Как организовать онбординг online?

Согласно статистике, 6 из 10 менеджеров сталкивались с ситуацией, когда новый сотрудник увольнялся во время испытательного срока из-за отсутствия онбординга или его низкого качества. В то же время, эффективный онбординг повышает производительность сотрудников в среднем на 11%.

За последние пару лет многие компании перешли на удаленный режим работы, команды рассредоточились по миру. Виртуальный онбординг стал распространенным явлением, но далеко не всегда он проходит так же эффективно, как при личном присутствии нового сотрудника в офисе. Некоторые работодатели даже просят новых удаленных сотрудников первое время приходить в офис, если у них есть такая возможность.

Тем не менее, при грамотном подходе, виртуальный онбординг может быть не менее успешным, чем офисный вариант адаптации. Сегодня мы рассмотрим некоторые рекомендации, которые помогут быстрее и эффективнее адаптировать новых сотрудников на удаленке.

Чтобы первый день нового сотрудника в компании прошел как можно более продуктивно, лучше заранее позаботиться о таких вещах, как оборудование, программное обеспечение и доступы, а также подготовить все необходимые документы для оформления и согласовать рабочий график.

В удаленном формате на это может потребоваться больше времени и ресурсов, так как нужно будет договориться с сотрудником о доставке оборудования и документов с помощью курьерской службы.

Отдельно стоит обратить внимание на вопросы информационной безопасности и убедиться, что новый сотрудник использует защищенное соединение и задает надежные пароли для входа в корпоративные системы.

Если все эти задачи будут решены заранее, то непосредственно в день выхода сотрудник сможет сразу приступить к знакомству с командой и рабочими задачами, а не тратить время на административные вопросы и установку и настройку программного обеспечения.

Новому сотруднику важно с самого начала понимать, в чем будет заключаться его работа и какие ожидания на его счет есть у руководства. С другой стороны, у руководителя должно быть понимание того, как идет процесс адаптации и возможность отслеживать прогресс. Это становится особенно критичным при удаленном формате работы, так как большую часть времени сотрудник предоставлен сам себе.

Поэтому руководителю необходимо заранее четко сформулировать фронт работ на испытательный срок, чтобы затем обсудить их с сотрудником и поставить конкретные задачи. К примеру, стоит убедиться в том, что сотрудник понимает, в чем заключается его текущая роль и обязанности, какие перед ним стоят цели и как будут оцениваться результаты работы.

Также полезно будет составить для нового сотрудника календарь онлайн-встреч на первые пару недель. Во-первых, это поможет ему или ей познакомиться с коллегами, с которыми предстоит чаще всего взаимодействовать, а, во-вторых, получить ответы на вопросы и рассказать о проделанной работе руководителю.

Обычно в первые несколько дней сотрудник входит в курс дела, знакомится с внутренней кухней компании, ее процессами и корпоративной культурой. Если в вашей компании есть общая база знаний или корпоративный портал, это может значительно упростить процесс адаптации. Также можно визуализировать процесс онбординга в виде последовательности шагов, например, так.

Очень полезными могут оказаться welcome-наборы материалов, в которых приводится основная информация о компании и корпоративной жизни, рассказывается, куда обращаться за помощью, а также даются ссылки на полезные ресурсы. Для этого есть множество бесплатных или недорогих инструментов: например, можно сделать доску в Trello или страницу с материалами и чеклистами в Notion.

Также для этой цели всё чаще используют чат-ботов, которые, помимо всего прочего, могут собирать обратную связь и отвечать на распространенные вопросы. К тому же, подобные боты на базе мессенджеров позволяют подключаться и внештатным сотрудникам, а также клиентам и партнерам компании — в отличие от корпоративных мессенджеров, внешний доступ к которым часто ограничен. Чат-боты от Friday можно интегрировать со всеми популярными мессенджерами, как корпоративными, так и общего назначения (Slack, Telegram, Whatsapp и другие).

Как правило, у новых сотрудников возникает множество вопросов, начиная от оформления страховки или больничных и до правил взаимодействия в команде или конкретных способах решения возникающих проблем. Частично на эти вопросы могут ответить HR-менеджер и непосредственный руководитель, но также полезно иметь кого-то, к кому можно обратиться с более неформальными запросами.

Например, один из коллег может выступить в роли бадди, «старшего товарища» для нового сотрудника, чтобы помочь ему сориентироваться и освоиться на новом месте. Особенно такая помощь пригодится при удаленном формате работы, поскольку возможности общения с командой более ограничены по сравнению с офисом, и адаптация может занять больше времени.

Излишне упоминать, что крайне важную роль на удаленке играют регулярные онлайн-встречи...