Как вести учет продаж автомобилей с помощью AppSheet?

Всем привет! На связи команда Helpexcel.pro. Сегодня делимся кейсом клиента по оптимизации учета автомобилей для небольшой сети салонов с помощью приложения AppSheet.

Внедрить систему оптимизации учета автомобилей в салонах, покупок машин у разных поставщиков и приобретения доп. оборудования (сигнализаций, магнитол и т.д.). Также заказчик очень хотел вести учет перемещения авто и доп. оборудования между салонами.

Использовали приложение AppSheet и связали его с Google Таблицей.

Вкладки приложения аналогичны некоторым листам таблицы. Первая вкладка – это реестр автомобилей, которые уже есть в салонах или куплены у поставщиков и на пути в салон. На этой вкладке указан статус «В салоне» или «Еще в пути». Тут же указана себестоимость авто и балансовая стоимость, которая может меняться, если покупатель захочет установить доп. оборудование или с машиной будут совершать какие-то финансовые сделки.

Изменить балансовую стоимость можно в карточке автомобиля, если добавить туда данные о финансовых операциях. Также там виден статус машины и информация об установке доп. оборудования.

С помощью специальной формы в этот реестр можно добавлять автомобили. Выпадающие списки настраиваются в привязанной к приложению таблице.

На этой вкладке мы реализовали «Реестр перемещения автомобилей». Машины перед продажей могут перемещаться между салонами. Вот здесь мы и прослеживаем путь авто от поставщика до покупателя.

Изменения в реестр вносим с помощью этой формы:

Третья вкладка в нашем приложении – «Реестр дополнительного оборудования». Тут собирается вся информация о закупках дополнительного оборудования и перемещении его между салонами.

Если оборудование установили на машину, информация появится в столбце «Авто». Информация об установке оборудования на авто автоматически попадет в карточку машины, а балансовая стоимость будет скорректирована.

Скрин формы для добавления информации в реестр:

Четвертая вкладка – для финансовых операций.

Сюда можно добавить статьи ДДС от выплат зарплат команде и до закупок авто у поставщиков. Этот реестр можно дополнить по форме, аналогичной формам выше. Финансовые операции можно проводить с привязкой к конкретному авто. Так проще фиксировать дополнительные расходы для корректировки балансовой стоимости машины.

Последняя вкладка – для информации обо всех продажах авто:

Каждой вкладке приложения соответствует такой же лист в таблице. Функции мы рассмотрели выше, добавим только, что изменения в них можно вносить как из приложения, так и вручную в таблице.Лист «Актуальный склад автомобилей» формируется на основе «Реестра перемещения автомобилей». Здесь отображаются все авто со складов компании.

Таким же способом мы организовали учет дополнительного оборудования. Есть «Реестр перемещений дополнительного оборудования». В нем собрана информация о пути каждой позиции от поставщика до установки на авто. На основе этого реестра формируется лист «Актуальный склад дополнительного оборудования».

На основе «Реестра перемещений дополнительного оборудования» формируется лист с отчетом. В нем видно, какое оборудование пришло, сколько его было установлено и какой остаток есть на заданный период в конкретном салоне.

На листе «Доп. продукты» мы отмечаем финансовые продукты, например, страховку. В этой же таблице добавлен лист «Финансовые операции» (аналогичная вкладка в приложении) с зарплатами сотрудников. В левой части добавлены зарплаты, премии и штрафы, а в правой – общий отчет по сотрудникам и финансовыми операциям, связанных с их зарплатой.

Лист «Поставщики» собирается из листов «Перемещения Авто» и «Финансовые операции». Сюда автоматически подгружаются все поставщики с ненулевым сальдо и фиксируются долги.

Лист «Управленческий баланс» — это отчет, где видны финансовые результаты компании. Выглядит, как сводка об активах и пассивах предприятия. Строится строго по месяцам.

Отчет «CashFlow» - стандартный отчет о движении средств. Разбили его на 2 блока: «Поступления» и «Расходы». Он формируется по месяцам, но можно выбрать год и салон.

Лист «P&L» - это отчет о прибылях и убытках. На отдельном листе видны остатки средств на различных счетах (даты можно выбрать самостоятельно).

На листе «Справочник» настроены выпадающие списки в приложении и таблице и создан список сотрудников для распределения уровней доступа к приложению.

Еще больше интересных новостей и подборок в нашем Telegram. Будем ждать.