Уйти в отпуск во время проекта

Лето подходит к концу, а вы так и не были в отпуске? Или всё-таки отпуск был, но вы работали, а не отдыхали?

В статье обсудим, в каких случаях и как правильно уходить в отпуск во время проекта, как планировать отпуска команды и что необходимо предусмотреть руководителю проекта. Надеемся, что вы не только поймете, что уходить в отпуск во время проекта - это нормально, но и сможете выключить рабочую почту на отдыхе... или хотя бы попробуете это сделать на несколько дней. ;)

Содержание статьи

Несколько лет подряд с 1 января у меня были типовые проекты по запуску ИТ-решений для бухгалтерии. Запуск ИТ-системы с января критичен для бухгалтерского учета - начинать в феврале или марте практически невозможно. При этом нужно учесть, что все подготовительные работы проекта ведутся в декабре, в начале января (после праздников), бухгалтерия закрывает прошлый год и готовит отчетность, а в 10-20-х числах января начинаются первые операции в новой системе. Так было несколько лет подряд, у меня выработался типовой план внедрения таких проектов, а вместе с ним и типовой план моих отпусков… Каждые новогодние праздники я надевала горнолыжный костюм и вперед к черным трассам.

В тот знаменательный год я организовала все необходимые коммуникации до своего отъезда в отпуск:

· Провела статус проекта, на котором зафиксировала подход к запуску, начиная с 20-го января

· Договорилась с руководителем, что на время отпуска я оставляю вместо себя своего администратора проекта, который «в теме»

· Проинформировала заинтересованных участников о плане работ на время моего отпуска и списке контактных лиц

Первый и, кажется, единственный раз в жизни в моем отпуске не оказывается интернета - примерно на 4 дня. За это время администратор проводит плановый статус проекта, на котором повторяет подход к запуску, подрядчики рассказывают о проводимых работах и тут выступает один из НОВЫХ заинтересованных участников проекта с требованием об ускорении работ.

Администратор дает понять, что он не может решить вопрос, заинтересованный участник в ярости эскалирует вопрос на моего руководителя, просит отозвать меня из отпуска и вообще применить все возможные штрафные санкции. Стоит ли дальше рассказывать, в какой "праздник" я погрузилась, как только у меня появился интернет. На телефоне куча пропущенных от руководителя, руководитель проекта от подрядчика говорит, что он уходит с проекта, а администратор проекта просто не выходит на связь – наступили выходные...

Следующий месяц был одним из самых "веселых" в моей жизни: новый заинтересованный участник проекта оказался сверхтребовательным и влиятельным лицом с четким пониманием, как нужно такие проекты делать. В итоге история закончилась хорошо: систему внедрили, отчетность сдали.

Правда, ни премий, ни штрафов в результате так и не случилось, а вот незабываемый опыт и четко сформулированные требования к отпускам для себя и своей команды я сформировала.

1. Культура компании. Если вы новый сотрудник, выясните, какая практика по отпускам в компании - можно ли уходить в отпуск во время проекта, как к этому относится ваш руководитель и заказчик проекта. Обязательно получите требования по подготовке к отпуску (таблицы замещения, формат заявления и время, в течение которого необходимо сообщить об отпуске).

2. План отпусков. Обязательно делайте и обновляйте план отпусков в проекте не только по ключевым участникам, но и по стейкхолдерам, используйте его при составлении план-графика проекта.

3. Заинтересованные лица. Не надо их недооценивать. При появлении нового участника в проекте проведите коммуникацию, определите его сферу интересов и степень влияния.

4. Наличие полномочий у вашего заместителя на время отпуска. Убедитесь, что он точно сможет на уровне руководителя проекта провести процедуру изменений в проекте, согласовать важные решения или провести совещание или мозговой штурм.

5. Отношения с вашим руководителем. При соблюдении всех проектных процедур и должного информирования он отстоит вашу позицию и не будет вестись на манипуляции заинтересованных сторон.

Шаг 1. Определяем доступность команды

Прежде чем составлять план-график проекта вы должны не только собрать команду, но и выяснить, кто, когда и в каком объеме доступен для участия в вашем проекте, сюда же относится и график отпусков. Речь идет не только о команде проекта, но и о ключевых стейкхолдерах.

На этом шаге вас может ждать сюрприз - в компании может отсутствовать график отпусков, поэтому руководителю проекта всегда нужно учитывать культуру компании. Какие варианты могут быть:

a. В компании не принято планировать отпуска - люди могут как по 3 года не ходить в отпуск, так и брать его за 2 дня до наступления.

b. В компании есть график отпусков, но он плавающий. Сотрудники могут менять дни отпуска в любой момент.

c. В компании есть график отпусков, его соблюдение заложено в мотивацию руководителей и переносить его не принято.

Шаг 2. Составляем график отпусков

Очевидно, что независимо от ситуации в вашей компании график отпусков все равно нужен. Для этих целей вы можете использовать следующую форму.

Как составить: ориентируйтесь на особенности вашей компании (см. шаг 1). Вы можете запросить информацию по всем сотрудникам в HR-департаменте, а потом подтвердить его актуальность с каждым участником проекта. Настроить график отпусков также возможно в системе по управлению проектами.

Шаг 3. Планируем проект

Как только график отпусков готов, приступаем к планированию проекта. Вы можете сделать это вручную или использовать систему по управлению проектами со встроенной функцией доступности ресурсов.

Шаг 4. Учитываем изменения

На следующий день после того, как вы утвердите график проекта, обязательно произойдет какое-нибудь изменение. Например, Иванов В. по личным обстоятельствам вынужден взять отпуск на неделю раньше. Что делать? Нам нужна процедура ведения и актуализации графика с учетом культуры и регламентов компании (см. шаг 1), которая будет описывать: кто, в каком формате, кому должен сообщить об изменении своего отпуска и что должно происходить после.

Важно:

a. В матричных структурах решения об изменении отпуска принимаются линейными руководителями / ресурсными менеджерами / HR-представителями. Но в случае участия сотрудника в проектной деятельности изменение отпуска участника проекта должно рассматриваться как изменение в проекте и согласовываться с руководителем проекта (до или после линейного руководителя).

b. Соблюдайте регламентные сроки. Руководитель проекта должен получать информацию об изменении отпуска не позднее, чем за неделю.

c. Составьте план передачи дел - кто будет выполнять обязанности сотрудника на время его отпуска. План может быть составлен участником проекта самостоятельно или совместно с руководителем проекта / линейным руководителем.

d. Предусмотрите штатные информационные сообщения об уходе участника команды в отпуск - кому и за сколько дней он сообщает о своем отпуске, какую документацию готовит, какую “отбивку” пишет в Outlook, в каких чатах размещает информацию об отпуске и т.д.

К примеру, так выглядит типовое сообщение и план передачи дел в системе по управлению проектами ADVANTA.

Шаг 5. Назначаем ответственного за актуализацию графика отпусков

Опишите процедуру, как и от кого, в каком формате ответственный будет получать информацию по отпускам сотрудников, задействованных на проекте. Процедуру работы с отпусками можно описать в Плане управления проектом в разделе “Управление ресурсами” или “Управление коммуникациями”.

В системе ADVANTA это можно сделать автоматически и актуализировать информацию путем интеграции с кадровой системой.

1. Планируйте отпуск с учетом графиков действующих и планируемых проектов, где необходимо ваше полное вовлечение.

2. Определите и согласуйте со своим руководителем и заказчиками, кто может заменять вас на время отсутствия, какую документацию нужно подготовить перед отпуском и за какое время предупредить. Важно: у заместителя должны быть полномочия принимать решения по проекту.

3. За неделю до отпуска составьте совместно с заместителем оперативный план передачи дел по каждому проекту. Вы можете использовать формат таблицы, либо воспользоваться опцией временного делегирования в системе по управлению проектами (см. шаг 4).

4. За 3 дня обсудите план с руководителем, при необходимости внесите корректировки.

5. За 2 дня согласуйте план с заказчиком проекта, при необходимости внесите корректировки.

6. Проинформируйте участников проекта и стейкхолдеров.

7. Поставьте отбивку в почте / чатах с указанием фио и контактов заместителя, а также приведите ссылку на рабочую область проекта, где лежит вся документация. Ниже пример, как может выглядеть такое письмо:

Ну как? Все выглядит не так уж и сложно, правда?

Но есть еще пара неочевидных нюансов, которыми я хотела бы с вами поделиться:

1. Старайтесь не планировать ключевые вехи проекта на "жаркие" рабочие периоды. Они могут быть разными в компании, к примеру, август - сезон отпусков, бюджетного планирования, декабрь - закрытие всех контрактных обязательств, январь - закрытие года у бухгалтерии, подведение итогов, формирование планов на следующий год и т.д.

2. Детализация планирования, включая жесткий контроль отпусков, может зависеть от интенсивности проекта и близости дедлайна. Проект сроком 3 месяца и проект сроком 3 года - не одно и то же.

3. В рамках процесса управления рисками рекомендую иметь двух - трех сотрудников на замену для всех ключевых участников команды (это будет полезно и на время отпуска, и в случае непредвиденных обстоятельств).

4. Не включайте уведомления во время отпуска. На работе - работаем, в отпуске - отдыхаем. Главное, не забывайте про шаг 1 - культуру компании и стиль управления вашего руководителя.

5. Если у вас все нормально с планированием проекта, вы спокойно можете идти в отпуск в любой момент.