Почему для бизнеса важно внедрять роботизацию?

Роботизация бизнес-процессов — один из главных трендов в мире и в России. Согласно отчёту Grand View Research, к 2027 рынок автоматизации достигнет 25,66 млрд долларов США, при этом среднегодовой темп роста составит 40,6% в течение прогнозируемого периода.

Ключевая потребность организаций в RPA по данным Grand View Research — автоматизация структурированных процессов. Компании роботизируют взаимодействие с контрагентами и клиентами, закупочные процессы, обработку заказов, агрегирование отчётов.

В России по данным KPMG, с 2017 по 2019 год количество компаний, которые тестируют или уже внедрили RPA, увеличилось в 2 раза. Чаще всего роботизированную автоматизацию используют компании в телекоммуникационной и металлургической индустрии (100% и 83% компаний внутри исследуемой индустрии), нефтегазовой отрасли (60%), банки и финансовые институты (53%). В розничной сфере RPA используют 40% компаний.

· Финансы и бухгалтерия

· Операционные задачи

· HR

· Обслуживание клиентов

· Закупки

Чаще всего компании роботизируют документооборот, подготовку отчётов, сбор и обработку информации, миграцию данных между системами. Например, автоматическая передача данных из 1С на платформу ЭДО снижает ручной труд: не нужно работать в двух интерфейсах и переносить данные из одной системы в другую.

По опыту Ediweb производители, дистрибьюторы и торговые компании в первую очередь автоматизируют обработку, подписание, передачу и хранение электронных документов, используя внешние интеграционные системы. Рассмотрим типичные ситуации на примере клиентов Ediweb, когда использование возможностей интеграционной системы позволяет автоматизировать до 80% типовых бизнес-процессов, связанных с электронным документооборотом.

Роботизация подписания документов ускоряет обработку заказов и снижает нагрузку на бэк-офис. Если компания-дистрибьютор проводит 10 000 отгрузок, ей нужно проверить и подписать 10 000 первичных документов. Без автоматизации сотрудники вручную выгружают документы из учётной системы, загружают их на платформу оператора электронного документооборота, проверяют и подписывают каждый документ в отдельности. Это долго и не исключает ошибок.

Процесс подписания можно роботизировать. Интеграционная система по заранее определённому сценарию заберёт документ из ERP, проверит корректность его структуры и содержащихся данных, подпишет и отправит нужному контрагенту. Сотруднику легко контролировать, подписан документ или отклонён. В результате заказы обрабатываются автоматически.

Сверки взаиморасчётов помогают выявить задолженность и договориться с контрагентами о её погашении. Бухгалтерии без автоматизации приходится проводить сверки вручную. Даже, если в компании внедрён ЭДО, процесс долгий: нужно найти по каждому входящему документу информацию о приёмке и сравнить документ с проведённой приёмкой. К тому же ручная сверка не избавляет от ошибок.

Если компания занимается сверками бумажных документов, роботизировать процесс получится только после их перевода в электронный вид. Если компания уже использует ЭДО, разумно использовать интеграционные системы и шины. Выглядеть процесс автоматизированных сверок может так:

После получения УПД данные о входящих поставках поступают из ERP в интеграционную систему. С помощью роботизации она сверяет информацию о поступлениях, условия поставки и актуализирует статус документов. Сверки настраиваются по различным сценариям: можно сверять данные по товарам, количеству, цене, пустым полям, которые должны быть заполнены по формату ФНС и т. д. В зависимости от выявленных отклонений система может применить тот или иной алгоритм действий: отправить документ на корректировку, переслать контрагенту.

Крупный бизнес, использующий на территории России информационные и учётные системы от зарубежных вендоров, часто сталкивается с проблемой. Cистемы не поддерживают строгие ФНС-стандарты документов в электронном виде. Чтобы переводить десятки тысяч документов из одного формата в другой, приходится либо переносить данные вручную между интерфейсами, либо дорабатывать учётную систему, а это большие экономические и временные затраты. Роботизированная трансформация документов упрощает задачу. Другой частый кейс — паллетные этикетки. Обычно информация с кодом этикетки формируется в складской системе, а уведомление об отгрузке — в ERP. Контрагенту нужно отправить уведомление об отгрузке, содержащее код этикетки. Переносить руками данные нецелесообразно — проще передать процесс роботу. Система автоматически подгрузит новое поле в уведомление об отгрузке и трансформирует файл в нужный формат.

Регулярная потребность производителей и дистрибьюторов — срезы по трафику электронных документов, которыми обмениваются контрагенты. По этим данным формируются отчёты о суммах и интенсивности продаж, остатках товаров у покупателей. Регулярные срезы данных помогают отслеживать задолженность контрагентов или поставщиков, которые поставляют бракованную продукцию, и быстро принимать решения.

Для примера: ритейлер регулярно получает на склады своих торговых точек определённый процент боя или бракованной продукции, но не может быстро проанализировать ситуацию на местах без инвентаризации: с какой частотой приходит товар, от кого, куда и в каком объёме. Если начать разбираться, потребуется поднимать данные, сводить, искать расхождения.

Сбор, консолидацию и обработку данных можно роботизировать, чтобы на их основе автоматически формировать отчёты по заранее определённому графику. Роботы могут сравнить данные из EDI-сообщений DESADV (уведомление об отгрузке) и RECADV (уведомление о приёмке) и отметить расхождения в отчёте.

Каждая налоговая проверка — боль бухгалтера, которому нужно из десятков тысяч документов о проведённых поставках отобрать те, которые запрашивает ФНС. Сделать это быстро не получится, особенно, если у компании несколько филиалов, и данные хранятся в разных системах.

Проблему решает организация электронного архива и автоматизация работы с архивными данными с помощью интеграционной системе. По заранее настроенной логике нужные документы автоматически отправляются в архив по статусу «завершено». Чтобы сократить время на поиск файлов, настраиваются фильтры: по сумме, контрагенту, ИНН, статусу документа. В результате, когда ФНС запрашивает пакет документов за прошедший период, всё, что требуется: сформировать запрос по фильтрам и выгрузить архив.

Ценность внедрения роботизации бывает не очевидна компаниям, которые только начинают внедрять электронный документооборот или автоматизируют процессы частично. Вот несколько примеров эффекта роботизации, в которых компании начинали с малого: автоматизировали только часть процессов. Даже такой подход позволил сократить ошибки, затраты на содержание штата и повысить эффективность работы.