Выплачивает авансы и вознаграждения по договорам ГПХ. Работает по тому же принципу, если схема выплат фиксированная.
- Готовит и отправляет отчётность. Программа проверяет документы на ошибки, а если всё корректно — отправляет на согласование клиенту, а потом — в налоговую. Если находит проблемы, создаёт задачу для ручного формирования отчета у бухгалтера.
- Контролирует дедлайны. Система напоминает о сроках сдачи отчётов, начисления налогов и других обязательных платежей.
- Проверяет данные. Автоматически анализирует остатки, сверяет кассовые операции, выявляет возможные ошибки.
❗ Автоматизация подходит не для всех случаев. Даже самый продвинутый алгоритм (подробно о том, как они работают у нас, разбирали здесь) не заменит эксперта, который понимает нюансы. Например, если у клиента сложная структура выплат, нестандартные договоры или особые налоговые условия, бухгалтер проводит расчеты вручную.
Ошибки в бухгалтерии — не неизбежное зло, а следствие хаоса в процессах. В «Моём деле» система выстроена так, чтобы бухгалтер просто не дошёл до момента, когда придётся что-то переделывать. Автоматизация отсекает рутину, методологи разъясняют сложные моменты, а регулярные проверки сразу выявляют потенциальные риски. Это не борьба с последствиями, а работа на опережение — когда ошибка ещё не случилась, но её уже предотвратили.
Точность в бухгалтерии — это не удача, а результат продуманной системы. Здесь нет случайностей: ежедневные летучки держат сотрудников в курсе изменений, автоматические алгоритмы фиксируют возможные ошибки, а система обучения постоянно обновляет знания команды. Всё работает как единый механизм, в котором бухгалтеры уверены в своих расчётах, а клиенты — в том, что их финансы в порядке.
Хотите бухгалтерию без тревог и ошибок? Переходите на аутсорсинг от «Моего дела». Решим все задачи, поможем оптимизировать налоги вашего бизнеса и всегда будем на связи.
⭐ Ещё больше интересного про работу «Моего дела» и про самое важное для бизнеса в нашем телеграмм-канале. Подписывайтесь!