Сопроводительное письмо кандидата — на что обратить внимание?
В результате проведенного в 2021 году исследования социально-психологического сервиса ResumeLab, в ходе которого было опрошено 200 высококлассных HR-специалистов, выяснилось занимательное обстоятельство – для настоящих профессионалов в сфере подбора персонала, наличие оригинального и грамотно составленного сопроводительного письма является действительно значимым, а порой, неотъемлемым условием при отборе перспективных кандидатов на вакантные позиции.
Следовательно, возникает жизненно важный вопрос – какой подход стоит применять HR-специалисту в ситуации анализа сопроводительных писем и на какие ключевые особенности следует обратить пристальное внимание, чтобы процесс подбора новых сотрудников был максимально успешным и продуктивным?
Быстрая проверка сопроводительных писем:
Когда вы пишете сопроводительное письмо, важно учесть несколько важных факторов.
- нужно определить, адресовано ли письмо конкретному человеку или компании, или оно написано в общем виде.
- необходимо убедиться, что письмо отвечает требованиям, указанным в вакансии.
- наличие орфографических и грамматических ошибок. Также важно указать, какую ценность вы можете принести компании. Если резюме уже было предоставлено, проверьте, повторяет ли письмо его содержание или представляет новую информацию о вас.
Будет замечательно, если в письме будет звучать страсть и энтузиазм, а не написано сухим деловым стилем.
- Стратегия по составлению письма может быть оговорена в вакансии.
Например, компания может запросить какую-то конкретную информацию от кандидата, чтобы был список необходимых блоков, например, количество пройденных курсов или проектов. Это поможет как вам, так и соискателям.
- Также компания может установить ограничения на размер блоков, чтобы унифицировать письма и делать их более лаконичными.
Например, компания может запросить 2 абзаца с 3 предложениями в каждом абзаце. Иногда компании просят начать письмо с кодового слова или фразы, чтобы отсеять кандидатов, которые просто массово отсылают письма, не читая вакансию. Такая процедура поможет вам начать рассмотрение резюме только тех кандидатов, которые сделали усилие прочитать вакансию и проявляют интерес к ней.
Введение требований к сопроводительному письму имеет свою значимость из нескольких причин.
- Во-первых, это помогает упростить работу специалистов по персоналу. Разработка мини-шаблона из требований облегчает ориентацию сотрудникам HR при большом количестве откликов на вакансию, которых может быть от 100 до 200.
- Во-вторых, сопроводительные письма фильтруют автоматичных кандидатов. Метод использования кодовых слов позволяет сэкономить время на прочтении писем. Взаимодействие с претендентами, которые четко понимают свои обязанности, оказывается гораздо более эффективным.
- В-третьих, эти письма показывают, как человек воспринимает поставленные задачи. Внимательное отношение сотрудников к требованиям значительно упрощает реализацию различных проектов. Ведь если на самом начальном этапе кандидат не может серьезно подойти к простым требованиям, нет никаких гарантий, что он будет ответственно относиться к трудовым задачам в дальнейшем.
- В-четвертых, сопроводительные письма демонстрируют инициативность и исполнительность. Хорошо, если претендент может предлагать свои собственные решения, но есть ситуации, когда от него требуется просто четко выполнять поставленную задачу.
Что обычно отпугивает HR-специалиста:
Ошибки
Орфографические и грамматические ошибки могут значительно напугать HR-специалиста. В хоть большинство профессий не требуют филологического образования, отсутствие ошибок покажет, что кандидат потратил много времени на составление письма и действительно заинтересован в вакансии.
Структурированность текста
Хорошо, если весь текст разбит на небольшие и структурированные абзацы. Это покажет, что кандидат умеет формулировать и доносить свои мысли. Если вакансия предполагает общение с большим коллективом, такой подход может стать дополнительным преимуществом.
Неподходящий тон письма
По тону письма HR-специалист может судить о соискателе и его понимании цели работы. Например, в банке не стоит писать в неподходящем стиле, а для креативной должности в digital-агентстве сухое письмо будет плохим показателем креативности. Конечно, не стоит делать окончательных выводов только на основе тона письма, так как это субъективное мнение. Однако, это отличная возможность лучше понять соискателя и сформировать более полное впечатление о нем
Сопроводительные письма
Кандидаты, которые действительно заинтересованы, могут посвятить несколько часов времени, чтобы составить этот документ. Он должен выражать их внимание и стремление занять данную вакансию, а HR-специалист, проверяя письмо, должен найти в нем ответы на самые важные вопросы, которые касаются потенциального сотрудника.
К сожалению, многие соискатели относятся к сопроводительному письму как к требованию HR, чему-то, что просто нужно приложить к резюме. И если письмо просто приложено, это автоматически повышает шансы на получение работы. Вам нужно быть внимательными к таким хитрым соискателям.
Все это можно понять по содержанию письма.
- Раскрыл ли кандидат свой опыт работы и причины, по которым он хочет попасть в нашу компанию?
- Почему его опыт будет полезен нам?
В идеале, письмо должно быть максимально персонализированным для нашей компании. Если мы чувствуем, что под текстом скрывается мысль "Мне все равно, вы не прочитаете это письмо, и я даже не буду стараться", то это достаточно веская причина отправить соискателя в конец списка кандидатов, которые откликнулись на объявление.
Что с фактами?
Будьте бдительны, если вам попадется размытое изложение.
Например: "Я имел дело с животными, поэтому решил стать ветеринаром у вас"
В данном примере намного важнее было бы получить от соискателя более составную информацию:
- С какими конкретно животными он работал?
- Какие обязанности в этой работе исполнял?
- Какие знания у него накопились?
- Существовал ли какой-то план или график по уходу, и удалось ли ему успешно его осуществить?
Иными словами, если соискатель способен подробно описать свои цели и задачи на предыдущих проектах, это является признаком его компетентности. Это означает, что он реально прошел этот путь, способен его осознать, извлек полезный опыт и сможет применить новые знания в вашей компании.
Сопроводительные письма кандидатов
Насколько они полезны для HR?
Сопроводительные письма кандидатов, хоть и не являются основным инструментом HR при работе с соискателями, могут быть очень полезными. Они помогают оценить, насколько кандидат заинтересован во вступлении в нашу команду.
Кроме того, в сопроводительном письме могут быть представлены интересные факты о человеке, которые не нашли отражения в резюме. Иногда они позволяют увидеть потенциал кандидата, о котором он, возможно, даже сам не задумывался.
Мы не должны пренебрегать сопроводительными письмами, так, как это делают многие HR. Даже если у нас поступило много откликов и все они выглядят должным образом оформленными, мы должны хотя бы взглянуть на эти письма.
Возможно, это поможет нам обнаружить уникального специалиста или избежать найма некомпетентного сотрудника.