Как уволить половину менеджеров и не задохнуться в документах или просто «Генератор документов» для бизнеса

Привет! На связи Анастасия, Project Manager компании Altessa Solutions.

Эта история должна была начаться : «Одна моя подруга рассказывала…»

Но нет, это история обо мне и основана на реальных событиях, все совпадения случайны, персонажи вымышлены (немного 🤏🏼)

Я работала около 7 лет на разных должностях в аутсорсинговой компании.

Одна из должностей – помощник генерального директора! «Привет, СВ!» – он читает VC периодически

Компания у нас предоставляла (и сейчас это с успехом делает, но уже без меня) рабочий персонал на площадки крупных заказчиков по всей России

За время работы многое менялось: люди, законы, условия работы и т.д.

Я застала рост компании с 4 000 сотрудников до порядка 10 000 персонала по всей стране с «текучкой», ВДУМАЙТЕСЬ!

До 70% !!!

Работа непростая у разнорабочих, да и персонал, мягко скажем, не особо ответственный.

Все эти люди, естественно, должны легально работать.

А это не только русские, но и нерезиденты.

Документооборот сумасшедший!

Это, конечно, не период, когда мамонты ходили, но самозанятых не было, например, потом только начали появляться. И никто не знал, что это, и как с этим жить.

Видов договоров несколько, еще и надо проверить: никто ли не обманул со статусом самозанятого. А это на «мой налог» зайти, все данные вбить и потом получить ответ.

Так вот, при такой текучке можно сойти с ума, используя excel, гугл и другие неавтоматизированные документы.

В большой компании, как правило, собственник бизнеса не всегда знает проблем, которые ниже руководителей отделов.

А так как я была помощником – я все время проводила в офисе, рутинных задачах и, конечно же, общалась со всеееми (кофе/чай и немного сплетен никто не отменял🙃).

В общем, в определенный момент бухгалтерия начала в прямом смысле задыхаться в документах.

Первым делом – начали растить штат, но до бесконечности это делать полный абсурд.

С трёх человек, которые контролировали документы сотрудников, выросли до пяти. При этом никто не отменял косяки и ошибки в этих документах (уже в пятерном размере).

Главный бухгалтер седЕла, глядя на это, но виду на собраниях не подавала. Все типо в бухгалтерии нормально, все под контролем.

Но мы-то с девочками, которые не выходили из офиса с 7 утра до 9 вечера, по дороге в метро сплетничали насчет того, что они скоро с ума сойдут от такой нагрузки.

Узнал себя сейчас кто-нибудь – 100% ))

В общем, мы решили – так больше нельзя.

И реализовали генератор документов.

Конечно же, не сами. Обратились к специалистам, которые сделали его для нас.

Для нас создали удобный сервис: один раз грузим шаблон, один раз вбиваем данные сотрудника. И вуаля: полный комплект по нему готов.

С любой компанией, с любыми датами договора.

И еще и автоматически проверяет система – самозанятый ли сотрудник на данный момент, если нет: то показывает ошибку и договор для него не делает.

Аллилуйя!

Тут все перепугались, что сейчас их уволят, но такого не бывает, чтобы в бухгалтерии работы не нашлось )))) ❤

Много воды утекло с тех времен, я уже в компании, которая занимается разработкой различных высоконагруженных сервисов, мобильных приложений и профессиональных решений для бизнеса.

Только за прошлый год мы реализовали для российских и зарубежных компаний более 50 решений, автоматизирующих процесс.

Я поняла, что аналогичный сервис генерации документов будет полезен каждой второй крупной компании.

Суть в том, что в каждом бизнесе проблемы в целом похожие, отличаются только нюансами. Все зависит от его потребностей, специфики, размера и направления.Сейчас у нас есть базовое решение, которое можно использовать с подобным кейсом.

Но мы можем адаптировать генератор документов, который подойдёт именно вашему бизнесу.

Обычно в этот момент хватаются за сердце системные администраторы, которые и так по уши в работе, заявках от коллег, тут еще чет надо внедрять новое и объяснять "любимой" бухгалтерии ))

⛔ СТОП! Мы все САМИ сделаем, САМИ спросим что необходимо, какие документы, с каким алгоритмами, САМИ научим и бухгалтерию и подбор персонала и отдел кадров с охраной труда и др как за 2 клика сформировать весь необходимы пакет документов.

Генератор станет помощником для среднего и крупного бизнеса любых направлений.

Каким отделам он может значительно облегчить жизнь?

•Бухгалтерия

•Финансовый отдел

•Юридический отдел

•Отдел кадров

•Подбор персонала

•Охрана труда

•Отдел продаж

•Отдел логистики

Это лишь пример, чтобы зацепить ваше внимание, на самом деле можно адаптироваться и под МФЦ, Мои документы и тд...

Мы анализируем конкретно ваши задачи. Изучаем все процессы и документы, связанные с ними.

Формируем необходимые шаблоны

Делаем удобный для вас интерфейс сервиса.

Мы можем интегрировать сервис с вашей базой данных.

А можем создать базу данных специально для вас!

Итог: нужно вбить данные в базу один раз, а любой сотрудник потом сможет подтянуть их для формирования необходимых документов. Это могут быть данные сотрудников, КА, информация о различных подразделениях, информация о товаре, да что угодно!

Можно даже сформировать личный кабинет для каждого сотрудника (КА/объекта/впишите своё), с соответствующим уровнем доступа, где будут храниться все необходимые данные и документы.

Только представьте:

Задача – обновить договоры со всеми сотрудниками компании в которой например даже 1 000 сотрудников. Звучит, как недели две непрерывной работы.

Но с генератором это можно будет сделать за несколько минут.

Есть готовый шаблон, есть данные из вашей базы – пара щелчков, и готово.

Более того, сервис потом подготовит реестр этих документов и сможет разослать договоры на почту всем заинтересованным. В любом формате – word или pdf с подписью и печатью, если уместен электронный формат.

Условная "Марья Ивановна" будет счастлива и начнёт работать в 3 раза продуктивнее, сдавать отчетность, а не чахнуть над горой договоров.

Что ещё из удобного?

Предположим, вашей компании удобно работать только с самозанятыми.

Так вот: сервис, во время оформления договоров, может проверить наличие самозанятости у каждого сотрудника. Нет самозанятости – нет договора и отдельно выделим его.

Какие документы может готовить генератор?

ЛЮБЫЕ

А если подробнее:

Договоры с сотрудниками

Договоры с контрагентами

Приказы

Инструкции

Положения

Отчетность по установленным формам

Любые внутренние документы компании

А ещё, сервис может формировать удобный реестр документов. Его можно скачать одним файлом, а можно каждый файл по отдельности.

Сервис удобен при работе с контрагентами.

Представьте, у вас много, очень много заказчиков и сотни однотипных договоров.

А ещё, эти договоры могут быть не на разовые услуги, а на оказание услуг на определённый срок.

У каждого договора свой срок длительности и условия о пролонгации.

Звучит довольно жутко.

Но! Наш генератор документов не только сможет готовить договоры с каждым КА и сотрудником за пару минут (только представьте: вы ввели исходные данные, а сервис быстро расставил их во все в нужные места), но и будет напоминать об истечении срока действия и условиях пролонгации. Это может здорово помочь для избежания штрафов и прочих проблем.

Или, например, у вас крупный бизнес с огромным количеством небольших идентичных подразделений. Например, сеть магазинов.

И каждому подразделению нужен свой пакет документов.

Согласитесь, очень удобно вбить один раз данные конкретного объекта, а все необходимые документы (от пожарной безопасности до договора на вывоз мусора – сформируются сами).

В целом, возможности генератора практически безграничны.

В чем крутость генератора и главное отличие от похожих сервисов?

Тем, что мы создадим все конкретно для вас!

Не надо разбираться в каких-то настройках, пытаться адаптировать под особенности своего предприятия и т.д.

Мы проанализируем вашу задачу, поймём, с какими рутинными проблемами сотрудники сталкиваются ежедневно и доработаем сервис конкретно для вас.

Предусмотрим все: от удобного интерфейса, до корпоративных требований и даже фирменного стиля.

С генератором будет удобно сформировать любой документ и отправить его для ознакомления "второй стороне". Но, конечно, это не отменяет возможность распечатать и подписать их – что ни говори, но именно в таком виде все договоры/отчёты и т.д. очень нравятся налоговой и другим проверяющим инстанциям.

Да и многие контрагенты привыкли работать с бумажными формами, для них это кажется надёжнее.

В общем: хотите помочь не сойти с ума вашим сотрудникам и не дуть штат, который будет косячить кратно?

Обращайтесь.

Мы готовы адаптировать генератор документов именно под ваш бизнес👌🏻

Как вам история? Не хочется быть душнилой, но коротко писать не получается 😅