Как планировать доходы и расходы?

Постоянно не хватает денег на ЗП, аренду или очередную закупку? Тогда эта статья для вас. Для тех, кому не терпится скачать файл, ссылка на него в конце этой статьи.

Я постоянно сталкиваюсь с ситуациями, когда в компаниях не хватает денег. По факту, здесь может быть только два варианта. Либо в компании, в принципе, не хватает денег для нормального существования, то есть оборот компании находится ниже точки безубыточности, либо денег не хватает из-за отсутствия финансового планирования доходов и расходов.И то и другое излечимо, но для каждой ситуации свой план действий. Есть очень простой инструмент, который позволяет определить в чем на самом деле проблема, и исправить эту системную ошибку в компании.

Процесс планирования доходов и расходов организации

Сразу нужно оговориться, что данный метод в корне отличается от стандартных принципов планирования доходов и расходов предприятия. Мы назвали этот инструмент "Система распределения средств". Суть его состоит в том, что мы с самого начала определяем статьи расходов, на которые будут распределяться все деньги. Далее мы создаем так называемые копилки, в которые будут распределяться деньги.

После этого в компании принимается правило, что любая сумма, которая приходит на расчетный счет распределяется по копилкам, и уже после этого производится расход денег. Если в нужный момент в какой-то копилке не хватает средств, то эта копилка может занять средства из другой. И как только в эту копилку поступят деньги, сразу же вернуть их обратно.

Внедрение такого механизма решает сразу несколько задач. Во-первых, вы оперативно сможете увидеть на что именно не хватает денег в компании и в какой момент времени, во-вторых, уже спустя месяц вы сможете понять денег не хватает в определенные моменты времени или в принципе по итогу месяца их недостает для нормального существования.Важно понимать, что один раз запустив такой механизм и проработав всего 1 месяц, вы можете найти ответы на вопросы, ответы на которые вы искали годами.

Первое с чего нужно начать, провести анализ планирования доходов и расходов, то есть определить и выписать все расходы, которые происходят в компании в течение месяца. Расходы нужно распределить по статьям. Здесь нет каких то обязательных правил. Важно, чтобы все расходы оказались в той или иной статье.Расходы нужно брать усредненно за год. Если нет такой информации, то хотя бы за 3 месяца. Чем больше будет период времени, тем точнее будет картина, поскольку есть платежи, которые компания делает 1 или 2 раза в год и если мы возьмем расходы за 1 месяц, то мы можем упустить важную информацию.Теперь необходимо вычислить процентное отношение каждой из статей от оборота. Таким образом вы получите копилки для распределения денег. Все, что остается сделать теперь, это создать таблицу планирования доходов и расходов, прописать туда в процентах значения напротив каждой из статей распределения и контролировать распределений средств по этим копилкам.

Звучит просто, на практике, конечно, все немного сложнее, но как показывает наш опыт вполне выполнимо.Первое с чем вы можете столкнуться - это отсутствие необходимой информации. На практике, когда пытаешься понять какие именно были расходы, бухгалтер не всегда четко может сказать на что был расход и в какую статью его можно отнести. В этом случае нужно смотреть документ о приходах и расходах и сортировать все расходы по нужным нам статьям.Вторая сложность может быть связана с тем, что некоторые расходы просто не записаны и мы не можем понять в какую категорию их отнести. В этом случае стоит распределить эти суммы равномерно по всем статьям не связанным с очевидными статьями, такими как, например, аренда или заработная плата. Скорее всего все деньги, которые будут выданы сотрудникам, будут записаны отдельно.Третья и самая просто решаемая сложность может возникнуть с бухгалтером. Ведь теперь ему придется заполнять отдельный документ, а это дополнительная работа. Этот вопрос решается проще всего. Определитесь для себя нужна ли вам система распределения средств. Если да, то просто отдайте указание, чтоб этот документ появился и было сделано все необходимое для этого.

В этом видео подробно рассказываю как работает система

Следующий вопрос, который у вас возникнет после того как вы внедрите систему распределения средств - это вопрос как вести учет доходов и расходов после планирования, а точнее как контролировать поступление денежных средств и распределение их по копилкам. В этом Вам поможет еще один простой документ, который мы разработали для себя.

Об этом расскажу здесь: