Штатный ИТ-отдел против аутсорса: как выгоднее автоматизировать бизнес

Автоматизировать рутинные задачи в компании можно двумя путями: формировать с нуля штатный ИТ-отдел или привлекать команду на аутсорсе. В этой статье сравним тот и другой вариант, чтобы определить, какой из них дешевле, быстрее и проще в процессе внедрения, а потом в обслуживании.

Что дешевле?

Исходя из потребностей компании автоматизированную систему разрабатывают индивидуально, поэтому о затратах можно сказать лишь приблизительно. Обсудим общие принципы и требования, с которыми предстоит столкнуться на этом пути.

Создание собственного IT-отдела предполагает найм целой команды: программисты, системный администратор и руководитель отдела. Зарплата каждому обойдется минимум в 250 тысяч рублей без учета налогов. Наиболее высококвалифицированные исполнители стоят порядка в 350-400 тысяч. Прибавляем расходы на отпуска (около 4 недель) и больничные (среднестатистически около 2 недель ежегодно). Если вы хотите устроить круглосуточную техподдержку, учитывайте дополнительные затраты.

Прибавляем налоги и другие сопутствующие траты:

Это список расходов, который лежит на поверхности. Скорее всего, будут внеплановые расходы, вроде покупки обновления ПО, зарплат для привлеченных фрилансеров в периоды пиковой нагрузки, расходов на содержание офиса, оплат консультаций по поводу юридических регуляций, таких как соблюдение норм GDPR и т. д.

Какие траты предстоят, если отдать процесс автоматизации на аутсорс? Конечно, здесь тоже все индивидуально, зависит от вашего запроса и подрядчика. Ниже приведу конкретные цифры на примере нашей компании Checkadvisor.

Мы помогаем бизнесам усиливать отделы продаж за счет автоматизации расчета строительных, пожарных и инженерных спецификаций. Менеджер загружает файл, и за несколько минут программа выдает готовое коммерческое предложение. Наша тарифная система разработана таким образом, что заказчик платит только за результат, в нашем случае, за каждую распознанную строчку заявок от клиентов, пропущенную через систему.

При этом мы предоставляем круглосуточную техподдержку с самого начала совместной работы и до тех пор, пока она нужна. Таким образом, аутсорс позволяет существенно сэкономить и избавляет предпринимателя от множества забот.

Вам может показаться, что расчеты выглядят подозрительно, мол, это либо обман, либо качество услуги очень низкое, ведь хорошее дешевым не бывает. Но здесь другая логика. Сколько стоит собрать паровоз самостоятельно? Несколько миллионов долларов. Нужно заказать детали, найти инженеров, подходящее помещение и т.д. Сколько стоит купить готовый паровоз? Подержанные паровозы в рабочем состоянии могут стоить от 50 до 500 тысяч долларов, если это не особый экземпляр, который имеет культурное или историческое значение. Сколько стоит прокатиться на паровозе? Путешествия на ретропоезде стоят от 3 до 10 тысяч рублей. Возникает вопрос, почему так дешево? Дешево там, где мы не изобретаем что-то сами, а берем готовое решение в аренду. Так же и с программами для автоматизации на аутсорсе.

Сколько времени нужно, чтобы сформировать собственный IT-отдел с нуля и получить от него результат? Только найм IT-специалистов в среднем занимает от полутора месяцев до полугода. За это время вы находите кандидатов, проводите собеседования, ждете, пока они уволятся с предыдущих мест работы и выйдут к вам. Речь идет о каких-то простых, а не редких и узкоспециализированных вакансиях.

После того, как команда собрана, она приступает к своей работе:

Сложно точно рассчитать срок, за который будут пройдены основные этапы, — факт, что это будет длиться несколько лет. Для примера, разработка нашей программы и ее доработка до эффективного рабочего состояния заняли 4 года.

Внедрение системы Checkadvisor занимает от 1 до 3 месяцев, в зависимости от размера базы. Если она составляет несколько тысяч товаров, то интеграция может пройти даже за 2-3 недели. Если база насчитывает от 100 тысяч единиц, это более обширный и сложный процесс, который займет 2-3 месяца. За это время проходит адаптация программы к запросу компании, ее полная интеграция и обучение менеджеров, которые в дальнейшем будут с ней работать. В ежедневном режиме мы показываем сотрудникам, как правильно работать с файлами и пользоваться внутренним поиском, полностью сопровождаем команду заказчика по вопросам, связанным с программой.

В предыдущем разделе я рассказал о сложности создания IT-отдела и о тех аспектах, которые придется решать предпринимателю. На формирование собственной команды уходит немало человеческих ресурсов: работа HR-отдела по поиску кандидатов и собеседованиям; время руководства, которое потребуется на дальнейших собеседованиях и при передаче дел; ресурсы на адаптацию и обучение новых сотрудников. Непосредственная разработка программы также потребует большой включенности.

Далее рассмотрим подробнее, какова степень сложности внедрения автоматизации с компанией на аутсорсе.

Этап 1. Внедрение программы через обучение системы: мы прорабатываем базу данных, адаптируем ее под нашу систему распознавания OCR и настраиваем поисковые модули. Затем заказчик передает нам файлы, которые обычно присылают клиенты или которые используются в компании самостоятельно: проекты и коммерческие предложения в разных форматах Word, Excel, фотографии и т.д.. Все это мы скармливаем системе и адаптируем ее под запрос клиента.

Этап 2. После настройки пользователь получает 85-90% успешного поиска и распознавания. С каждым разом это значение повышается и система значительно ускоряет работу менеджеров по продажам. Важная роль адаптации в том, что мы за это время настраиваем и тегируем базу данных, благодаря чему программа выдает на одну позицию по несколько аналогов, иногда до десяти позиций, в зависимости от номенклатуры. Так что у менеджеров есть возможность вручную выбрать наиболее подходящий вариант или предложить клиенту несколько на выбор.

Этап 3. Платформа Checkadvisor полностью готова к работе. Клиент получает собственные логин и пароль от сервиса. Наша техническая поддержка остается на связи, чтобы ответить на любые вопросы, возникающие в процессе эксплуатации программы.

Кто-то может сказать, что штатный отдел эффективнее, ведь там будет разработано решение под индивидуальные запросы компании. Но подрядчики на аутсорсе также часто предлагают необходимую кастомизацию. Просто они осуществляют ее уже на базе своей проверенной разработки, что значительно ускоряет внедрение автоматизации и делает результат более предсказуемым.

Если хотите узнать больше о том, как работает наша технология и проверить ее в деле, заходите на официальный сайт. Там вы можете загрузить пробный файл в любом удобном формате и увидеть принцип работы программы. Оставляйте заявку на созвон на сайте, обсудим, как сделать ваш бизнес эффективнее.