Удобный документооборот - выдумка? Реальность!
Документооборот — неотъемлемая часть любого рабочего процесса, но при этом одна из самых обделенных вниманием, особенно на фоне финансового учета. Часто такое пренебрежение может подорвать всю деятельность компании.
Представим, что компания — это самолет, а ее менеджеры — пилоты. Чтобы грамотно управлять такой громадиной нужно иметь на приборной панели всю актуальную информацию: количество топлива, высота полета, состояние двигателей и пр. Так же и с бизнесом: если на руках у управленца нет всех последних данных о деятельности компании, то задать верный курс сложно.
Задержка в передаче информации часто связана с человеческим фактором. Сотрудники могут не передать друг другу какие-то сведения, потерять или просто забыть важные сведения. Это тормозит рабочий процесс, а иногда и вовсе обрывает его. Особенно это заметно в продажах: вероятность того, что задержка в поиске нужной информации приведет к потере клиента, очень велика. Эти задержки могут появиться по самым разным причинам: не получалось найти важный документ, продавец долго ждал начальника, чтобы тот подписал служебную бумагу, двое работников не поделили сделку.
Порой неорганизованная документация приводит и к убыли: например, товар реализовывается по низкой цене, потому что конкретный сотрудник забыл об окончании распродажи. Такой хаос происходит, если информация в компании передается устно или в мессенджерах: кто-то обязательно что-нибудь перепутает, не увидит или забудет. Не стоит и говорить о том, как сложно при такой системе быстро найти нужные сведения.
Бумажный документооборот не упрощает ситуацию: лист легко потерять или спутать с другим похожим, да и актуальность данных быстро проверить не получится — вдруг уже есть более свежая распечатка?
Как решить проблему?
Все эти проблемы легко решаются переводом документооборота в электронный вид.
- При такой системе сразу видно, когда появилась новая информация, кто о ней узнал и как отреагировал.
- Все доработки, обсуждения и изменения тоже фиксируются, поэтому в актуальности данных можно не сомневаться.
- Легко определить и тех, кто задержался с решением вопроса.
- Вся самая важная и актуальная информация в итоге находится в одном месте, где ее легко найти и упорядочить.
- Прайсы, регламенты, приказы — больше не нужно плодить множества, достаточно просто обновлять нужные данные.
Звучит хорошо, даже слишком — и не зря. Программы документооборота стоят дорого и непросты в обращении для рядовых сотрудников. Но есть одно исключение — Битрикс24. Помимо CRM и Управления проектами, CRM-система Битрикс24 включает в себя заветный электронный документооборот, который к тому же можно настроить под нужды и особенности как компании в целом, так и каждого сотрудника в частности.
Переходите на наш сайт 👉 https://businessmagnum.ru/
Подписывайтесь на нас в Vkontakte 👉 https://vk.com/businessmagnum
Переходите в наш Telegram 👉 ☎+7(999) 338 78-10