Зачем бизнесу электронный документооборот и как правильно его внедрить
Электронный документооборот (ЭДО) — это современный инструмент, который позволяет компаниям отказаться от бумажных документов и перейти на цифровой обмен. Он помогает оптимизировать внутренние процессы, ускорить взаимодействие с партнерами и клиентами, а также упростить работу с государственными органами.
Что такое ЭДО
ЭДО — это система, позволяющая передавать, подписывать и хранить документы в электронном формате. Это могут быть счета, договоры, акты, накладные и даже налоговая отчетность. Вместо бумажных версий используются цифровые файлы с электронной подписью, имеющие ту же юридическую силу, что и традиционные документы.
Виды электронного документооборота
- Внутренний ЭДО – обмен документами внутри компании. Это могут быть служебные записки, приказы, внутренние отчеты, бухгалтерская документация. Компании сами определяют, какие системы использовать: облачные хранилища, почту, специализированные программы.
- Внешний ЭДО – обмен документами с контрагентами: клиентами, поставщиками, подрядчиками. В этом случае важно соблюдать требования сторон и законодательства, чтобы документы имели юридическую силу.
- Государственный ЭДО – передача документов в налоговые органы, Росстат, Пенсионный фонд и другие государственные структуры. Используется для сдачи отчетности, запросов, уведомлений.
Как работает ЭДО
Для внешнего документооборота необходим оператор ЭДО — сервис, который обеспечивает юридическую значимость передаваемых документов и их сохранность. Операторы предоставляют два вида решений:
- Коробочные версии – устанавливаются на сервер компании и работают внутри нее.
- Облачные решения – позволяют работать с документами через интернет, обеспечивая доступ из любой точки мира.
ЭДО позволяет экономить время, снижать расходы на бумагу и курьерские услуги, минимизировать ошибки при работе с документами и ускорять деловые процессы.
Почти все процессы в сервисах ЭДО автоматизированы, что позволяет передавать документы за считанные секунды. Алгоритм работы такой:
- Создание документа: Сначала в системе создается или загружается нужный документ (например, договор, счет-фактура или акт). Документ может быть подготовлен заранее или создан в процессе работы.
- Подписание: После подготовки документа, он подписывается электронной подписью (ПЭП или КЭП) отправителя. Это гарантирует юридическую силу документа, обеспечивая его соответствие законодательным требованиям.
- Отправка: Документ автоматически отправляется в сервис ЭДО, где система проверяет его корректность и соответствие формату. В случае использования системы с роумингом, документ передается контрагенту, даже если он использует другую платформу ЭДО.
- Получение: Контрагент получает уведомление о поступлении документа. Он может открыть его в системе и проверить. Если все устраивает, документ подписывается его электронной подписью.
Алгоритм работы электронного документооборота значительно ускоряет процессы обмена и контроля за документацией, устраняя многие временные и ресурсные затраты, характерные для традиционного бумажного документооборота.
Электронная подпись:
Для работы с ЭДО обязательно нужна электронная подпись, которая является цифровым аналогом личной:
- Простая электронная подпись (ПЭП) используется для внутреннего документооборота, когда документы циркулируют только внутри компании.
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП) необходима для обмена документами с контрагентами и государственными органами. КЭП имеет повышенный уровень защиты и подтверждается аккредитованным удостоверяющим центром.
Кроме того, существует Неквалифицированная электронная подпись (НЭП), которая может применяться для внешнего документооборота, но для этого потребуется заключить отдельное соглашение с контрагентами, подтверждающее юридическую силу таких подписей.
Кому нужен электронный документооборот
Электронный документооборот помогает компаниям ускорить процессы обмена документами, сэкономить время и упорядочить работу с документацией. Он будет полезен для компаний, работающих с счетами, заключающих договоры с партнерами из других регионов, а также для организаций с большим штатом сотрудников и множеством внутренних процессов. ЭДО особенно необходимо тем, кто занимается продажей маркированных товаров или участвует в госзакупках.
Кроме того, ЭДО ускоряет заключение сделок, так как не нужно ждать доставки документов почтой или курьером — их можно подписать за несколько минут. Вся документация хранится в одном месте, что упрощает поиск нужных файлов. Систематизация работы с документами помогает избежать потерь и упрощает учет.
ЭДО подходит для различных организаций: компаний, индивидуальных предпринимателей, самозанятых и всех, кто активно обменивается документами в своей деятельности.
Как выбрать подходящий сервис ЭДО для бизнеса
Если вам необходимо внедрить систему ЭДО только для обмена документами внутри компании, стоит обратить внимание на системы электронного документооборота (СЭД). Эти решения предназначены именно для внутреннего документооборота, помогая упорядочить делопроизводство внутри организации. Среди популярных систем можно выделить EnDocs и Directum RX.
Для организаций, которые планируют обмениваться документами с контрагентами или государственными органами, стоит использовать оператора, включенного в перечень ФНС. В нем собраны данные о различных операторах ЭДО, их функциональности и особенностях работы.
При выборе подходящего сервиса стоит обратить внимание на следующие моменты:
- Роуминг с другими операторами. Роуминг — это возможность обмениваться документами с контрагентами, использующими другие системы ЭДО. Некоторые сервисы позволяют обмениваться документами с большинством популярных платформ, расширяя возможности для работы, в то время как другие ограничены определенными операторами.
- Демо-доступ. Желательно выбирать сервис, который предоставляет демо-доступ или бесплатный тариф. Это даст вам возможность ознакомиться с интерфейсом и функциями платформы без необходимости сразу подписывать контракт. Чем проще и интуитивно понятнее система, тем легче ее внедрить и обучить сотрудников.
- Тарифы. Важно учитывать различные тарифные планы. Многие сервисы предлагают бесплатные входящие документы или пакеты исходящих, что может быть полезно для организаций с ограниченным бюджетом.
- Дополнительные функции. Проверьте, поддерживает ли сервис функции, необходимые именно вашему бизнесу.
Лучшие сервисы ЭДО для бизнеса
На рынке существует несколько популярных сервисов ЭДО, каждый из которых имеет свои особенности и преимущества. Рассмотрим наиболее востребованные из них.
1. 1С-ЭДО
1С-ЭДО — это сервис, который идеально интегрируется с продуктами 1С, используемыми для бухгалтерского учета и управления бизнесом. Этот сервис предоставляет возможности для обмена электронными документами с контрагентами и государственными органами. Он автоматизирует многие процессы, такие как обмен счетами-фактурами, актами, накладными, а также предоставляет возможность формирования и отправки отчетности в ФНС и другие регуляторные органы.
Преимущества 1С-ЭДО:
- Интеграция с 1С: позволяет использовать один инструмент для работы с бухгалтерией и документооборотом, что существенно упрощает процесс.
- Автоматизация обмена документами: сокращает время на обработку и передачу документов, уменьшая риски ошибок.
- Поддержка различных форматов: сервис поддерживает обмен бухгалтерскими, налоговыми и другими документами.
2. Контур.ЭДО
Контур.ЭДО — это один из самых популярных сервисов на российском рынке для обмена электронными документами. Сервис обеспечивает легкость и скорость взаимодействия с госорганами, такими как ФНС, ПФР, а также контрагентами. Контур.ЭДО подходит для малого и среднего бизнеса, обеспечивая простоту в использовании и настройке.
Преимущества Контур.ЭДО:
- Гибкость: сервис поддерживает работу с большинством популярных бухгалтерских систем, включая 1С.
- Интерфейс: удобный и интуитивно понятный интерфейс, что облегчает процесс обучения сотрудников.
- Подключение к госорганам: возможность отправлять отчетность в налоговые органы и ПФР.
3. Диадок
Диадок — это сервис, который ориентирован на юридические лица и позволяет обмениваться электронными документами с контрагентами. Он предлагает высокую степень безопасности и удобство в работе с различными типами документов, такими как счета-фактуры, акты и накладные. Диадок также поддерживает работу с государственными органами, что позволяет интегрировать этот сервис в систему отчетности и документооборота.
Преимущества Диадок:
- Безопасность: сервис обеспечивает высокую степень защиты данных и безопасность обмена документами.
- Широкий функционал: поддержка различных типов документов, включая те, которые могут быть необходимы для ведения отчетности в налоговых органах.
- Интерфейс: простой и понятный интерфейс, который легко осваивается пользователями.
4. СБИС
СБИС — это комплексная система для бизнеса, которая включает в себя инструменты для обмена электронными документами, бухгалтерского учета, налоговой отчетности и других бизнес-процессов. Сервис предоставляет возможность работать с контрагентами, госорганами и интегрироваться с различными учетными системами, включая 1С.
Преимущества СБИС:
- Многофункциональность: кроме ЭДО, СБИС предоставляет решения для бухгалтерии, расчетов с контрагентами и других процессов.
- Интеграция с 1С: позволяет интегрировать сервис с существующими учетными системами.
- Поддержка различных форматов: сервис поддерживает все необходимые форматы для работы с отчетностью и документооборотом.
Внедрение электронного документооборота в компанию за 5 шагов
Шаг 1: Подготовительный этап
Первым шагом необходимо четко определить цели и задачи перехода на электронный документооборот. Важно понять, зачем нужен ЭДО: для улучшения скорости обмена документами, сокращения затрат на бумагу и печать, повышения уровня безопасности или других целей. Следующий шаг — обсудить этот вопрос с контрагентами и убедиться, что они готовы перейти на ЭДО. Также нужно решить, какие документы будут храниться в электронной форме, а какие останутся в бумажном виде.
Шаг 2: Выбор оператора ЭДО и заключение договора
Необходимо изучить перечень ФНС, прочитать отзывы о сервисах и запросить демо-доступ в различных системах, чтобы на практике оценить их возможности и интерфейс.
Особое внимание стоит уделить тарифам, так как они могут сильно различаться: от базовых тарифов с бесплатными входящими документами до более продвинутых пакетов с возможностью отправки больших объемов документов. Для малого бизнеса с небольшим количеством исходящих документов подойдет тариф с бесплатными входящими и оплатой только за исходящие.
После выбора подходящего оператора следует подать заявку на подключение и заключить договор — это обеспечит безопасность в вопросах хранения и передачи документов.
Шаг 3: Организация перехода на ЭДО
Если в компании еще нет электронной подписи, ее необходимо оформить через аккредитованные удостоверяющие центры. Для внутреннего документооборота достаточно ПЭП (простой электронной подписи), а для внешнего обмена и работы с государственными органами потребуется квалифицированная электронная подпись (КЭП). Это обеспечит юридическую силу подписанных документов.
Шаг 4: Обучение сотрудников
Если система будет использовать не только руководитель, необходимо организовать доступ к сервису для всех сотрудников, которые будут работать с документами. Для упрощения перехода нужно составить и утвердить регламент работы с электронными документами, чтобы исключить ошибки и недоразумения, а также ускорить внедрение нового инструмента.
Шаг 5: Информирование контрагентов о переходе на ЭДО
Если в контракте с контрагентами не указан обмен документами через ЭДО, потребуется заключить дополнительное соглашение. При подписании новых договоров следует включать пункт о переходе на электронный документооборот. Также необходимо убедиться, что контрагенты работают с ЭДО и в какой системе. Если они используют другую платформу, нужно отправить приглашение для подключения. Если же контрагенты уже работают в той же системе, достаточно будет подтвердить обмен документами и начать работу.
Больше полезных материалов и актуальных новостей для бизнеса в нашем Телеграм-канале ✓