Как использовать бота в бухгалтерском аутсорсинге

Опыт разработки ботов под Telegram и Viber для управления задачами клиента бухгалтерской фирмы и автоматической проверки контрагентов.

Привет, меня зовут Дмитрий. Я руковожу разработкой сервиса аутсорсинга бухгалтерии Гениальный штаб. Две недели назад на vc.ru была опубликована статья “Бухучет по WhatsApp: кейс об использовании чат-ботов в бухгалтерском аутсорсинге”. Коллеги из компании “Главбух ассистент” разработали ботов для популярных мессенджеров, с помощью которых можно переписываться с аутсорсером и передавать файлы. Мы вдохновились этим опытом и создали ботов для Viber и Telegram. При разработке главной проблемой стал не технический функционал, а выявление и удовлетворение боли клиента.

Мобильные приложения не нужны - мессенджеры удобнее

Четыре года назад Кнопка разработала первое мобильное IT-решение для взаимодействия клиента с аутсорсинговой бухгалтерией. Позже подобными мобильными приложениями обзавелись многие аутсорсеры.

Функционал этих сервисов заключается в создании чата между аутсорсером и клиентом с дополнительными фишками: возможностью передачи и хранения “первичек”, налоговым календарем, онлайн-выписками по расчетным счетам или системой контроля задач.

Как показала практика, в 2019 году мобильные приложения от аутсорсинга утратили популярность. За последний год никто из двухсот действующих клиентов и сотен лидов ни разу не спросил: “А нет ли у вас отдельного приложения, через которое я буду общаться с менеджером?”. Причины понятны. Во-первых, мало кто работает с документами на смартфоне (кроме Джека Дорси, но у того свои причуды). Во-вторых, пользователям не нужно скачивать приложение, чтобы отправлять бухгалтеру первичку. Это можно делать через почту или мессенджер. При наличии привычного канала связи даже дополнительные возможности мобильного приложения не побуждают клиента выйти из зоны комфорта.

Клиент хочет, чтобы аутсорсер в срок сдавал отчетность, и чтобы налоговая не имела к нему претензий. Для уверенности в этом ему необходимо держать руку на пульсе. Когда клиент не получает быстрой обратной связи, он начинает нервничать. Наш опыт показывает, что 80% претензий клиентов связаны не с качеством учета, а с разрывами в коммуникациях.

За качество и сроки сдачи отчетности отвечает живой бухгалтер. Ключевая задача бота - обеспечить оперативную коммуникацию клиента с бухгалтером или личным менеджером. И функционала обычного чата недостаточно для ее решения.

Бот как менеджер задач

Чтобы не беспокоиться о будущей отчетности, клиенту нужно понимать в каком состоянии сейчас поставленные им задачи. Когда все поручения валятся в общий чат, сложно отследить выполнение конкретной задачи. Мы заложили в боты возможность управлять каждой задачей в отдельности.

Боты Генштаба работают по принципу Slack: под каждую задачу создается отдельный чат. Все задачи и операции с ними синхронизируются с основным сервисом. Это позволяет работать над запросами через разные каналы. Если клиенту нужно загрузить или выгрузить документы, он пользуется десктоп-версией. Если у него срочный вопрос или “проверка связи”, он создает чат с новой задачей через бота. Так клиент получает оперативную и удобную обратную связь от аутсорсера, что сохраняет ему пару тысяч нервных клеток.

Бот как оберег от случайных связей

Еще одна боль клиента - доказывание налоговой должной осмотрительности при выборе контрагента. Не проверил реальность хозяйственной деятельности партнера - налоговики уберут уплаченные ему суммы из расходов, не дадут принять входящий НДС к возмещению и создадут другие проблемы. Поэтому бизнесу приходится активно использовать сервисы автоматической проверки контрагентов. Потребность в проверке возникает за столом переговоров, решение нужно принимать быстро. Это идеальная функция для делегирования боту.

Мы интегрировали в боты доступ в Контур.Фокус. Они умеют запрашивать данные о руководителе, юридическом адресе, идентификаторам контрагента и выводить их в чате.

Для получения подробной информации о связях компании, ее финансовых показателях, участии в арбитражных делах, индикаторах банкротства, признаках номинальности и прочих аналитик Контур.Фокуса боты перебросят пользователя в личный кабинет на нашем сайте.

Больше фич

Чтобы клиент держал руку на пульсе компании, не вылезая из любимого мессенджера, мы планируем научить бота выгружать из личного кабинета финансовые показатели. Это EBIT, EBITDA, несколько видов рентабельности, остатки запасов, дебиторки и кредиторки, движения денежных средств по счетам.

В первую версию не попала и простая, но полезная функция - отправка карточки предприятия контрагенту.

Напоследок хотелось бы изучить потребности аудитории. Что вы ожидаете от своего аутсорсера с технологической точки зрения?