Что изменится в работе с онлайн-кассами с марта 2025 года?
С 1 марта 2025 года вступают в силу новые правила, которые серьезно повлияют на бизнес. Компании уже разделились на три группы: одни полностью подготовились, другие только разбираются в новых требованиях, а третьи находятся в состоянии паники. Разбираемся, какие изменения ждут и к чему стоит готовиться заранее.
Новые правила для онлайн-касс с марта 2025 года: что изменится?
С 1 марта 2025 года вступают в силу масштабные изменения в работе с онлайн-кассами. Они затронут способы отправки чеков, расчеты через СБП и требования к месту нахождения кассы.
Разбираемся, к чему готовиться бизнесу.
Отправка чеков: новый способ
Сейчас чеки можно выдавать двумя способами:
- Распечатать бумажный чек.
- Отправить в электронном виде (по SMS или e-mail).
С марта 2025 года появится третий вариант: отправка через сервис ФНС «Мои чеки онлайн».
Как это работает?
- Продавец получает контактные данные покупателя и указывает их в чеке.
- Покупатель соглашается на такой способ отправки.
- Чек отправляется через сервис ФНС, а клиент может в любое время зайти в систему и проверить его наличие.
Чек при оплате через СБП: теперь обязателен
Ранее закон № 54-ФЗ не давал четкого ответа, нужно ли пробивать чек при расчетах через Систему быстрых платежей (СБП). С 1 марта 2025 года этот пробел устранили: теперь при любой оплате по СБП чек обязателен.
Это важное изменение, которое потребует от бизнеса пересмотреть систему учета платежей и, при необходимости, настроить интеграцию кассы с СБП.
Где должна находиться касса?
Ранее в законе не было четко прописано, где именно должна находиться касса при расчетах с клиентами. Теперь правила конкретизировали:
- Если оплата происходит при участии покупателя, касса должна находиться на месте расчета.
- В заведениях общепита касса может находиться в месте хранения наличных денег — выносить ее каждому клиенту не требуется.
- Если используется касса с автоматическим устройством (например, вендинговый аппарат), ее можно перемещать без отсоединения.
Что делать, чтобы подготовиться?
- Проверить настройки кассового оборудования и убедиться, что оно поддерживает новый способ отправки чеков.
- Обновить внутренние регламенты — сотрудники должны понимать, как теперь работать с чеками.
- Настроить автоматическую передачу чеков в сервис ФНС, если компания планирует использовать этот вариант.
- Проконтролировать соблюдение новых требований при расчетах по СБП, чтобы избежать штрафов.
Как изменится порядок расчетов с ККТ в общепите с 1 марта 2025 года
Сфера общественного питания долгое время пользовалась пробелами в законодательстве при расчетах с клиентами. Официанты сначала приносили пречек, принимали оплату, а вот выдавать официальный чек зачастую «забывали». Это позволяло недобросовестным заведениям занижать налоги, ведь в отчетности операция не фиксировалась.
С 1 марта 2025 года такие схемы больше не сработают — вступает в силу новый порядок расчетов с ККТ. Теперь чек должен выдаваться до оплаты, а не после.
Как будет выглядеть процесс расчета по новым правилам?
- Гость просит счет.
- Официант приносит счет с уже сформированным чеком.
- Гость оплачивает, а данные сразу поступают в ФНС.
Таким образом, пречек больше не нужен, а операции становятся полностью прозрачными.
Какие плюсы это дает бизнесу?
- Исключается необходимость пробивать два чека (сначала пречек, потом основной), что снижает затраты на бумагу.
- ФНС автоматически получает данные обо всех операциях, что уменьшает вероятность внеплановых налоговых проверок.
Но есть и сложности:
⚠ Если гость внезапно меняет способ оплаты (например, сначала говорит, что заплатит картой, а потом передумывает и достает наличные), официанту придется пробивать чек на возврат и только потом выбивать новый. Это усложняет процесс работы персонала и может увеличить время обслуживания.
Новые сроки регистрации касс: теперь быстрее
Регистрировать, перерегистрировать или снимать с учета кассовый аппарат теперь будет быстрее.
В каких случаях подается заявление в ФНС?
- Регистрация кассы — при начале деятельности.
- Перерегистрация — при окончании срока регистрации.
- Снятие с учета — при закрытии бизнеса.
Сейчас на обработку заявления у налоговой есть 10 рабочих дней, но с 1 марта 2025 года этот срок сократят вдвое — ответ будет приходить не позднее 5 рабочих дней.
Изменения в регистрации кассовой техники с 1 марта 2025 года
С 1 марта 2025 года процесс регистрации и перерегистрации ККТ станет проще. Уменьшится количество обязательных документов, а часть операций можно будет выполнить без подачи заявления в налоговую.
Что изменится?
- Не нужен отчет о регистрации при постановке ККТ на учет. Теперь для регистрации кассы достаточно добавить в нее регистрационный номер, а оператор фискальных данных (ОФД) сам передаст информацию в ФНС. Это исключает необходимость подачи отдельного отчета о регистрации (п. 3.1 ст. 4.2 закона № 54-ФЗ).
- Перерегистрация без заявления. Если параметры ККТ изменились (например, сменился режим налогообложения), больше не нужно направлять заявление в налоговую. Достаточно сформировать отчет об изменении параметров, и оператор фискальных данных передаст его в ФНС (п. 4.1 ст. 4.2 закона № 54-ФЗ).
Когда налоговая может отказать в регистрации или перерегистрации?
Если поданные сведения окажутся неполными или недостоверными, ФНС вправе отказать в регистрации кассы. В этом случае придется подавать заявление в общем порядке, что может затянуть процесс.
Новое основание для снятия кассы с учета
Сейчас налоговая может аннулировать регистрацию ККТ без уведомления владельца в следующих случаях:
- Касса не соответствует требованиям закона № 54-ФЗ (п. 15 ст. 4.2).
- Владелец прекратил деятельность (ИП или юрлицо сняты с учета в ФНС) (п. 18 ст. 4.2).
- Истек срок действия ключа фискального накопителя (п. 16 ст. 4.2).
С 1 марта 2025 года появится еще одно основание: непредоставление инспектору доступа к ККТ.
Если в ходе проверки налоговый инспектор запросит доступ к кассовому аппарату, отказ может привести к снятию ККТ с учета без предупреждения. Повторная регистрация будет возможна только после выполнения требования инспектора (п. 19 ст. 4.2 закона № 54-ФЗ).
Новые требования к кассовым чекам и освобождение от ККТ с 1 марта 2025 года
С 1 марта 2025 года в закон № 54-ФЗ внесут изменения, которые повлияют на работу с кассами, требования к чекам и категории предпринимателей, освобожденных от использования ККТ.
Новые требования к кассовым чекам
До сих пор владельцы касс могли экономить на расходных материалах — использовать мелкий шрифт и низкое качество печати, чтобы сократить затраты. Теперь этот пробел устранят.
ФНС получит право устанавливать:
- минимальные требования к качеству печати;
- размер символов на чеке;
- междустрочный интервал;
- качество и скорость отображения QR-кода на автоматических устройствах.
Изменения в требованиях к кассовой технике
С 1 марта 2025 года все ККТ должны соответствовать новым стандартам:
- иметь корпус;
- быть оснащены одним фискальным накопителем.
Эти требования касаются, в первую очередь, производителей кассовой техники. Обычные пользователи, покупая ККТ, должны просто учитывать, что с весны 2025 года на рынке будет доступна только техника, соответствующая этим нормам.
Кто сможет не использовать ККТ
В список предпринимателей, освобожденных от применения касс, добавлены новые категории:
- ИП в сфере образования и спорта Деятельность должна быть основной и подтверждена лицензией.Все расчеты с клиентами проводятся только в безналичном виде (без предъявления карты).Ранее это освобождение касалось только образовательных и спортивных организаций, теперь распространяется и на ИП.
- Пункты приема вторсырья В список освобожденных от ККТ теперь включены пункты приема вторичных ресурсов (например, стеклотары, макулатуры, пластиковых отходов).Но исключение не распространяется на пункты, принимающие лом черных и цветных металлов, драгоценные металлы и камни.
Окончание переходного периода для новых регионов
С 1 февраля 2025 года заканчивается освобождение от применения ККТ для новых регионов России (ДНР, ЛНР, Запорожская и Херсонская области).
Однако для отдельных категорий бизнеса предусмотрены переходные сроки:
- До 1 марта 2025 — компании на УСН или ЕСХН с наемными сотрудниками.
- До 1 мая 2025 — ИП с работниками.
- До 1 июня 2025 — ИП на ОСНО без сотрудников.
- До 1 июля 2025 — ИП на УСН без работников.
- До 1 августа 2025 — ИП на ЕСХН или ПСН без работников.
После завершения этих сроков все предприниматели и организации в этих регионах должны будут перейти на использование онлайн-касс.
Как изменятся правила работы с ККТ на рынках и ярмарках с 1 марта 2025 года
С 1 марта 2025 года большинство предпринимателей, работающих на рынках и ярмарках, обязаны применять кассы. Исключения останутся лишь для отдельных категорий бизнеса.
Какие продавцы освобождаются от ККТ
Некоторые ИП и организации смогут продолжить работу без касс, но только при соблюдении определенных условий:
- ИП на ПСН. Освобождение распространяется только на определенные виды деятельности (пп. 5, 20, 22, 25, 37, 46–48, 50–56, 64, 66 п. 2 ст. 346.43 НК РФ).Примеры деятельности: ремонт ключей, услуги общепита, выпечка хлебобулочных и кондитерских изделий. Ярмарка должна быть небольшой — до 50 торговых мест, работать регулярно (ярмарки выходного дня).
- ИП и организации на ЕСХН. Освобождение действует при наличии не более трех торговых мест. Общая площадь торговых точек и складов — до 15 кв. метров.
- Сельскохозяйственные потребительские кооперативы. Освобождение действует до 1 сентября 2025 года. Касса не требуется, если товар передается покупателю сразу при расчете. С 1 сентября 2025 года применение ККТ станет обязательным.
Временные послабления Для тех, кто обязан применять ККТ с 1 марта 2025 года, но еще не успел адаптироваться, до конца 2025 года действует упрощенный режим — в кассовых чеках можно не указывать название и количество товаров.
Что изменится для управляющих компаний рынков и ярмарок
С 1 марта 2025 года управляющие компании (УК), которые сдают в аренду торговые места, должны контролировать, чтобы арендаторы соблюдали требования закона о ККТ.
Что делать, если арендатор не использует кассу?
- Выявление нарушения УК должна проводить ежемесячные проверки.Если арендатор обязан применять ККТ, но не делает этого, управляющая компания выдает ему предписание и приостанавливает его работу.
- Исправление нарушения В течение 15 рабочих дней арендатор обязан зарегистрировать кассу и предоставить документы.Если этого не происходит, договор аренды расторгается.
Проверка наличия кассы перед заключением договора
- С 1 марта 2025 года УК обязаны проверять, есть ли у арендатора зарегистрированная ККТ.
- Арендатор должен предоставить карточку регистрации ККТ.
- Проверить наличие кассы можно будет на сайте ФНС.
Новые штрафы для управляющих компаний рынков и ярмарок
С 1 марта 2025 года управляющие рынками компании (УК) обязаны контролировать, чтобы арендаторы применяли кассы и выдавали чеки покупателям. За несоблюдение этих требований вводятся новые штрафы по ст. 14.5 КоАП РФ.
Если УК не проверяет, используют ли арендаторы ККТ, это считается нарушением. За это могут вынести предписание или оштрафовать.
Размер штрафов:
- Первое нарушение: Должностное лицо – от 40 до 50 тыс. рублей. Организация – от 100 до 300 тыс. рублей.
- Повторное нарушение: Должностное лицо – до 80 тыс. рублей. Организация – до 1 млн рублей.
Как избежать штрафов?
- Регулярно проверять арендаторов – УК обязана ежемесячно контролировать, проводят ли продавцы расчеты через кассу.
- Выдавать предписания при нарушениях – если арендатор не применяет ККТ, УК должна уведомить его и приостановить работу торговой точки.
- Проверять ККТ перед подписанием договора – до заключения аренды УК должна убедиться, что у арендатора есть зарегистрированная касса (сделать это можно через сайт ФНС).
Цель предстоящих изменений — упорядочить работу продавцов, обязанных использовать онлайн-кассы и выдавать чеки, а также повысить прозрачность и контроль над операциями. Важно, чтобы организации и ИП заранее подготовились к нововведениям, чтобы избежать штрафов и других санкций.
Больше полезных материалов и актуальных новостей для бизнеса в нашем Телеграм-канале ✓