Управленческий учет в стоматологии, или как увеличить выручку с помощью таблиц?

Всем привет, меня зовут Илья. Лидирую финансовый блок в стоматологии ARTIS (Рязань) . Я фанат цифр и оцифрованного подхода к управлению бизнесом.

В статье расскажу, как увеличили выручку клиники с 1.6 млн в декабре 2022 года до 2.3 млн в марте 2023.

Клиника новая, открылась в августе 2022 года, стабильного потока повторных клиентов пока нет. Три кресла. Сентябрь-декабрь работали в ноль или минус. В январе 2023 собственник попросил меня помочь взглядом со стороны, как ускорить рост бизнеса. Договорился взять проекткак финансовый директор на аутсорсе. Для обоих это WIN-WIN решение - собственник экономит на полноценном сотруднике, а я продолжаю развивать свои проекты.

1. Разбираем точку А — состояние бизнеса, которое есть сейчас, и моделируем точку Б – к чему хотим придти через полгода-год-два.

2. Сначала общая картина, а потом залезаем в детали.

3. Максимально простые и понятные таблицы, но при этом рабочие инструменты. Не надо грузить собственников финансовыми терминами.

4. Разбираю и оцифровываю все зоны бизнеса: маркетинг, продажи, исполнение, финансы, управление и безопасность.

Этот подход универсален. Можно использовать как в жизни, так и в бизнесе. Разбираем в чем наша текущая картина отличается от целевой. И шаг за шагом, по всем сферам движемся к цели.

У меня есть опросник, чтобы лучше понять точку Б и точечно к ней двигаться. Напишите мне в телеграм, пришлю.

Для клиники разобрали:

Прописали шаги, которые можно сделать в ближайший месяц. И затем каждый месяц отслеживали, что сделано, что в следующем месяце делаем. Все это в удобной Google-таблице.

В нашем случае, чтобы понять общую картину, было достаточно двух базовых финансовых отчетов – ДДС (движение денежных средств) и ОПиУ (отчет о прибылях и убытках).

Собственник делал несколько самостоятельных подходов собрать эти отчеты, но забрасывал. Основная сложность – что все доходы и расходы в разных источниках. Нужно было все учесть, соединить таблицы между собой, и сделать это в максимально автоматизированном виде, чтобы обновление занимало минимум времени.

В этом проекте я использовал Google Docs. У него есть свои преимущества и недостатки перед тем же ПланФактом, но в этом бизнесе Google подошел лучше.

Как итог – с 4 разных источников о доходах и расходах через сложные формулы собираются данные в единую, простую таблицу. Шаблон этой таблицы, кстати, тоже могу прислать, напишите мне.

Ключевые выводы и действия на этом этапе

1. Появилась предсказуемость. Собственник четко знает, сколько денег и когда можно проинвестировать в развитие. Не зажимается. Рост пошел быстрее.

2. Определили, сколько денег и когда можно будет вынимать из бизнеса без ущерба развитию.

3. Выделили доп. инвестиции в маркетинг за счет краткосрочного кредита. Это позволило расти быстрее, при этом были уверены, что быстро отдадим кредит.

4. Выделили доп. инвестиции в оборудование, чтобы в дальнейшем повысить чек на некоторые услуги.

Рассчитали юнит-экономику в разрезе ключевых услуг. Составили базовые тех. карты, сделали оцифровку стоимости первичного клиента на услуги. Тут собственник удивился — некоторые услуги оказались в минусе из-за стоимости маркетинга. Он считал, клиент приносит ему прибыль уже в первое посещение. Решили изменить маркетинговую стратегию, чтобы зарабатывать уже с первого визита клиента.

Ключевые действия на этом этапе

1. Изменили прайс-лист. На какие-то услуги подняли цены, а на какие-то опустили.

2. Перестали беспорядочно лить траффик на свой сайт. Разделили рекламные кампании и ввели сегментацию траффика.

3. Нашли подрядчика на услуги со средним чеком до 5000 рублей. Он дает лидов стоимостью до 500 рублей. Могу поделиться контактом, пишите в ТГ.

4. Нашли подрядчика и проинвестировали больше денег в маркетинг на дорогие услуги со средним чеком от 20000 руб.

Поэтому определили ключевые показатели из маркетинга, продаж, исполнения, финансов для отслеживания на ежедневной и еженедельной основе.

Ежедневные – выручка за день и количество обращений. Сделали таблицу и регламент для администратора. Как итог – собственник не тратит время, чтобы заходить в CRM, и за 20 секунд понимает, как прошел день.

Еженедельные – здесь внедрили инструмент рука-на-пульсе. В панель показателей вывели ключевые показатели, управление которыми даст максимальный результат сейчас.

Результаты:

1. Управление бизнесом сводится к еженедельной двухчасовой встрече. 6-8 часов в неделю — экономия времени собственника.

2. Фокус на важном. Понимаем, куда движемся, своевременные решения, отслеживаем прогресс.

Февраль закрыли с выручкой 2,0 млн рублей, а март 2.3 млн рублей. Рост на 45%. В апреле-мае ожидаем новые личные рекорды.

Определили стратегическую цель, и шаг за шагом бизнес начал движение к ней.

Получить все шаблоны управленческих таблиц можно совершенно бесплатно - сделали ТГ бот, вот ссылка.

Вопросы можете писать мне - ссылка на мой ТГ.

Считайте цифры своего бизнеса, через них расти точно будете быстрее!