Создавайте коммерческие предложения на 200% быстрее, с шаблонами, расчетами и высокой конверсией продаж – Estimates.guru

Сегодня расскажу о нашем сервисе для создания КП и смет онлайн – Estimates.guru , поделюсь 4 кейсами от строительных, Digital и инженерной компании, которые увеличили скорость подготовки предложений и расчетов в 3 раза, подняли конверсию в сделку за счет красивых шаблонов и автоматизировали процесс создания коммерческих предложений и смет.

Всем привет! Я Митя Раскладка, co-founder сервиса для создания коммерческих предложений и смет онлайн Estimates.guru. В этой статье расскажу о нашем сервисе, как к нему пришли, как тестировали первые версии, что дорабатывали после первых отзывов от реальных пользователей. Конечно, расскажу о возможностях сервиса и планах на будущее.

Какие были проблемы со сметами

Мы разрабатывали сайты, мобильные приложения, интерактивные инсталляции и разрабатывали другие digital решения для бизнеса. Внутри одного из агентств мы придумали внутренний инструмент, чтобы быстро считать сметы на проекты и отправлять клиентам. Как мы к этому пришли?

Сначала пытались делать сметы через Excel

В результате каждый из сотрудников создавал много папок и файлов. Не было возможности синхронизировать работу между людьми. Когда одному сотруднику нужна была конкретная смета, приходилось отвлекать другого от работы. К тому же, если человек увольнялся, то файлы часто терялись.

Отказались от Excel и перешли на Google Таблицы

Каждый из сотрудников мог открыть доступ для других людей в команде, но аккаунт был конкретного человеку. Если он уходил, то могли забыть что-то перенести. Файлы также терялись без возможности восстановления.

Ещё у Excel и Google таблиц были другие проблемы, а именно:

Расхождения в шаблонах

У кого-то был обновлённый шаблон, а у кого-то устаревший с прежними ценами на услуги, часовыми ставками.
Ошибки во время копирования или вставки данных в таблицы

Небольшие ошибки могли постепенно копится. Их трудно заметить. В результате клиенту отправляли сметы, в которых были ошибки в расчётах.

В итоге пришли к тому, что для внутреннего пользования необходимо создать собственный инструмент. Благо было лето и достаточно много часов разработчиков и дизайнеров просто пропадало.
Сделали в личном кабинете несколько разделов: сметы, клиенты, проекты, шаблоны и, конечно, настройки. Фактически, продукт был сырой, не было нормального интерфейса. Со всем сами разбирались и улучшали как могли ).

MVP Estimates.guru в конце 2020 года (Было)

Через несколько недель, один из коллег по цеху, для которого мы периодически готовили расчеты, спросил что это и для чего. Мы завели ему аккаунт и он стал нашим первым внешним пользователем, а заодно и бесплатным тестировщиком. Потому что мы привыкли к интерфейсу, с его возможными недоработками, а он постоянно писал что вот так было бы удобнее, а вот тут непонятно.

В какой-то момент предложили друзьям и знакомым протестировать инструмент. Так как у многих в Digital агентствах тоже были проблемы с подготовками кп и расчётами, они согласились. Мы открыли доступ и они начали потихоньку пробовать.

Мы собирали обратную связь, фиксировали ошибки, находили решения и дорабатывали сервис.

У всех свои форматы смет: кто-то готовит их поблочно, кто-то с дизайнерами делает большое коммерческое предложение. Одни специалисты используют привычные инструменты, другие — делают большие шаблоны в PowerPoint, на основе которого создают КП для каждого клиента. Также были разные единицы измерения стоимости работ (часы, услуги).

Мы столкнулись с большим количеством вариантов, как должен выглядеть сервис для создания смет и коммерческих предложений. В качестве решения внутри системы сделали большой конструктор внешнего вида итоговых документов. Что было в конструкторе?

Один из первых вариантов интерфейса конструктора внешнего вида сметы или КП (полностью переработан в 2022 году).

Иными словами, мы создали громоздкий функционал, который оказался невостребованным. Мы это поняли, примерно, через полгода. Коммерческие предложения начали страшно выглядеть. Как у наших коллег, так и у клиентов. Многие начали анализировать и прорабатывать, как это улучшить.

Мы отказались от громоздкого функционала. Ещё в процессе поняли, что людям нужны нужно намного меньше настроек:

В результате создали несколько готовых шаблонов коммерческих предложений и смет, оставили необходимые настройки.

С момента запуска и до сегодняшнего дня мы проделали большой объём работы. Если кратко, то разработали больше 45 шаблонов коммерческих предложений и смет, постоянно улучшаем интерфейс, сделали конструктор с минимальными, но необходимыми настройками, написали интеграции с CRM.

Удобный, простой и понятный интерфейс для людей

Как я уже говорил, в процессе работы мы поняли, что людям необходимы шаблоны. Идея простая: взять готовое КП или расчет и отредактировать под клиента. За счёт этого менеджер может существенно сэкономить время на подготовку предложения.

Кроме этого, есть возможность использовать не только готовые шаблоны нашего сервиса, но и создавать свои.

Мы сделали функционал, с помощью которого один раз создаётся шаблон. В нём создаются блоки со всеми услугами, товарами, загружаются позиции, которые есть, картинки и условия поставки, скидки.

Для каждой позиции автоматически прописываются цены, себестоимость, рассчитывается рентабельность, подтягиваемая из списков, которые вы заполнили заранее. Затем менеджер создает полную копию в 1 клик.

Например, для пластиковых окон это будут:

Когда менеджер будет готовить коммерческое предложение или смету для клиента, он просто нажмет на готовый шаблон, изменит параметры окна, укажет стоимость монтажных работы, фурнитуру. В результате за счёт заранее подготовленного шаблона уменьшается время на подготовку новых КП и смет.

Дополнительно для каждого шаблона можно загрузить фотографии, информацию для клиентов, контакты и другие сведения.

Ваши менеджеры могут готовить расчеты и коммерческие предложения прямо из интерфейса CRM системы. С Битрикс24 интеграция станет доступной через пару недель.

Возможности прямо из CRM:

Наш сервис ориентирован на командную работу менеджеров отделов продаж, поэтому все необходимые настройки, такие как: приглашение в систему, выдача прав, удаление пользователей происходит из аккаунта владельца или администратора.
Если вдруг состав менеджеров меняется, вы можете передать все КП и расчеты подготовленные специалистами, новому менеджеру в 1 клик.

Теперь перейду к конкретным кейсам. У нас клиенты из разных ниш и направлений: строительство, ремонт, разработка сайтов, услуги, аренда техники, клининг и т.д.

Компания строит частные дома из бруса со средним чеком от 3.300.000 рублей до 4.500.500 рублей. Когда Владимир пришёл в «ВИ-Строй» на должность коммерческого директора, из всех инструментов была только amoCRM.
В компании работало 5 менеджеров, был бардак в документах, сметах, расчётах, ведении клиента, учёта прибыльности объектов, маркетинге.

Вы можете прочитать подробную статью, как Владимир подключал инструменты, настраивал продажи, оптимизировал время и увеличивал прибыль компании тут.

Расскажу о том, что одним из решений стало подключение Estimates.

Одной из проблем было то, что от желания клиента купить дом в «ВИ-Строй» до получения денег могло пройти месяца четыре. В Excel у опытного менеджера на одну смету уходило в среднем один день. У неопытного – три дня. Но!

Готовая смета отправлялась заказчику, а потом проходила ещё несколько этапов. Это корректировка, согласование, очередная корректировка, ошибки, уточнения. В итоге сделки затягивались.

В качестве решения Владимир начал использовать наш сервис. В итоге, удалось сократить расчёт смет с трех дней до часа, исключить ошибки, опечатки и неверный расчёт.

Компания из Новосибирска занимается монтажём натяжных потолков в спальни, гостиные, детские, ванные и другие жилые помещения. Клиентам предлагают разные варианты, начиная от классического потолка с одной люстрой, заканчивая натяжными потолками с магнитными трекерами. Используют Estimates для создания коммерческих предложений и расчетов.

Компания LunaPark разрабатывает интерактивные инсталляции (световые, музейные), UGC-инсталляции для мероприятий. Они делают всё, что заточено под интерактив и взаимодействие с какими-либо технологичными штуками.

Раньше создавали сметы в Excel и Google Таблицах. Затем перешли на Estimates.

Технический директор подготовил шаблоны. Продюсер для каждого клиента прописывает необходимые значения. В результате расчёты стал быстрей и проще для нас. Ежедневно необходимо создавать от 1-2 до 5-10 расчетов.

Компания строит инженерные коммуникации: канализация и водоснабжение. Дмитрий Гиндин, основатель Aquaseptic, работает в сфере с 2009 года. Изначально работал с отцом, а в 2020 году открыл свою компанию.

Сначала делали сметы в Excel. Для работ по водоснабжению бывает много позиций. Всё необходимо было руками вбивать в таблицу. На расчёт смет уходило много времени.

Затем перешли на CRM-систему Битрикс24, в котором есть встроенный сервис для работы со сметами. Через какое-то время отказались от Битрикс24 и ушли в amoCRM.

После перехода понадобился сервис, который работает в связке с AmoCRM. Выбрали Estimates. Дмитрий самостоятельно интегрировал сервис с CRM-системой.

Бывает, что в неделю приходится делать до 20-30 расчётов. Некоторые клиенты с первого раза принимают расчёты, им всё понятно. Для других людей приходится редактировать по 5-6 раз.

Мы разрабатываем наш сервис для повышения эффективности процесса создания коммерческих предложений и расчета смет.
Наши клиенты сейчас это строительные, монтажные и инженерные компании, разработчики сайтов, компании поставляющие металлопрокат, риэлторы, интеграторы, клининговые и эвент компании, установщики окон, дверей, производители уникальной мебели и многие другие.

Если вы готовите КП или считаете стоимость реализации проекта, услуги или товара – вам точно стоит попробовать наш сервис.

Мы развиваем сервис. В ближайшем времени выкатим такой инструмент, как аналитика. В него будет входит анализ работы менеджеров, статистика по клиентам, отправленным и согласованным кп, выполнение плана продаж и многое другое.

P.S Ищем партнеров интеграторов для передачи лидов на интеграцию и созданию шаблонов в системе для клиентов.