Битрикс24: Как организовать работу с задачами и не умереть
В повседневной жизни у нас есть множество задач: оплатить коммунальные услуги, купить продукты, записаться к врачу. В бизнесе всё то же самое, только задач больше и их невыполнение влечет за собой более серьезные последствия. Чтобы не забыть ничего важного и не потерять в деньгах, используются сервисы для управления компанией.
Конечно, самый популярных из них Битрикс24, и в этом руководстве мы расскажем, как в нем создавать и настраивать задачи с использованием Copilot (встроенный искусственный интеллект). Быстро и просто! Поехали.
Как создать задачу в Битрикс24?
1. Вход в Битрикс24.
Войдите в свой аккаунт Битрикс24.
Перейдите в раздел «Задачи и проекты».
2. Создание новой задачи.
Нажмите кнопку «Создать», выберите «Задачу».
Введите название задачи. Рекомендуем сформулировать так, чтобы исполнителю был понятен ожидаемый результат (подготовить отчет, выставить счет, оплатить налоги и пр.)
Опишите задачу подробно в поле «Описание». Укажите все инструкцию по выполнению и уточните детали. Например, если задача – «Подготовить отчет», укажите, какие данные нужно включить, в каком формате, за какой период и т. д.
3. Назначение исполнителя.
Выберите, кто будет выполнять задачу — из списка сотрудников. Исполнитель — это тот человек, который будет «работать руками».
При необходимости добавьте соисполнителей и наблюдателей. Соисполнители помогают в выполнении задачи, а наблюдатели следят за ее прогрессом.
4. Установление сроков.
Установите дедлайн для выполнения задачи. Это поможет контролировать ее и не допустить просрочки.
5. Дополнительные опции.
При необходимости используйте дополнительные опции, в Битрикс24 есть возможность:
- добавить документ к задаче;
- создать новый документ в задаче;
- добавить подзадачу;
- добавить чек-лист;
- добавить цитату;
- отметить человека (из списка сотрудников);
- добавить теги;
- установить напоминание;
- включить учет рабочего времени, чтобы отслеживать, сколько времени ушло на задачу;
- создать шаблон задачи,
и т. д. Подробно на каждой функции останавливаться не будем, давайте лучше более подробно рассмотрим такой инструмент как Copilot.
Как использовать Copilot в Битрикс24?
Copilot – это ваш AI-помощник в Битрикс24, который ускорит и упростит вам работу.
Он поможет вам в решении большинства бизнес-задач: продолжить описание задачи, придумать чек-лист, сгенерировать идеи, подготовить краткую сводку встречи, заполнить поля в карточке, проанализировать звонок, написать текст на сайт, подготовить изображение и многое-многое другое.
Значок Copilot находится в правом верхнем углу рабочей области в Битрикс24, но даже когда вы начнете создавать задачу, достаточно просто нажать пробел, и ваш ИИ-помощник предложит вам помощь:
Что удобно: для того чтобы пользоваться всеми преимуществами ИИ-помощника, не нужно ставить VPN.
Очень рекомендуем пользоваться Copilot в процессе работы, начиная с банальной постановки задач и написания регламентов, это сильно экономит время.
Как найти нужную задачу?
Для этого в Битрикс24 есть фильтры. Можно находить задачи по статусу, роли, настраивать собственные фильтры, а также искать по ключевому слову.
Какие есть виды отображения задач в Битрикс24?
В Bitrix24 существует несколько видов отображения задач, которые помогают эффективно управлять рабочими процессами и визуализировать задачи в удобном формате.
1. Список.
Отображение задач в виде списка – это классический и привычный многим формат, где задачи отображаются в виде строк с подробной информацией.
Особенности:
- Каждая строка представляет отдельную задачу.
- Видны основные данные задачи: название, ответственный, дедлайн, статус.
- Удобно для быстрого обзора и редактирования задач.
2. Канбан-доска.
Канбан-доска – это визуальный способ управления задачами, который помогает отслеживать их статус и движение по стадиям.
Особенности:
- Задачи представлены в виде карточек, которые можно перемещать между колонками.
- Колонки могут представлять стадии выполнения (например, «В работе», «На проверке», «Завершено»).
- Отлично подходит для управления проектами и визуализации прогресса.
3. Гантт-диаграмма.
Гантт-диаграмма – это инструмент для планирования проектов, который помогает увидеть задачи во временной шкале.
Особенности:
- Задачи отображаются в виде полос на временной шкале.
- Позволяет видеть взаимосвязи и зависимости между задачами.
- Удобно для планирования и контроля сроков выполнения задач.
4. Календарь.
Отображение задач в календаре помогает правильно спланировать рабочий день / неделю / месяц.
Особенности:
- Задачи интегрированы в календарь, что позволяет видеть их в контексте других событий.
- Удобно для планирования личного рабочего времени и координации с командой.
- Поддержка различных видов отображения: день, неделя, месяц.
5. Мой план.
Мой план – это персонализированное отображение задач, которые относятся конкретно к вам.
Особенности:
- Отображает только те задачи, за которые вы несете ответственность.
- Помогает сосредоточиться на своих приоритетах.
- Удобно для управления личной рабочей нагрузкой.
6. Диаграмма нагрузок.
Диаграмма нагрузок помогает оценить, как распределена рабочая нагрузка среди сотрудников.
Особенности:
- Визуализирует загрузку сотрудников по задачам.
- Позволяет избежать перегрузок и равномерно распределять задачи.
- Удобно для менеджеров, чтобы видеть распределение задач в команде.
7. Спринт.
Спринт – это инструмент для управления задачами в рамках Agile-методологий.
Особенности:
- Позволяет планировать и отслеживать задачи в рамках спринтов.
- Удобно для команд, работающих по Scrum или Kanban.
- Включает в себя функции планирования, отслеживания прогресса и ретроспектив.
Как увидеть задачи всех сотрудников (не только своих непосредственных подчиненных)?
Это будет особенно полезно руководителям, которые хотят контролировать задачи не только своего непосредственного подчиненного, но и его команды, а также сотрудников других отделов.
- Заходим в раздел «Задачи» в главном меню.
- Выбираем режим отображения задач «Список».
- Переходим в настройки фильтров. Здесь нужно добавить новое поле «Параметры задачи».
- В появившемся списке параметров выберите «Задачи, в которых я не участвую».
Также можно настроить дополнительные параметры фильтрации:
- Сроки выполнения задач (чтобы отслеживать актуальность и своевременность выполнения задач).
- Ответственные лица (чтобы видеть задачи, назначенные конкретным сотрудникам или группам сотрудников).
- Приоритет задач (чтобы фокусироваться на наиболее важных и срочных задачах).
Чтобы каждый раз не настраивать фильтры заново, нажмите «Сохранить фильтр» и введите название. Теперь этот фильтр будет доступен в списке сохраненных, и вы сможете быстро переключаться на него в любой момент.
Надеемся, эти инструкции помогут вам управлять задачами быстрее и проще.
Если у вас остались вопросы — записывайтесь на бесплатный экспресс-анализ вашего бизнеса.
✅ проанализируем, что у вас происходит в бизнесе;
✅ примерим на вас систему и дадим рекомендации, что улучшить;
✅ покажем кейсы системных компаний;
✅ покажем возможности Битрикс24 и расскажем, как происходит процесс внедрения.
Оставляйте заявку по ссылке: https://sys-tem.pro/analiz