Как мы увеличили выручку на 17% с помощью календарика
Несколько лет назад мы в Radex увлеклись финансовым планированием. Увлеклись настолько, что сделали свой сервис, который использовали внутри компании.
Так всё начиналось
Одной из главных проблем любого бизнеса является прогноз cashflow (это ваш денежный поток, все поступления и списания). Вечные займы собственника, овердрафты, кредиты — компании, особенно не самые большие, вынуждены регулярно искать инструменты, чтобы перекрыть кассовый разрыв.
Кассовый разрыв — ситуация, при которой у компании недостаточно средств на счетах для исполнения текущих обязательств по платежам. Это не имеет никакого отношения к прибыли, марже, выручке. Просто в определённый момент у вас нет денег, а платить нужно. При этом компания может работать в прибыль. Нужна та самая «оборотка».
Если у вас в компании полтора человека, то всю информацию можно пробовать держать в голове, но лучше видеть картинку наглядно. Для этого существует масса шаблонов в Excel, которые позволяют прогнозировать кассовый разрыв.
Но нам это показалось слишком примитивным
И недостаточно наглядным, поэтому мы сделали прогноз cashflow в виде календаря. Того самого, в котором обычно записывают встречи и напоминания. Только с небольшим секретом.
Наш календарь умел прогнозировать остаток на текущий день нарастающим итогом с учётом запланированных платежей. При этом любой платеж можно было перенести и прогноз пересчитывался в режиме реального времени. Это выглядело вот таким образом:
Да интерфейс далеко не «огонь», но зато очень наглядно и информативно. Мы получили инструмент, который даёт нам прогноз ежедневного остатка на месяцы вперед с учётом всех наших планируемых платежей.
Платежи в свою очередь разделены на разовые и периодические (чтобы аренду, например, можно было расписать на год-два одним кликом).
Кстати, этот продукт существует и сейчас, он бесплатный. У него даже есть интеграция с amoCRM.
Но совсем быстро мы осознали: если нет выделенного финансового работника, то планированием может заниматься исключительно руководитель или собственник. А у него есть на это время только в самом начале, когда энтузиазм превалирует над нехваткой времени.
Это довольно быстро стало проблемой, поскольку часть платежей терялась: их не успевали ни оплатить, ни перенести в календаре. Соответственно, картинка искажалась, и сама затея теряла смысл.
А дальше
А дальше нас осенило! Как выглядит процесс поступления информации о платежах к руководителю? Он спросил у бухгалтера, когда и сколько налогов заплатить. Спросил у менеджера, когда Иван Петрович заплатит долг по поставке. Уточнил у офис-менеджера, когда нужно оплатить канцелярию.
То есть вся информация изначально находится у ваших сотрудников! Вы просто собираете её вручную, а потом ещё и пробуете спланировать все платежи. Огромное количество времени!
Возникла крайне простая идея. Что если каждый сотрудник сообщит о своих планах по деньгам сам, а руководители или собственник получат сводную картинку? Так мы добавили роли в календарь, которые позволяли сотрудникам самостоятельно работать со своими платежами, не имея отношения к остальным.
В том числе это вопрос конфиденциальности, в рамках которой менеджеру не нужно знать информацию о налогах, например. Так появился полноценный инструмент коллективного планирования денежного потока, в котором собственник имеет минимальную вовлечённость, но видит всю картинку в режиме реального времени.
И мы решили поделиться
Нам очень хотелось показать возможности календаря публично и мы запустили его в отдельном бесплатном сервисе.
Инструмент получил обновлённый интерфейс, углубленную настройку прав и систему уведомлений на email о планируемых платежах на неделю. О последнем нужно сказать отдельно.
В процессе работы с прогнозами мы поняли, что иногда мы упускаем работу с рядом платежей, поскольку не все сотрудники заглядывают в календарь ежедневно. Регулярный отчёт позволяет каждому пользователю каждый день получать реестр запланированных платежей, которые отображаются согласно настроенным правам. Так он не забывает обновить дату платежа, если были какие-то изменения.
Руководитель получает весь реестр и видит прогноз остатка на каждый день.
Кейс
Мы проводили внедрение amoCRM в одной из оптовых компаний. Хорошо обученный отдел продаж и большое (на редкость) желание использовать передовые инструменты в работе.
В процессе внедрения мы обратили внимание, что руководитель постоянно обсуждает предстоящие платежи с сотрудниками: бухгалтером, менеджерами, РОП, начальником производства, логистом.
Как оказалось, все данные сводились в таблицу Excel, которая должна была дать наглядную картинку руководителю. Такую таблицу руководители отделов еженедельно передавали боссу в виде одного из отчётов.
В качестве эксперимента мы предложили внедрить календарь radex.click и взялись обучить сотрудников работе в сервисе (хотя речь, скорее, об обучению планированию). Особое внимание мы уделили отделу продаж компании, поскольку именно благодаря ему ожидали получить результат в деньгах.
Мы договорились всего о нескольких простых правилах:
- Менеджер добавляет все запланированные платежи по своим сделкам, когда создаёт сделку.
- Менеджер каждый день проверяет письмо на email с реестром платежей из radex.click.
- Если менеджер видит на ближайшие дни платежи, по которым у него новая информация (платеж отменён или перенесён), он удаляет или перетаскивает платеж на нужную дату.
Внедрение финансового планирования принципиально изменило восприятие менеджеров. Теперь они «обещали» своей компании деньги, причем в определённый день.
Несмотря на то что данные меняются в течение даже текущего дня и эти «обещания» достаточно условны, уровень ответственности при таком подходе заставил менеджеров эффективнее работать с клиентами.
Теперь это была не задача «позвонить», это стало необходимостью получить деньги с клиента вовремя для предотвращения кассового разрыва в компании. Согласитесь, очень неприятно подводить своих коллег. Да, это небольшая хитрость и игра с психологией.
Мы провели всего около пяти часов с командой клиента, обучая её нашему подходу к работе с прогнозами.
На наш взгляд, это максимально честно по отношению к бизнесу, когда вы можете принимать решения здесь и сейчас не по наитию, а опираясь на конкретные данные.
Мы завершили задачу внушительной цифрой +17% к объёму выручки и утвердились во мнении, что система применима в любом бизнесе.
Вы можете попробовать реализовать это в своей компании или использовать платежный календарь для личных нужд (хотя он не для этого).
Удачи в бизнесе!