Вводим обмен кадровыми электронными документами с дистанционным сотрудником: опыт Winfox и специфика IT
Продолжаем рассказывать, как составить трудовой договор с дистанционным сотрудником, чтобы не нарушить трудовое законодательство и свести к минимуму обмен бумажными документами.
В первом материале рассказали, что можно и нельзя писать в трудовом договоре с дистанционным сотрудником. В этом материале разбираемся, как регламентировать обмен кадровыми электронными документами.
Рустам Мухамедьянов, руководитель IT-компании Winfox, рассказал, что важно для него в кадровом электронном документообороте (КЭДО) с дистанционными сотрудниками. А юрист Артем Баранов, который помог Winfox составить трудовой договор и внутреннюю документацию по части КЭДО, прокомментировал, как правильно прописать эти положения в документах.
Если нет времени читать, переходите к блоку «Коротко» — собрали там главное по теме.
Каким хочется видеть КЭДО с дистанционными сотрудниками: опыт Winfox
В Winfox распределенная команда: сотрудники живут и работают в разных городах и странах. Поэтому электронный документооборот должен максимально упрощать обмен бумажными документами при устройстве на работу и увольнении, а также во время рабочего процесса.
Для меня идеальный документооборот с дистанционным сотрудником выглядит так: мы отправляем ему документы в электронном виде, он их подписывает электронной подписью (ЭП) и отправляет нам. Все. Никаких бумажек, постоянных распечаток и отправки документов с курьерами. А с учетом того, что некоторые кадровые документы надо хранить 50 лет, мне не хотелось бы снимать офис с большим помещением под архив. Гораздо удобнее хранить все в электронном виде — это занимает место в облаке, а не в офисе.
Вот что должен разрешать трудовой договор по части КЭДО по мнению Рустама:
- обмен всеми документами через КЭДО: прием на работу, нормативные акты, отпуска, больничные и увольнения оформляются в электронном виде;
- использование сервиса КЭДО, который позволяет подписывать, хранить и фиксировать факт получения документов;
- возможность подписи документов электронной подписью, которую предоставляет сервис КЭДО. При этом удобно, если сервис КЭДО выпустит бесплатные ЭП для сотрудников и им не придется заморачиваться с выпуском сертификатов;
- действие внутренней нормативной документации для работы с КЭДО.
Вот как учесть в трудовом договоре эти пожелания работодателя и на что обратить внимание, чтобы все соответствовало трудовому законодательству.
Обмен всеми документами в электронном виде
Общий порядок электронного документооборота и ограничения устанавливает статья 22.1 Трудового кодекса. Так, работодатель и сотрудник могут обмениваться любыми документами в электронном виде, за исключением некоторых.
В электронном виде не получится отправлять акты о несчастном случае на производстве, приказы (распоряжения) об увольнении работника, документы, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда. Такие документы необходимо составлять в письменном виде и высылать по почте либо с курьером.
Использование сервиса КЭДО, который позволяет подписывать, хранить и фиксировать факт получения документов
Обмен кадровыми электронными документами происходит через специальный сервис. Например, можно использовать единую цифровую платформу в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» или информационную систему работодателя. Таких сервисов на рынке много и работодатель выбирает тот, который удобнее. Например, подойдут решения от «Диадок», 1С, «Контур», LightDoc, «DiState: Кадры» и других.
В трудовом договоре необходимо указать, какая именно система используется в компании.
Мы используем Jump.Finance. Сервис бесплатный для команд до десяти сотрудников, поэтому отлично подходит для старта работы с КЭДО.
Сотрудники IT-компаний привыкли пользоваться простыми и удобными инструментами. Так как внедрение КЭДО — это новшество для многих людей, вполне естественно, что электронный документооборот не все приветствуют. Именно поэтому важно максимально снизить порог входа для сотрудников. Для этого в Jump.Finance мы разработали не только адаптивную веб-версию кабинета, где можно обмениваться документами с компанией, но и мобильные приложения под Android и iOS. Руководители компании в свою очередь могут воспользоваться мобильными приложениями для бизнеса.
Всё, что нужно для подписания документов сотрудником, — это усиленная неквалифицированная ЭП. Имея такую подпись, каждый сотрудник может подписывать абсолютно любые кадровые документы, кроме трех исключений, предусмотренных законом. Это приказ об увольнении, инструктаж по охране труда и акт о несчастном случае на производстве.
Для выпуска УНЭП нужно получить от сотрудника согласие. Для дистанционных сотрудников закон предусматривает получение согласия через Госуслуги. Такой механизм у нас и реализован. Собственно это все — можно обмениваться документами. И этот процесс действительно простой и удобный.
Возможность подписи документов электронной подписью, которую предоставляет сервис КЭДО
В отношениях между работодателем и работником можно спокойно обходиться без ЭП: использовать её закон не обязывает. Использовать такую подпись не имеет смысла, когда сотрудники трудятся на заводе или в шахте, работают вахтовым методом и тому подобное. Однако в IT-сфере использование ЭП во многом упрощает взаимодействие сторон, поэтому считается хорошей практикой.
Если специфика работы предусматривает обязательное использование ЭП, необходимо зафиксировать это в трудовом договоре. Так сотрудник будет понимать, что от него требуется и какую ответственность он несет, если откажется получать ЭП.
В трудовом договоре содержатся основные условия, на которых компания и сотрудник согласны взаимодействовать. Детальные условия, включая все нюансы работы с ЭП, обычно прописывают в локальном нормативном акте о КЭДО.
Работодатель, который решил использовать ЭП, должен опираться на нормы Федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. В этом документе указаны доступные виды ЭП и способ выбора оператора электронного документооборота.
Есть два вида ЭП: простая и усиленная, которая, в свою очередь, может быть усиленной неквалифицированной и усиленной квалифицированной подписью. Какую ЭП использовать, решает работодатель. Это зависит от сферы, особенностей работы, желания работодателя и самого дистанционного сотрудника. Однако статья 22.3 Трудового кодекса устанавливает приоритет на использование усиленной квалифицированной электронной подписи. По мнению законодателя, только она отвечает всем требованиям осмотрительности, а также гарантирует сохранность всех персональных и конфиденциальных данных работников.
Действие внутренней нормативной документации для работы с КЭДО
В трудовом договоре не обязательно ссылаться на локальные нормативные акты по части КЭДО, которые действуют в компании. Однако их указание вносит ясность: дистанционный сотрудник четко понимает, какие документы должны быть подписаны с его стороны.
К таким локальным нормативным актам относятся:
- локальный акт о вводе КЭДО. В документе обычно указывают сведения об информационной системе, через которую происходит обмен электронными документами, порядок доступа к такой системе, перечень документов и работников.
- согласие и уведомление о введении КЭДО. Этот документ помогает работодателю уведомить нового сотрудника, что в компании действует КЭДО, и получить его согласие. Такое согласие не требуется только от тех сотрудников, которых приняли на работу после 31.12.2021 года и у которых нет трудового стажа.
- соглашение работников об использовании ЭП. Если сотрудник не подписал такое соглашение, это означает, что с ним заключен трудовой договор в обычном порядке. Следовательно, с таким сотрудником следует обмениваться только бумажными документами.
Такие внутренние документы фиксируют между сторонами определенные договоренности и определяют для работника правила игры. Если возникнут разногласия, эти документы даже в электронном виде можно использовать в качестве доказательств в суде.
В судебной практике есть случаи, когда в качестве доказательств по трудовым спорам использовались скриншоты переписки из Инстаграма (признана в РФ экстремистской организацией), Телеграма, WhatsApp. Аналогичные доказательства использовались и активно используются при разрешении споров в трудовых комиссиях.
Как у других: опыт коллег из IT-сферы
Мы спросили у коллег из сферы IT, как у них устроен электронный обмен документами и почему это удобно и для компании, и для сотрудников.
Если при заключении договора с дистанционным сотрудником работодатель использует электронный документооборот с этим сотрудником, мы обязательно указываем это в трудовом договоре. Если же компания перешла на ЭДО после заключения трудового договора, необходимо составить дополнительное соглашение или локальный акт, где будет описан порядок электронного обмена документами.
Разумеется, мы стараемся повсеместно, с кем это возможно, использовать кадровый электронный документооборот. О порядке и особенностях его использования мы также утвердили специальное положение. Все сотрудники, подключенные к КЭДО, ознакомлены с ним в ходе подписания трудового договора.
До 2019 года все документы в компании пересылались почтой, но в апреле 2019-го мы перешли на электронный документооборот (ЭДО). Это удобно и для сотрудников, и для команды кадрового администрирования. К тому же это экологично: мы тратим меньше бумаги, что также считаем очень важным. Упаковка и пересылка документов, дорога и ожидание на почте сменилось парой кликов в личном кабинете. Кроме того, теперь все документы в мгновенном доступе и у компании, и у сотрудников. А как только появилась простая электронная подпись, мы подключили к ЭДО и сотрудников, работающих по гибридному формату: частично из дома и частично из офиса. Это уменьшило объем бумажных приказов на отпуск на 90%.
По данным наших внутренних опросам, 95% коллег, использующих ЭДО, готовы рекомендовать этот инструмент.
Чтобы уменьшить объём распечаток, можно ввести электронный документооборот. Многие провайдеры предлагают сервисы для его организации. К счастью, самые популярные из них (1С, СБИС, «Диадок») дружат между собой. Компания загружает договор в pdf и другие документы для подписания, а сотрудник заверяет их с помощью личной квалифицированной подписи.
Коротко: вводим обмен кадровыми электронными документами с дистанционным сотрудником
Работодатель и сотрудник могут обмениваться любыми документами в электронном виде, за исключением актов о несчастном случае на производстве, приказов об увольнении работника и документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.
Чтобы обмениваться электронными кадровыми документами с сотрудниками, подключите специальный сервис. Это может быть решение от «Диадок», 1С, «Контур», LightDoc, «DiState: Кадры» или другое.
- Сервис работы с КЭДО позволяет подписывать, хранить и фиксировать факт получения электронных документов.
В отношениях между работодателем и работником можно спокойно обходиться без ЭП: использовать её закон не обязывает.
- Если специфика работы предусматривает обязательное использование ЭП, необходимо зафиксировать это в трудовом договоре.
Работодатель сам решает, какую ЭП использовать. В приоритете — усиленная квалифицированная электронная подпись.
- Порядок работы с КЭДО обычно фиксируют во внутренней нормативной документации: локальном акте о вводе КЭДО, согласии и уведомлении о введении КЭДО, соглашении работников об использовании ЭП.
Я сегодня таким образом (КЭДО) в течение 5-ти минут устроился на работу в Московскую Компанию не вставая с кресла. Все документы подписал ПЭП (простой электронной подписью), мои телодвижения (звонки и комменты) фиксируются в ЛК (Учетка) в облачной CRM Работодателя. Это безумно удобно и быстро. За таким форматом - будущее!
Вот и мы про то же 😉
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, у нас сейчас в компании трудовые договора и другие кадровые документы, в том числе приказ об увольнении, дистанционные сотрудники подписывают УКЭП в электронном виде, обмениваемся документами по электронной почте. КЭДО пока не внедряли. Правильно ли я понимаю, если официально введем КЭДО в отношении дистанционных работников, в этом случае не сможем подписывать приказ об увольнении в Электронном виде? Спасибо