Вот для искоренения таких случаев, либо их недопущения в будущем, и существует юридический комплаенс, при котором все рабочие процессы приводятся в порядок: создаются положения, прописываются полномочия и ответственность сотрудников, внедряются режимы защиты информации, а также инструменты контроля. При этом, также убираются длинные цепочки прохождения документов и зависимость одного процесса от другого.