Обзор и рейтинг комплексных HRM-решений, с поддержкой кадрового электронного документооборота (КЭДО)

На сегодняшний день одним из главных драйверов развития компании является цифровизация ее процессов, в том числе процессов в области HR. По данным портала TAdviser, только в период с января по октябрь 2022 года реализовано более 700 проектов внедрения HRM-систем. Динамику количества внедрений авторитетный ресурс указывает как положительную — рост отрасли заметен в том числе и в финансовом выражении. На момент написания статьи эксперты предполагали, что к концу 2022 года объем рынка вырастет на 13 % (до 28,9 млрд рублей).

Всего, как утверждает TAdviser, в России существует порядка 30 крупных вендоров и системных интеграторов, которые готовы автоматизировать одну из самых сложных сфер внутрикорпоративной деятельности — комплексное решение HR-задач на одной платформе. Существующие на рынке решения отличаются по многим характеристикам, и одним из главных критериев, определяющих выбор заказчиков, является наличие (или отсутствие) функционала кадрового электронного документооборота (КЭДО), в том числе для реализации удаленной и гибридной занятости. Указанные функции мы и встроили в основу обзора.

Применение КЭДО с ноября 2021 позволяет перевести большинство кадровых документов и процессов в онлайн формат. С этого момента разрешено подписывать и хранить все кадровые документы (по вопросам трудоустройства, отпусков, увольнения, выплат и т.д.) в электронном формате без дублирования на бумаге. За последние два года КЭДО стал неотъемлемой частью IT-инфраструктуры многих компаний и занял одно из ведущих мест в процессе бюджетирования HR-проектов благодаря подтвержденному экономическому эффекту для бизнеса.

Это особенно актуально для организаций с численностью сотрудников более 100 человек, нанимающих сотрудников удаленно. Благодаря решениям с поддержкой КЭДО компания получает возможность сократить издержки на курьерскую доставку, следовать принципам ECG[1], развивать корпоративную культуру и HR-бренд. А также сократить или приблизить к нулю другие крупные статьи расходов: на бумагу и канцтовары, хранение документов, трудозатраты кадровиков и временные затраты на согласование и подписание обращений сотрудников компании.

Интерес к комплексным HRM-системам возрос не только благодаря изменению законодательства в области цифровизации трудовых отношений, но и на фоне ухода с российского рынка иностранных вендоров. Данный обзор поможет не только сориентироваться на рынке HR Tech-решений отечественных разработчиков, но и понять, какими критериями стоит руководствоваться при выборе продукта. Мы подготовили обзор основных комплексных HRM-решений, в него вошли только российские программные продукты. В первой части вы сможете найти системы, позволяющие автоматизировать основные HR-процессы (подбор, управление талантами, оценка и развитие персонала, блоки KPI-управления и well being: кафетерий льгот и диагностику вовлеченности персонала) с поддержкой кадрового электронного документооборота (КЭДО). Подборку комплексных систем без поддержки КЭДО вы найдете во второй части обзора. В третьей части собраны программные продукты с поддержкой только функционала КЭДО, с ограниченной HR-функциональностью.

Данные для обзора собирались на основании информации из открытых источников, изучения функционала, описанного на сайтах разработчиков решений, проведенных вебинаров, отзывов на профессиональных HR-форумах, в группах в социальных сетях.

HRM-решения с поддержкой КЭДО:

HRM-решения без поддержки КЭДО:

Решения для КЭДО с ограниченной HR-функциональностью:

Все три HRM-системы, рассмотренные в данном разделе, предлагают максимальный функционал КЭДО:

Рассмотрим особенности каждого из сервисов более подробно.

Решение российского разработчика — ГК «КОРУС Консалтинг» — создано на платформе «Битрикс24». Основное направление работы группы компаний — разработка специализированных решений для автоматизации бизнес-процессов, в том числе связанных с деятельностью HR.

Представленная ГК «КОРУС Консалтинг» информационная система помогает поддерживать контроль за рабочими процессами, настраивать взаимодействие с сотрудниками, собирать и анализировать данные. У системы модульная структура: каждый модуль отвечает за автоматизацию комплекса HR-задач.

Главный недостаток разработки — отсутствие квалифицированной технической поддержки.

ТопФактор — комплексная HRM система, разработанная на платформе 1С:Предприятие 8.3. Имеет модульную структуру: каждый модуль предназначен для автоматизации отдельных процессов управления персоналом, работа модулей автономна. Таким образом, решение является мультизадачной системой, которая позволяет с минимальными трудозатратами поддерживать кадровые процессы как крупных холдингов 10000+ сотрудников, так и организаций класса МСП вне зависимости от отраслевой специфики компании. Информационная система включает в себя пять модулей:

Информационная система может быть размещена в корпоративной сети, интегрирована с существующими кадровыми решениями, кастомизирована под запрос. Код решения написан на языке 1С:Предприятие и открыт для доработки собственными силами. Также решение может поставляться в формате SaaS. Для развития функционала решения вендор использует накопленный в течение 15 лет пользовательский опыт клиентов и совершенствует пользовательские интерфейсы с помощью web-технологий, чтобы уйти от привычных «табличных форм» 1С.

Платформа 1С является самой распространенной в России и ряде стран ЕАЭС для бизнес-автоматизации. Как следствие, легко найти подрядчика для адаптации и поддержки функционала.

Websoft HCM — информационная система, которая предназначена для автоматизации рабочих процессов, связанных с управлением человеческими ресурсами. В пакет сервисов, доступных на платформе, входят также аналитические инструменты, которые позволяют строить и корректировать кадровую политику. Технологический стек платформы (C# и C++) делает систему «закрытой», из-за чего ее сложно самостоятельно развивать и поддерживать. Нужно понимать, что такая поддержка стоит немало. Доступно внедрение платформы в формате OnCloud и OnPremise. Независимо от выбранного формата предоставления платформы, она способна поддерживать кадровые процессы в организациях с большим количеством сотрудников.

Websoft HCM поддерживает следующие кадровые процессы и операции:

Базовый функционал:

Развивающийся функционал:

Websoft HCM на данный момент — результат разработки в сотрудничестве с HR-специалистами, отработки решений для автоматизации работы с кадрами на реальном корпоративном опыте. Благодаря этому платформа регулярно пополняется новыми инструментами для цифровизации HR-процессов. Система кроссплатформенная: настройка и доработка мобильной версии также возможны.

Для корпоративных клиентов доступна техническая поддержка. В большинстве случаев прием и обработка запросов от пользователей осуществляются с помощью чат-бота, что с одной стороны позволяет автоматизировать работу специалистов и избавить из от рутинных запросов, с другой стороны – увеличивает время ожидания в сложных случаях.

HRBOX — облачное решение, предназначенное для цифровизации HR-процессов, в том числе обучающих практик. Команда вышла на рынок в конце 2019 года. Информационная система построена на платформе low-code. Благодаря этому брендирование и настройка ключевых процессов не требуют привлечения разработчиков и технических специалистов. Сильная стороны решения – это простой и понятный интерфейс.

В систему встроены:

Наполнение, дизайн и верстка обучающих материалов осуществляются штатными средствами, без использования сторонних приложений. Контент, подготовленный в конструкторе системы, имеет интеграционный потенциал: его можно размещать на внешних и корпоративных сервисах, что создает возможность для систематизации, архивации, оперативного использования на вебинарах.

Использование HRBOX помогает новым сотрудникам в адаптации на рабочем месте, ускоряет процесс входа в должность. Структурирование и подача материала во время обучения ориентированы на быстрое запоминание новой информации. Руководитель или куратор при этом могут ограничиться мониторингом обучения и незначительной корректировкой обучающего процесса.

HRBOX интегрируется с корпоративными системами учета. При этом для управления платформой используются методы AI, что упрощает администрирование системы. Для выгрузки актуальных данных из 1С:ЗУП (например, подразделения и сотрудники, справки и расчетные листки) в системе есть специальный плагин и инструкция по работе с ним.

Основные элементы интерфейса, а также графические блоки и контент можно брендировать, т.е. — систему можно использовать в MarHR направлении.

Возможности платформы ограничены, в системе нет возможности работы с КЭДО и автоматизации рекрутинга. Внедрение HRBOX для работы в крупных компаниях с количеством сотрудников в несколько десятков тысяч человек, вероятно, себя не оправдает, поскольку в ней отсутствуют инструменты для массового подбора сотрудников (в том числе в удаленном режиме). Мобильное приложение есть, но его функциональность ограничена по сравнению с десктопной версией. Системой можно пользоваться только в облачном формате.

Mirapolis — это российское IT-решение для автоматизации и управления корпоративным обучением. Включает в себя инструменты LMS системы, которые помогают разрабатывать и вести обучающие процессы в компании, адаптировать новых сотрудников к корпоративной жизни, создавать базы данных и повышать вовлеченность сотрудников в образовательный процесс. В программе присутствует модуль KPI-управления, который сокращает временные затраты на оценку эффективности персонала. В модуле автоматически назначаются и гибко настраиваются расчёты по заданным критериям за любые интервалы времени, производится расчет итогов и формируются результаты для премирования. В единой системе регулярно собираются данные для индивидуальных отчётов оценки, по отдельным подразделениям и сводные отчеты по сравнению эффективности выполнения целей подразделениями.

Информационная система Mirapolis — результат многолетнего опыта разработки и внедрения решений для эффективной работы HR-специалистов. Среди опций, доступных владельцам информационной системы:

Модульная структура решения позволяет использовать ее как для управления большинством HR-процессов, так и для автоматизации отдельных задач.

Информационная система характеризуется высоким интеграционным потенциалом: возможна интеграция с любыми типами корпоративных IT-элементов, включая частные решения для управления кадровыми процессами.

Подходит для создания курсов корпоративного обучения любого уровня, разработки методических материалов, видео-, аудио- и текстового контента для презентаций, вебинаров, тестов и опросников. Администратор системы получает возможность управлять правами пользователей, создавать рабочие профили HR-специалистов.

Настраиваются и коммуникационные каналы: сообщения формата «for all» и персональные уведомления, регулярные рассылки и оповещения.

Для настройки аналитики используются готовые шаблоны: их можно изменять, применяя конструктор отчетов.

Внедрение Mirapolis требует времени (около трех месяцев): установка и настройка предполагают индивидуальный ресурсоемкий проект, который включает изучение потребностей заказчика, подключение и донастройку модулей, создание алгоритмов интеграции. Администраторам системы придется проходить дополнительное обучение. При этом решение стоит дороже его отечественных аналогов.

TalentTech — отечественное облачное решение для автоматизации работы с персоналом, включая управление обучающими и развивающими программами. Возможности сервиса охватывают цепочку кадровых процессов от подбора персонала до согласования целей сотрудников и компании. В числе прочего сервис позволяет организовывать внутрикорпоративное обучение, проводить мониторинг процесса повышения квалификации, а также анализировать его результаты.

Сервис имеет модульную структуру и состоит из следующих блоков:

Использование возможностей сервиса TalentTech позволяет достичь нескольких целей:

С точки зрения корпоративного руководства актуальны следующие возможности сервиса:

Функционал КЭДО представлен частично: с помощью платформы можно выстраивать сквозные HR-процессы, а также хранить и обрабатывать данные, поддерживать управленческую организационную структуры компании, интегрировать данные с Госключом. Однако не предусмотрена независимость от вендора, это накладывает риски в случае ухода компании с рынка и сложность доработки системы, а как следствие повысит совокупную стоимость владения системой (внедрение, развитие и поддержка). В программе можно создать личный кабинет сотрудника.

Из преимуществ данного решения следует отметить интеграцию с программой MS Office, расширение для обмена с 1С:ЗУП, Active Directory, порталом «Работа в России» и 1С. Систему можно разместить как на своем сервере, так и в облаке. Первый вариант обойдется в 10600 рублей за пользователя, второй — в 13090 руб за 10 пользователей в квартал. Для удобства сотрудников было разработано мобильное приложение, также предоставляется доступ к бесплатной демоверсии для знакомства с программой.

Тем не менее, разработчики не предусмотрели многих функций, которые предоставляют некоторые другие компании, о которых речь шла выше. А именно: нет возможности управления по KPI, опций автоматизации процесса подбора персонала (в том числе массового), оценки компетенций и планирования развития сотрудников, системы дистанционного обучения, корпоративного портала и других функций.

Контур.Персонал — информационная система, предназначенная для цифровизации кадрового учета и ведения отчетности без ограничений по виду деятельности организации.

Ключевой объект внутри системы Контур.Персонал — электронная трудовая книжка. Она представляет собой цифровой профиль сотрудника, в который включены история изменений его статуса и цифровые копии документов, связанных с работой сотрудника.

Программа автоматизирует не только операции, связанные с начислением заработной платы: например, она поддерживает подготовку штатного расписания, перечня вакансий и ставок сотрудников, составление приказов и других кадровых документов. Встроенные в систему цифровые инструменты позволяют также поддерживать организационную структуру в актуальном виде.

Перечень кадровых операций, которые доступны в системе Контур.Персонал включает как связанные с учетной политикой (учет отпусков, больничных, курсов и повышений квалификации), так и аналитику — доступны все виды отчетов.

Система поставляется в пяти вариантах комплектации, каждый из которых ориентирован на использование организациями с определенными видами деятельности. Базовая комплектация охватывает кадровый учет и отчетность, общие для большинства организаций, комплектации «Производство», «Образование» и «Медицина» предназначены для организаций соответствующего профиля. Специализированная комплектация есть и для государственных/муниципальных организаций. В комплектацию для государственных и муниципальных структур, а также «Образование» и «Медицина» включены шаблоны специализированных отраслевых форм отчетности, а их заполнение производится по заданным алгоритмам.

При всех имеющихся преимуществах есть и трудности работы с системой:

Это облачное решение, которое предназначено для мониторинга деятельности сотрудников и ведения электронного кадрового документооборота. Проигрывает почти всем аналогичным решениям в части непрозрачности ценообразования. Ключевая задача сервиса — консолидация сведений о сотрудниках в электронном виде. Сбор данных ведется как по корпоративным кадровым документам, так и через механизмы интеграции, собирающие данные из внешних источников. В качестве таких источников в данном случае выступают Пенсионный Фонд и базы других государственных структур.

Итог работы сервиса применительно к каждому сотруднику — подробные отчеты о нём, с рейтингом и точками отсчета для работы над его заинтересованностью в повышении квалификации и развитии.

Решение не может быть размещено на серверах заказчика. Облачный сервис СБИС объединяет инструменты для решения ключевых кадровых процессов и задач. В том числе:

К объективным минусам решения отнесем:

В этом решении возможности ограничиваются опциями согласования и подписания документов в электронном виде, а также хранения и обработки персональных данных. Нет возможности поддержки актуальной управленческой организационной структуры компании, независимости от вендора и интеграции с Госключом. Нет дополнительных блоков, позволяющих выстроить на одной платформе основные HR-процессы.

Отметим основные достоинства сервиса:

К основным недостаткам можно отнести ограниченный функционал и невозможность самостоятельно доработать систему под нужды компании. Нет мобильного приложения и «коробочной» версии. Решение на рынке появилось сравнительно недавно — летом 2022 года, поэтому пока не набрало популярности среди потенциальных заказчиков. Из основных преимуществ — стоимость подключений на одного сотрудника, а значит сервис может подойти компаниям с небольшой численностью или тем, кто принципиально не рассматривает авторизованных партнеров приложения Госключ.

Функционал КЭДО развивается, кроме него в пределах одной платформы недавно появился сервис VK People Hub. Он позволяет создать единое цифровое пространство, где сотрудники могут общаться в привычном формате соцсетей и быстро решать операционные задачи. В блоке, отвечающем за КЭДО можно менять дедлайны, валидаторов, добавлять этапы, для которых требуется проверка и подтверждение кадровым специалистом или сотрудником, удалять лишние этапы, менять типы действий. Помимо этого, предусмотрен ряд доработок, которые можно вносить за дополнительную плату: менять порядок этапов согласования документов, наименования групп и ролей, корректировать шаблоны, добавлять новые процессы, дедлайны и так далее. Также представлена опция хранения и обработки персональных данных, поддержание актуальной управленческой организационной структуры компании. Заявлена, но не подтверждена интеграция с Госключом. Однако разместить систему можно только одним способом — в облаке, что затрудняет доработки и накладывает риски с точки зрения безопасности хранения персональных данных.

В штате компании есть юрист, который помогает клиентам сориентироваться в изменениях законодательства. Помимо этого, за каждым клиентом закрепляется персональный менеджер. Есть авторизация через Госуслуги, мобильная версия для сотрудников на базе Android и iOS. Основной упор делается на простоту использования сервиса и удобство интерфейса — это позволит освоить его даже персоналу с минимальными навыками владения современными технологиями.

Особенностью системы является возможность установить дедлайн подписания документов. Сотрудникам приходят автоматические уведомления, и с приближением последнего дня их частота увеличивается.

Существует возможность выбора из готовых коробочных решений или же кастомизации под потребности компании.

Однако стоит учитывать, что у данного решения, как и у разработки Тинькофф, нет мобильного приложения и «коробочной» версии. Также невозможно подписывать документы через учетную запись Госуслуг на Портале «Работа в России».

Возможности КЭДО позволяют дорабатывать и выстраивать сквозные HR-процессы, есть опция безопасного хранения и обработки данных. Однако это облачный сервис, поэтому нет опции адаптации и разработки функционала. Нет функции поддержания актуальной управленческой организационной структуры компании. Из-за этого полноценная автоматизация процессов с адресацией задач и документов сильно ограничена, такое решение не подойдет для компаний больше 100 человек или с несколькими юридическими лицами.

Из недостатков можно отметить режим работы службы поддержки, которая отвечает раз в несколько часов по будним дням. Имеется функция импорта данных из 1С, но нет экспорта и взаимной синхронизации, не предусмотрена интеграция с 1С:Фреш. Также у стартапа нет пока мобильного приложения для сотрудников «в полях» или в командировках. Такой запрос все чаще появляется у потенциальных заказчиков (данные из аналитики чатов на открытых вебинарах провайдеров в сети). В программе не получится увидеть структуру организации, приходится каждый раз вручную выбирать своего руководителя для согласования заявления.

Главным преимуществом является относительно невысокая стоимость. В ближайшем будущем компания обещает доработать сервис: добавить возможность найма нерезидентов, шаблоны для кадровых специалистов, поиск документов с помощью системы фильтрации.

Критерии оценки HRM-решений:

При составлении обзора мы опирались на функциональные и нефункциональные требования при выборе HRM-системы. Для каждого размера бизнеса, специализации и целей развития подходит свой список критериев, так что решения разделены на 3 блока не случайно.

Автоматизация блока КЭДО, по нашему экспертному мнению, – это те HR-проекты, которые востребованы больше других последние 2 года и останутся на пике популярности следующие 5-7 лет, здесь наиболее важными критериями являются:

Для средних и крупных организаций, кроме блока цифровизации кадровых отношений работодателя и сотрудников, наиболее ценным является поддержание основных HR-процессов на одной платформе, чтобы минимизировать потерю данных, избежать сбора вручную аналитики, сведения отчетов (вы удивитесь, как много компаний с численностью сотрудников 200-300-500 человек до сих пор согласовывают премии в excel-документах минимум 2-3 недели), а также вопросы экономии на интеграции отдельных блоков – это, пожалуй, одна из самых затратных статей проекта автоматизации HR-процессов.

Подбор персонала – разделили функционал на подфункции и включили критерии для подбора массового персонала:

Оценка и управление развитием:

Также в обзоре есть критерий оценки на основе 2х well being критериев:

Выводы:

Очевидно, что внедрение комплексной системы и сервисов Human Resource Management включает в себя не только развертывание базы данных и интеграцию с существующими ИТ-решениями. Минимальный чек-лист для организаций, которые планируют запустить проект цифровизации HR-процессов:

ECG — устойчивое развитие коммерческой деятельности. Его основные критерии расшифровываются следующим образом:

Таблица 1. Краткое сравнение по основным функциональным блокам комплексных HRM-решений