Точим топор. Как эффективно описывать и решать любые задачи

Постановка задачи — на 50% ее решение. Или даже 6 из 7 часов, которые потратил Линькольн на заточку топора перед срубом дерева. Мы часто пропускаем даже не саму постановку цели (что мы хотим), но описание самого вопроса или проблемы (зачем это нужно, какую задачу мы решаем, из чего она состоит).

Я думаю, это одна из основных причин, почему люди решают не те задачи / решают их неэффективно → тратят много лишнего времени → получают не тот результат → заходят в тупик. Это окей, если вы фигово описали небольшую рабочую задачу — ну, бывает. Но настолько же плохо люди описывают очень важные задачи — какую профессию выбрать, как построить карьеру, в каком городе жить 10 лет. Не хотелось бы сэкономить полчаса на старте, чтобы потом страдать 10 лет, правда?

Давайте разберемся с этим вопросом окончательно и научимся четко описывать задачи. А еще больше разборов рабочих и экзистенциальных вопросов можно найти в моем Telegram канале, конечно же.

Разберем процесс постановки задачи по шагам. Не только для рабочих совещаний, на которых вы будете задавать важные вопросы с умным лицом опытного управленца, а вообще для ЛЮБЫХ рабочих и жизненных задач.

Любая задача или проблема раскладывается на ограниченный набор простых сущностей. Определите каждую из них и процесс решения сложится сам собой.

Возьмем простой бытовой пример: съем квартиры. Будем считать, что на старте мы знаем, что нам надо успеть снять в срок и в рамках бюджета, плюс знаем базовые критерии, по которым будем отбирать. На этом большинство прекращает описывать задачу и переходит к решению. Покажу, как можно дополнить картину.

Место, где мы находимся сейчас. Нежелаемое состояние (undesired outcome), от которого мы хотим перейти в другое. Сам факт того, что мы находимся тут, создает конфликт и мотивацию для движения. С этого начинается любое желание и описание любой задачи.

А еще вкусная постановка проблемы заряжает людей на решение. Никто не любит делать скучные задачи. Все развивается через конфликт, поэтому базовое описание проблематики мотивирует действовать.

Пример в контексте квартиры:

У нас сейчас нет постоянной квартиры (неприятно). Мы только приехали, снимаем отстойный промежуточный вариант и нужно пошевеливаться до конца августа. Если не найдем квартиру, придется съезжать неизвестно куда и переплачивать.

Все, что важно в контексте нашей проблемной ситуации. Специфичные сложности, какие есть тонкости и ограничения. Все, что потенциально может влиять на нас и на решение задачи. Часто важен факт, как мы вообще попали в точку А, что теперь нам приходится решать эту проблему.

Пример:

За окном август. Спрос на рынке аренды перегретый из-за студентов, которые разбирают все варианты. Все квартиры сдаются в течение суток. Также у нас нет много времени, чтобы самостоятельно отбирать и проверять квартиры из-за загрузки на работе.

Место, куда мы хотим прийти, наша цель. Желательно описывать именно состояние / желаемую систему, а не конкретное решение. Например, за решением «нанять менеджера» стоит желаемое состояние «снизить количество нагрузки на руководителя» или «повысить метрики продукта на Х». Формулируйте светлое будущее, куда вы хотите попасть, а не то как будете это делать.

Пример:

Заселились в подходящую квартиру (уточнить, что значит «подходящая»). Близко к центру (конкретные станции метро), в рамках бюджета, не бабушкин ремонт, от 40 кв.м.

Как мы в точности поймем, что выполнили задачу успешно / попали в целевое состояние Точки Б? Какие конкретные показатели метрики будем смотреть? Это поможет приземлить и конкретизировать ваше желаемое состояние. Чем конкретнее вы опишите способ измерения, тем проще вам будет туда добраться.

Пример:

- Успели снять до 1 сентября
- Сняли в рамках бюджета
- Нравится выбор хотя бы на 7 / 10 (В каком случае понравится? Что мне нравится?)

Что надо сделать, чтобы попасть из Точки А в Точку Б? Какую задачу мы будем решать для этого? Здесь тоже лучше не упоминать конкретное решение, если это возможно. Не «снять квартиру через риелтора», а просто «снять квартиру». Есть другие способы решить задачу: через знакомых, искать самостоятельно, задействовать ассистента — не стоит себя ограничивать на этапе формулирования задачи.

Внимательные уже заметили здесь Jobs to Be Done. Все верно, им можно и пиво открывать, если потребуется. Внутри него заложены очень фундаментальные принципы, поэтому он так популярен.

Пример:

Снять квартиру. Больше ничего. Не снять квартиру через риелтора или снять квартиру быстро до 50к. В этой статье в таблице описывал, как формулировать задачу.

Понимание типа задачи, с которой вы столкнулись, поможет очень быстро описывать весь важный контекст. Есть ограниченное число стандартных задач, для которых существуют best practice фреймворки и подходы. На данный момент я собрал такие:

Сделка / задача привлечения

Состоит из таких элементов: аудитория, канал, ценностное предложение /оффер, воронка и системный подход (если делаем много сделок на потоке).

Типовые задачи: найм сотрудника, продажа продукта, съем квартиры.

Автоматизация / удешевление процесса

Эту задачу хорошо научились решать ребята, которые работают с конвейерным производством продукта: см. Алгоритм Илона Маска, Генри Форд, производственные принципы Toyota, Голдрат «Цель».

Типовые задачи: сокращение издержек / удешевление стоимости продукта, ускорение процесса найма / разработки.

Увеличение метрики

В таких задачах часто неизвестны возможные решения и нужно тестировать много гипотез. Подходящие фреймворки: Impact mapping, Continuous Discovery, работа с хаотичным типом систем в проджект менеджменте.

Типовые задачи: увеличить выручку, повысить конверсию, повысить уровень личной энергии.

Выбор

Здесь нужно принять конкретное решение: Да / Нет или выбрать одно среди множества вариантов. Есть эффектный принцип Джефа Безоса: если решение легко откатить обратно, то принимайте его сразу. Если решений много, то можно делать скоринг каждого по разным показателям или просто выписать преимущества и недостатки.

Типовые задачи: выбор страны для экспансии продукта, решение по запуску нового направления, эмигрировать или нет?

Поиск первопричины проблемы

Возникает, когда мы хотим разобраться, откуда в принципе возникла проблема, ее источник. Скорее всего мы застряли, зашли в тупик и не знаем, что делать с нашими неудачами или нежелаемым явлением. Лучший из известных мне инструментов — Пирамида Дилтса, по которой решение проблемы находится на несколько уровней выше того, где она проявляется. Другими словами, по-энштейновски: «Мы не можем решить наши проблемы на том же уровне мышления, на котором мы их создавали».

Типовые задачи: понять почему сотрудник не перформит, почему не получается повысить метрику, почему не получается рано просыпаться, почему у меня нет друзей / партнера и тп.

Пример:

Съем квартиры я определил как задачу Сделки. Это близко к задаче выбора — можно взять часть подходов из нее. Но в нашем контексте нет множества готовых вариантов разложенных на столе. Проблема не в выборе, а в поиске подходящих вариантов.

После того, как мы поняли тип задачи, можно ее декомпозировать. Например, элементы типовой задачи сделки я расписывал выше (аудитория, канал, оффер, воронка). Знать конкретный фреймворк не обязательно — достаточно подумать, из чего состоит задача и разбить ее на элементы. В идеале — строго, целиком, без пересечений (см. принцип MECE) или по конкретному фреймворку или процессу. Если тема звучит сложно, почитайте этот исчерпывающий гайд по декомпозиции. Это базовый навык для эффективного решения проблем. Нужно обязательно разобраться, чтобы быть четким, структурным и строить деревья, а не растекаться мыслью по ним.

Зачем нужно так лютовать?

Есть много причин. Пока мы не понимаем элементы задачи, мы не знаем, с чем нам работать. Это часто становится причиной прокрастинации: задача слишком огромная, непонятная и мы не знаем, с какого конца ее начать. Также это помогает нам расставить приоритеты, начать решать вопрос с правильного конца. Возможно, чтобы увеличивать конверсию нам не нужно брейнштормить рандомные гипотезы, а стоит точечно поработать с этапом оплаты, где у нас больше всего проблем.

Пример:

В Miro я разобрал задачу по кусочкам, которые важны в задаче сделки (по сути, применил фреймворк для декомпозиции). Например, появился интересный элемент - оффер. Оказывается, мне нужно что-то предложить хозяину, чтобы он сдал квартиру мне! (что я могу предложить?). Разбор воронки тоже подсвечивает ряд важных вопросов: как и где искать, где сохранять варианты, как это делать быстро и с высокой конверсией в осмотр? Системность этого процесса тоже важна: не будет ежедневных просмотров — не будет выбора и шансов на успех.

Все действующие лица, которые влияют на решение задачи и их мотивация. Это может показаться излишним, но часто мы упускаем из виду важных участников процесса, которые появятся в конце и неприятно вас удивят. С исследовательскими проектами это случается часто на стороне клиента.

Пример:

В системе есть собственник жилья, риелторы и риелторские агентства. А так же другие арендаторы, о которых я вообще не думал в начале, но по сути я конкурирую с ними за одни и те же варианты.

Все важные объекты, которые участвуют в решении задачи, и их основные свойства. Можно прописывать настолько подробно, насколько важно для решения задачи.

Пример:

В случае квартиры полезно разобраться, какие свойства квартиры для нас важны и добавить их все в Точку Б для описания желаемого состояния. Тут же пришла мысль, что есть такой объект как район. А это даже важнее, чем наличие микроволновки.

Помогает посмотреть на задачу сверху. Обычно это супер полезно, потому все время до этого мы ковырялись внутри задачи и потеряли цельную картину. Если подумать, в рамках каких систем существует эта задача — какую верхнеуровневую задачу мы решаем — то почти всегда появятся новые важные вводные.

Пример:

В задаче с квартирой мы можем осознать, в рамках какой большой цели мы ее ищем. Мы хотим строить карьеру? Или мы хотим расслабиться? Это может повлиять на многое: от выбора района до внешнего вида ремонта.

Это основные параметры для описания задачи, которые я использую. Можете постепенно приходить к своему шаблону, убирать и добавлять разные элементы.

На доске в Miro я сделал шаблон и расписал два примера: с квартирой и один бизнесовый про поднятие среднего чека. Заходите в него и расписывайте на доске свои примеры. Устроим праздник коллективного разума. Я буду посматривать и давать комменты.

Бонус.

Это абсолютно понятный гайд для GPT с примерами даже. Можете скопировать текст статьи, загрузить в нейронку и попросить описать вашу задачу по этому шаблону. Наверняка найдете моменты, о которых сами не подумали.

Более щедрый бонус.

Это те мои статьи, которые вы еще не читали. Их можно найти в моем Telegram канале.