Как запустить и довести до конца автоматизацию бизнес-процессов в компании?

Многие воспринимают «‎1С:Документооборот» как инструмент для работы с документами. На самом же деле его возможности куда шире. Например, на базе программы можно полноценно автоматизировать бизнес-процессы. Как именно и что учесть, чтобы автоматизация прошла на ура, расскажем в статье.

BPM (Business Process Management, управление бизнес-процессами) в общем смысле — один из наиболее влиятельных подходов к управлению бизнесом. В рамках этой концепции деятельность предприятия рассматривается как совокупность бизнес-процессов, а основной задачей является их оптимизация.

BPM-подход актуален для компаний, где бизнес-процессы подчиняются чёткой логике и регулярно повторяются. Основной артефакт, возникающий в ходе их реализации, — документы. Много однотипных и не очень документов, которые нуждаются в обработке по определённым алгоритмам. Здесь сталкиваются две потребности: в эффективном управлении процессами и качественном документообороте.

Вот почему на рынке много гибридных продуктов: BPM-систем с функциями EMC (Enterprise content management, менеджмент корпоративного контента) и наоборот. «1С:Документооборот» — тоже своего рода гибрид. Это современная EMC-система с дополнительной функциональностью, позволяющей наладить управление процессами.

Подробно со всеми возможностями можно ознакомиться на сайте 1С. Мы же кратко расскажем об основной функциональности.

У одного из заказчиков специфическим образом устроен процесс продажи. Есть типовой договор, но обрабатывать его можно по двум разным сценариям. Выбор сценария зависит от суммы договора. Если она превышает 1 000 000 руб., этапы согласования включают в себя:

Если сумма договора менее 1 000 000 руб., согласовывать договор с бухгалтером и директором не нужно.Задача: оптимизировать согласование договоров, снизить затраченное время, повысить управляемость процесса.

Как процесс согласования реализуется в 1С:ДО 3?

Шаг 1

Заводим тип документа «Договор продажи» и роли «Юрист», «Бухгалтер» и «Директор»

Шаг 2

Шаг 3

Настраиваем каждый вид действия:

Шаг 4

Шаг 5.

Теперь программа автоматически подставляет задачи, необходимые по условию, и их исполнителей.

Многие пользователи хотят видеть в «1С:Документообороте» «волшебную кнопку», при нажатии которой всё автоматизируется само собой. К сожалению, это не так: автоматизация — комплексный процесс, состоящий из нескольких этапов.

1. Обследование. Первым делом необходимо определить области деятельности компании, поддающиеся формализации в виде бизнес-процессов. А также существующие бизнес-процессы, которые можно автоматизировать. Помним: чтобы называться бизнес-процессом, та или иная схема действий должна обладать тремя свойствами.

В начале любого проекта автоматизации мы проводим обследование. В ходе совместных встреч, интервьюирования ключевых пользователей, изучения внутренней документации вникаем во взаимосвязи в компании, выявляем проблемные участки и понимаем желаемое состояние бизнеса.

Отдельно останавливаемся на детализации существующих бизнес-процессов. Почему это важно: заказчик, который давно привык к своей каждодневной деятельности, воспринимает её как нечто обычное для всех. На самом же деле процессы в разных компаниях могут быть крайне специфическими и вариативными. Наша задача — постараться уже на старте обнаружить и учесть эту специфику.

2. Моделирование. На этом этапе исполнитель разрабатывает модели процессов с учётом шагов, условий, распределения ролей, возможностей автоматизации в «1С:Документообороте». Также формируется перечень разрывов — тонких мест в типовой функциональности, которые требуют донастройки или доработки под нужды компании.

Все решения мы демонстрируем заказчику и согласуем с ним. Более того, не просто показываем, но и подробно объясняем, как будет устроена работа в 1С. Это помогает уже на старте снять барьер перед системой у ключевых пользователей.

3. Реализация. Исполнитель выполняет настройку и доработку конфигурации.

Здесь мы обращаем особое внимание на возможности решения задач клиента типовыми средствами — благо гибкость 1С позволяет многое. Отдавая предпочтение типовым инструментам, мы избавляем заказчика от проблем при обновлении или развитии системы, которые могут возникать после сильного вмешательства в код.

4. Внедрение. Этот этап включает в себя обучение персонала, ввод системы в опытную, а затем и в промышленную эксплуатацию.

Когда работа с системой входит в нормальное русло, у пользователей часто появляются идеи, в какую сторону развивать функциональность, чтобы стало ещё эффективнее и удобнее. К доработкам «по живому» мы подходим крайне внимательно, поскольку есть риск привнесения ошибок в активные процессы. Следствие — простои и финансовые потери. В таких случаях исполнитель должен быть готов к максимально оперативному устранению проблем.

1. Пытаться автоматизировать хаос

Проблема. По мере роста компания производит всё больше задач, документов, данных, которые нужно обрабатывать. Сотрудники не справляются, это приводит к сбоям. Руководство принимает решение об автоматизации. Однако, когда внедренцы берутся за дело, хаоса становится только больше.

Решение. Идеальная ситуация — когда заказчик заранее продумывает и стандартизирует все процессы в компании и только потом затевает автоматизацию. Так бывает не всегда, поэтому мы рекомендуем закладывать больше времени и ресурсов, чтобы параллельно провести инжиниринг бизнес-процессов. А ещё специалистам заказчика важно проявлять инициативу, задавать вопросы: «Как это оптимально сделать в данной системе?» — и быть готовыми к переменам и формализации.

2. Начинать проект без поддержки руководства

Проблема. Проект автоматизации запущен, однако высшее руководство компании не принимает в нём участия. Ключевые пользователи не воспринимают происходящее как что-то важное и не спешат сотрудничать с исполнителями, из-за чего сроки реализации затягиваются. После введения системы в эксплуатацию начинается следующий виток саботажа — на этот раз от рядовых пользователей. Те не готовы к новому уровню прозрачности, с неохотой работают в программе и зацикливаются на негативных сторонах изменений.

Решение. Документально зафиксировать старт проекта и участвующие в нём лица — например, издав соответствующий приказ. «Зашить» работу с исполнителями и подготовку отчётности в новой программе в KPI сотрудников, предварительно выделив в их регулярном расписании время на эти задачи. Использовать каналы корпоративной коммуникацию, чтобы объявить о готовящихся изменениях и донести до персонала их важность.

3. Автоматизировать без оглядки на развитие

Проблема. Бизнес заказчика не стоит на месте. Меняется организационная структура компании, процессы, продукты. Из-за этого система быстро устаревает, реализованная функциональность больше не покрывает реальные потребности.

Решение. При формулировке требований к автоматизации заказчику следует учитывать возможные темпы роста и стратегические цели компании, быть готовым оперативно регистрировать и планировать изменения, а также закладывать резерв на развитие системы в случае необходимости.

4. Ожидать слишком быстрых результатов

Проблема. Проект автоматизации успешно завершён. Но, хотя компания и вышла на новый уровень прозрачности и управляемости, точка окупаемости приближается медленнее, чем ожидалось.

Решение. При калькуляции стоимости и окупаемости проекта стоит учитывать неочевидные расходы. Например, апгрейд оборудования (серверы, пользовательские рабочие места), временные затраты вовлечённых сотрудников, замедление и проседание в эффективности процессов в период, когда система вводится в эксплуатацию и сотрудники должны к ней привыкнуть, расходы на дальнейшую поддержку и пр.

Как реально оценить бюджет проекта по переходу на «1С:Документооборот»?Скачайте наш калькулятор оценки внедрения.

При создании калькулятора учли свой опыт внедрений, а также опирались на потребности клиентов во время пресейлов и заключений контрактов в этом году.

Калькулятор помогает:

Чтобы получить калькулятор, заполните форму в конце статьи по ссылке.

#1с #1c #1cдо #1с_документооборот #1сдокументооборот #документооборот #автоматизация