Как сообществу создавать мероприятия: на чем держать фокус

Вот такую сессию вчера провела в одном из московских сообществ молодых предпринимателей. Мне кажется, что это многим может быть полезно, поэтому делюсь (если что, ребята разрешили).

Пункт номер ноль, но очень важный. Нужно быть готовым, что всё пойдет не так. А почему? А потому, что внутри сообщества чаще всего нет ивенторов, нет опыта создания событий.

А теперь по порядку о том, как самим сделать мероприятие:

Иногда это как искать иголки в стоге сена, но с правильным подходом можно и найти их. Искать тех, кто:

— стойкий, как старый дуб;

— четкий, как часы на стене;

— пунктуальный, как поезд, который уходит по расписанию;

— организатор, которому даже стул не нужен — он сам его соберет;

— яркий, как неоновые вывески в ночном клубе;

— авторитетный — его мнение всегда на вес золота, а значит, он может собрать мини-группы, как пчелы вокруг меда.

Это как искать супергероев, только вместо плащей у них связи. Искать людей с выходами на площадки, нужными знакомствами и мастерством в создании контента, которые могут сделать любое мероприятие незабываемым!

Отвечать на вопрос: «Почему нам это нужно?» Не скрывать, что мероприятие — это не только весело, но и энергозатратно, чтобы потом никто не сказал, что его заставили бежать марафон без подготовки.

От написания смысла до детального сценария и документа для тех, кто занимается технической частью. Это как рецепт для идеального пирога: если что-то не так, получится не очень вкусно, а мы хотим "пальчики оближешь". (Здесь добавлю от себя, что ТЗ включает несколько документов, которые помогают создать классное мероприятие. Если нужны шаблоны, пишите, скину.)

Нужно найти те моменты, где может пойти не так. Например, мы не знаем точное количество тех, кто придёт на мероприятие, а нам надо решить вопрос по рассадке. Если придёт больше - где берём стулья? А если придёт меньше - куда убираем пустые места? Как раз на таких моментах и держать руку на пульсе. Главное, чтобы не получилось, как в твистере: чем больше рук, тем больше шансов запутаться.

Здесь даже комментировать нечего. Лидер сообщества берет на себя часть организации мероприятия. Можно совсем мааленькую. Главное, чтобы участники не чувствовали себя брошенными в море без спасательного круга. Вместе всегда веселее, даже если у вас не всегда есть джетпак!

Это как маркеры на дорожной карте: к какой дате должна быть готова концепция мероприятия, к какой - площадка и т.д. Это прямо очень обязательно!

Все может пойти не так, как мы задумали, но это нормально! Жизнь — это не всегда план, а иногда просто спонтанный танец под дождем.