Как правильно ставить задачи проекта: 5 правил, 10 шагов, примеры
Можно бесконечно смотреть на 3 вещи: на огонь, воду и авралы в очередном проекте, из-за того что задача снова выполнена не так. Давайте разбираться, как руководителю найти общий язык со своими сотрудниками и в 100% случаев получать от них ожидаемый результат.
Не сделано. Просрочено. Потеряно. Из-за чего это все?
Есть много причин, но вот основные:
1. Нет четких инструкций. Описывать долго, не хочется тратить время, и большой соблазн написать «Сделай красиво». Но если задача сформулирована невнятно, сотрудник может по-своему ее понять и выполнить. Представление о том, что такое «красиво» у каждого свое.
2. Перегруз задачами. Когда сотрудники перегружены, они начинают работать в режиме «выживания», выбирая задачи по принципу срочности, а не важности. Фокус смещается, проставленных галочек в чек-листе много, а результаты слабые.
3. Нет единой системы управления задачами. Что-то обсудили по телефону, что-то написали в чат, о чем-то попросили лично — при таком подходе очень высокая вероятность потери или искажения данных.
4. Сотрудники не замотивированы. Когда команда не видит смысл в своих действиях и не чувствует признание, она работает слабо.
5. Нет обратной связи. Если сотрудники не получают регулярный и конструктивный фидбек о своей работе, они не смогут повышать свои навыки и расти.
Как сформулировать задачу? Правила + примеры
В первую очередь ориентируйтесь на метод SMART, это поможет вам учесть все ресурсы и быть объективным. Скорее всего, вы уже знаете критерии SMART, сверяйтесь с ними перед тем, как передать задачу сотруднику в работу.
- Конкретность: четко укажите, что именно нужно сделать, избегайте общих и неоднозначных формулировок.
- Измеримость: определите критерии, по которым можно будет оценить результат.
- Достижимость: задача должна быть выполнима с учетом ресурсов и возможностей команды.
- Релевантность: убедитесь, что задача соответствует текущим целям и способствует их достижению.
- Ограниченность по времени: установите четкие сроки, когда задача должна быть выполнена.
И еще 4 совета:
- Заготовьте список задач до старта проекта. Это упростит планирование, поможет выстроить хронологию и спрогнозировать результаты.
- Формулируйте задачи вместе с теми, кто будет их выполнять. Так вы сразу сможете синхронизироваться с сотрудниками, ответить на все вопросы и договориться. Скорее всего, после этого вы не столкнетесь с сопротивлением и саботажем с их стороны.
- Помните: краткость — сестра таланта. Задача должна быть описана понятно, но лаконично.
- Постоянно обновляйте список задач проекта. Регулярно проверяйте, насколько они актуальны, соответствуют ли внешним условиям и требованиям проекта.
Давайте рассмотрим примеры хорошо и плохо сформулированных задач:
10 шагов, как правильно составить список задач и реализовать его
Для того чтобы ваш проект шел как по маслу, важно правильно составить список задач. Вот десять ключевых шагов, чтобы сделать это эффективно:
- Поставьте глобальную цель.
- Двигайтесь от общего к частому. Разбейте цель на задачи и более мелкие шаги.
- Проверьте наличие ресурсов. Убедитесь, что у вас достаточно времени, людей и материалов для выполнения задач. Если что-то не сходится — лучше сразу внесите корректировки.
- Установите четкие сроки и ответственных за каждую задачу.
- Определите потенциальные риски и продумайте алгоритм действий для непредвиденных случаев.
- Запланируйте регулярные координации, на которых вы будете оценивать прогресс и давать сотрудникам обратную связь.
- Убедитесь, что каждый сотрудник знает свои задачи и зоны ответственности.
- Выберите сервис, в котором будете работать по проекту.
- Постоянно обновляйте список задач, ориентируясь на текущий прогресс и учитывая новые обстоятельства.
- Слушайте свою команду и рассматривайте предложения, возможно, сотрудники предложат более эффективные способы достижения результата.
Надеемся, вы больше не будете сталкиваться с проблемами, когда задачи не выполнены или просрочены.
Если вам интересна тема управления компанией, подписывайтесь на наш Телеграмм-канал. Рассказываем просто о сложном, на канале реальные кейсы и опыт 1000+ предпринимателей.