HCM-система в Битрикс 24 за пару кликов
Облако слов: корпоративный университет в Битрикс24, развитие сотрудников, онлайн обучение, проверка знаний, планирование обучения, онлайн университет, LMS, HCM, SCORM, лонгрид, longread, адаптация, оценка 360, тестирование, проверка знаний, дистанционное обучение, онлайн-курсы.
Введение
Возможно мы несколько преувеличили в нашем заголовке, надо ещё выбрать пару галочек, но в целом — это так. Это удивительно, но совсем недавно чтобы внедрить LMS-систему (систему обучения и развития сотрудников) требовались миллионы лицензионных отчислений, штат программистов и внедренцев, развёрнутая инфраструктура. Внедрение, а затем ещё и обучение по работе с системой.
LMS-системы отвечают за процессы обучения, в то время как HCM-системы (human capital management) охватывают более широкий перечень вопросов, связанных с развитием сотрудников.
Мы меняем эту ситуацию. Наше решение (приложение Университет):
Очень просто во внедрении. Его просто нет. Установили, добавили курсы, тесты и все.
Очень просто в освоении. Все интуитивно понятно, даже инструкции не нужны. Везде все логично, понятно, где не понятно имеются подсказки.
Богатый функционал, который покрывает до 95-99% всех возможных сценариев по обучению и развитию сотрудников.
Низкая стоимость владения. В сотни, в некоторых примерах и в тысячи раз дешевле аналогов.
Изначально мы задумывали наше решение для небольших и средних компаний. Которые не хотят заморачиваться лицензионной политикой по количеству пользователей, не имеют возможностей по автоматизации процессов как большие компании. Но время показывает, что нашим решением начинают пользоваться и крупные компании по всему миру.
Базовые сценарии, которые используют наши пользователи:
Обучение и тестирование сотрудников;
Адаптация новичков.
Кроме этих сценариев имеется и множество других сценариев для HR-служб по развитию сотрудников. Например, некоторые из них:
Индивидуальные планы развития;
Управление компетенциями;
Учёт, планирование, заявочные кампании по внешним и очным мероприятиям;
Оценка 360.
1. Базовые возможности
1.1. Обучение
Процесс обучения строится на основе уроков. Уроки в приложении можно создавать в следующих форматах:
SCORM (любые версии SCORM);
Видео-уроки (загруженные в видеохостинги youtube, vimeo);
PDF-файлы;
Лонгрид (мощный текстовый редактор, позволяющий создавать сложно форматированные тексты со встроенными картинками, видео).
К любому уроку можно дополнительно добавить:
Ссылки на внешний или внутренний контент;
Любые другие дополнительные материалы.
Из уроков с помощью технологии drag&drop (захвати — перетащи — отпусти) можно собрать любые сценарии обучения. При этом курсы можно сделать в виде дерева со сложной структурой уроков внутри (при примеру сервиса Gitbook), так и в обычном линейном виде.
Не менее важный элемент — можно создать тематические блоки при компоновке уроков.
Кроме того, в курсе имеются следующие настройки:
Возможность добавлять логотип курса;
Название, тематика, цель, программа курса - описательная часть;
Компетенции - выбрать из заранее введённых компетенций, которые развивает курс;
Разделы (предварительно задаются чтобы пользователям было проще ориентироваться, искать);
Тэги (если разделов не хватает);
Возможность открыть/закрыть комментирование курса;
Возможность выдавать/не выдавать сертификат после обучения;
Возможность выводить/не выводить анкету обратной связи;
Скрыть в каталоге (если необходимо чтобы курс видели только те, кому он назначается);
Скрыть от экстранет — скрыть курс от экстранет-пользователей;
Только для подразделений. Если выбрать подразделения, то курс будет доступен только выбранным подразделениям, от остальных будет скрыт;
Время на прохождение курса (можно не задавать);
Задать количество попыток прохождения курса;
Ограничить сроки доступности курса. После завершения срока доступности можно посмотреть описание, но пройти нельзя;
Задавать последовательность открытия модулей.
Некоторые наши пользователи из курсов создают базы знаний по определенным тематикам.
1.2. Тестирование
Тестирование — это форма измерения знаний обучающихся, основанная на применении педагогических тестов. Включает в себя подготовку тестов, собственно проведение тестирования и последующую обработку результатов, которая даёт оценку знаний тестируемых.
Сценариев по использованию данного метода проверки знаний очень много. Метод является довольно простым, надёжным и при правильной организации — объективным. При этом, безусловно имеет и некоторые недостатки.
В приложении можно создавать следующие виды тестовых вопросов:
Выбор — тестируемый должен выбрать один или несколько верных ответов;
Последовательность — тестируемый должен восстановить корректную последовательность;
Соответствие — тестируемый должен осуществить корректное сопоставление вариантов ответов;
Открытый — тестируемый вводит в свободной форме ответ, а проверяющий отмечает, корректный ответ или нет;
Подстановка — вопрос содержит пропущенные слова, цифры или символы, тестируемый должен ввести корректные данные.
Модуль для тестирования содержит большое количество настроек, которые позволяют создавать различные сценарии тестирования:
Название.
Логотип.
Описание.
Разделы каталога, тэги (для удобства поиска).
Компетенции — выбор из заранее введённых компетенций, которые проверяет тест.
Уровень сложности. Выбор уровня сложности: лёгкий, средний, сложный.
Тип теста. Промежуточный или финальный.
Разрешить комментарии. Возможность комментирования теста.
Выдавать сертификат. При наборе проходного балла система будет автоматически формировать сертификат, который заранее добавляется и настраивается.
Выводить анкету обратной связи. После тестирования будет выводиться заранее добавленная или преднастроенная анкета обратной связи.
Количество вопросов. Это количество выводимы вопросов. Например, при выборе значения 10 и если добавлено 100 вопросов, тестируемому будет выводиться в случайном порядке по 10 вопросов из добавленных в тест 100 вопросов. Если выводятся все вопросы, то можно задать весовые коэффициенты.
Не перемешивать вопросы. По умолчанию не активно и вопросы выводятся рандомно. Если активировать, то вопросы будут выводится в том порядке, в котором они заведены в тесте.
Обязательны ответы на все вопросы. Если активировать, то тестируемый должен ответить на все выводимые вопросы. Если не отметить ответ, то система дальше не пропустит.
Интервал тестирования. Количество дней, по истечении которых предоставляется новая попытка сдачи теста, в случае неуспешного прохождения тестирования.
Макс. количество попыток. Задаётся количество попыток прохождения теста. При исчерпании тест будет не активным для прохождения.
Показать время прохождения. При страте тестирования включается таймер и отображается затраченное время.
Время на тест. Время на прохождение тестирования. Время указывается в минутах. После окончания времени тест будет остановлен.
Результаты тестирования. Четыре варианта:
не показывать ответы — результаты тестирования будут доступны только модераторам приложения.
показывать вопросы с оценкой — сотрудник, проходящий тестирование, по результатам теста увидит верный или неверный дан ответ. При этом не увидит верные результаты.
показывать вопросы, ответы, оценку — сотрудник, проходящий тестирование, по результатам теста увидит верный или неверный дан ответ. Также увидит, в каких ответах допущены ошибки, какие ответы даны верно.
показывать неверный ответ сразу — сотрудник, при прохождении тестирования, сразу увидит верно или неверно он ответил (результат будет подсвечен). Но не увидит верные результаты.
Запретить возвращаться и менять ответ. Если он отмечен, тестируемому будет запрещено возвращаться назад чтобы изменить ответ.
Процент ответов (проходной балл). Процент правильных ответов для прохождения тестирования. То есть, это фактически проходной балл. Процент рассчитывается с учётом весовых коэффициентов, если они задавались в вопросах.
Скрыть в каталоге. Тест скрывается в каталоге и сотрудники не могут его самоназначить. Доступен только через назначение модераторами.
Скрыть от экстранет — скрыть тест от экстранет пользователей;
Только для подразделений. Если выбрать подразделения, то тест будет доступен только выбранным подразделениям, от остальных будет скрыт;
Сроки доступности. Выбирается период доступности теста. После завершения срока доступности можно посмотреть описание, но пройти нельзя.
В тестовом модуле есть очень полезная функция «Выводить вопросы по блокам». Например, когда у вас довольно большая база с тестовыми вопросами и вам надо их разделить по тематическим блокам. Блок можно активировать/деактивировать, выводить вопросы в блоке в случайном прядке или как задано. Сами блоки можно также выводить как в случайном порядке, так и в заданном.
1.3. Адаптация
Адаптация — это процесс ознакомления, приспособления сотрудников к содержанию и условиям трудовой деятельности, а также к социальной среде организации.
Наше приложение довольно хорошо справляется с частью, связанной с изучением, ознакомлением сотрудников с разными материалами.
Вы можете создать отдельный курс или несколько курсов для новичков. Далее, в нашем приложении имеется отдельный модуль для организации Назначений. В нем имеется возможность создавать автоматическое назначение курсов всем вновь добавляемым в Битрикс24 сотрудникам.
Довольно скоро появится отдельный модуль для планирования процесса адаптации.
Помимо указанных основных сценариев в приложении можно реализовать следующие задачи:
Сформировать модели и профили компетенций;
Организовать оценку 360;
Сформировать индивидуальные планы развития;
Вести учёт очных и внешних мероприятий, организовывать заявочные кампании, формировать группы — управлять очным обучением.
2. Дополнительные возможности
2.1. Управление компетенциями
Приложение позволяет спроектировать модель компетенций организации, типовые должности (профили компетенций) на основе компетентностной модели.
Модель компетенций
В приложении реализована трехуровневая модель, с помощью которой можно описать совершенно различные модели компетенций.
1 уровень — компетенция. Например, «работа в команде».
2 уровень — индикатор проявления. Например для компетенции «работа в команде», «интересуется мнениями других коллег», «быстро устанавливает контакт и поддерживает партнерские отношения» и т. д.
3 уровень — оценка. Она может любая, 1, 2, 3, 4, 5 или проявляет, не проявляет или хорошо, средне, отлично и т. д.
На каждом уровне можно задавать любые значения.
Если в компании принята двухуровневая модель компетенций. В поле компетенция и индикатор вводится одно и то же значение, а в оценку соответственно индикаторы.
Профили компетенций
Профиль компетенций — это список компетенций, относящихся к конкретной должности в организации, с точным определением уровня их проявления.
В приложении можно:
создать профиль, состоящий из компетенций,
выбрать шкалу, используемую для оценки индикаторов проявления,
указать целевой уровень обладания той или иной компетенций для данного профиля.
Также имеются следующие возможности:
Направить профиль на согласование, утверждение;
Опубликовать в личном кабинете сотрудников, для которых создан профиль.
2.2. Оценка 360
Оценка в приложении реализуется в несколько этапов.
Первый этап — формирование списка оцениваемых и оценивающих. Очень просто и удобно из структуры компании, которая заведена в Битриксе, можно сформировать списки.
Второй этап — добавление компетенций и шкалы оценок. Можно выбрать из списка ранее добавленных в модуле Управление компетенциями, ввести новые вручную или выбрать из профиля компетенции. А введённые вручную можно сохранить в библиотеку чтобы в дальнейшем выбирать из списка в библиотеке компетенций.
Далее запускается непосредственно процедура оценки. Модератор публикует. У каждого оценивающего в личном кабинете появляется оценка. Оценивающий проставляет оценку.
После того, как все оценивающие выставят свою оценку приложение автоматически рассчитает среднее с учётом и без самооценки, нарисует паутинку.
Результаты оценки можно опубликовать в личном кабинете оцениваемого.
Также можно добавлять комментарии на всех этапах оценки.
Процедура содержит большое количество различных настроек, которые удовлетворят любые специфические требования.
2.3. Индивидуальные планы развития
Индивидуальный планы развития — модуль для планирования развития сотрудника. Как работает:
Добавляются компетенции, которые необходимо развивать (из списка или вручную);
Добавляются индикаторы проявления (текущий и целевой уровни);
Мероприятия, направленные на развитие конкретных индикаторов для достижения целевого уровня.
К каждому плану добавляется руководитель и наставник, которые также видят план развития и могут контролировать статус выполнения развивающих мероприятий.
2.4. Учёт очных и внешних мероприятий
Приложение позволяет планировать новые и учитывать прошедшие очные, внешние мероприятия, добавлять к ним анкету обратной связи.
Кроме того можно запланировать вебинар, направить приглашение через инструменты Битрикса и провести вебинар, а затем собрать обратную связь от участников с помощью нашего приложения.
В ближайшее время будет реализована возможность подачи заявок на обучение, формирование групп, заявочных кампаний.
3. Настройки и другие возможности
3.1. Обучение внешних (экстранет) пользователей
С помощью нашего приложения вы сможете организовать дистанционное обучение внешних пользователей. Например, у вас имеются партнёры, которых необходимо обучать вашим продуктам или услугам. При этом, используя наше приложение вы можете ограничить доступ к вашему порталу Битрикс24. Можно даже открыть доступ к конкретным курсам, не открывая доступ к остальным курсам и тестам.
Создайте группу для экстранет пользователей, добавьте туда пользователей и курсы/тесты, которые хотите им открыть. Все. Внешние пользователи будут видеть только добавленные курсы и тесты.
В ближайшей перспективе мы создадим отельный сайт, на котором смогут обучаться внешние пользователя, не заходя в портал Битрикса и не используя тем самым лицензии Битрикса.
3.2. Назначения
Все курсы/тесты в каталоге по умолчанию открыты и доступны для самоназначения. Бывают ситуации, когда надо назначить какое-то обучение/тестирование. Просто выберите сотрудника, подразделение или группу, выберите курсы/тесты и все.
Все сотрудники получат уведомление в приложении, в Битриксе, по почте, а также у них появится задача. Через отчёты можно контролировать статус прохождения такого обучения/тестирования.
Помимо прочего, в модуле можно также создать автоматическое назначение обучения/тестирования для новичков. Всем вновь добавляемым на портал сотрудникам будет автоматически назначаться обучение/тестирование. Или создать периодическое назначение (раз в год, раз в месяц и т. д.).
3.3. Группы
Группы в приложении интегрированы с группами в Битриксе и предлагают три полезные возможности:
Ограничивать доступ к курсам;
Осуществлять поддержку обучающихся ДО, ВО ВРЕМЯ и ПОСЛЕ обучения;
Предоставлять доступ к курсам внешним (экстранет) пользователям.
Ограничение доступа к курсам
Иногда некоторые курсы необходимо закрыть от всеобщего доступа. Это очень просто сделать в приложении:
Создайте группу (или импортируйте любую существующую из Битрикса);
Добавьте в неё курсы.
Только сотрудники, добавленные в эту группу будут видеть курсы.
Поддержка обучающихся ДО, ВО ВРЕМЯ и ПОСЛЕ обучения
Битрикс содержит очень хороший инструмент — группы. Группа в Битриксе позволяет обучающимся:
Общаться по тематике обучения;
Добавлять учебные задачи;
Проводить опросы;
Добавлять файлы (например, дополнительные методические материалы);
Планировать мероприятия группы в календаре. В том числе запланировать и провести видеозвонок или вебинар с использованием встроенных штатных средств Битрикс 24;
Создавать базу знаний, wiki-страницы, лонгриды.
Учебная группа в Битриксе — это возможность создать из e-learning платформы полноценную экосистему обучения.
Экстранет пользователи
С помощью приложения вы сможете организовать дистанционное обучение внешних пользователей. Например, у вас имеются партнёры, которых необходимо обучать вашим продуктам или услугам.
Создайте группу для экстранет пользователей, добавьте туда пользователей и курсы/тесты, которые хотите им открыть. Все.
3.4. Сертификаты
В приложении имеется возможность загрузить собственный шаблон сертификата. Настроить выводимы данные и приложение автоматически будет формировать сертификат после завершения обучения. Полученные сертификаты будут появляться в личном кабинете обучающегося.
3.5. Геймификация
Для основных действий — прохождение обучение и тестирования можно добавить баллы, которые будут рассчитываться автоматически и выводить рейтинг сотрудника. Рейтинги также можно настраивать.
3.6. Отчёты и система уведомлений
В приложении представлено более 15 стандартных отчётов, которые позволяют получать любую информация по прогрессу обучения.
Развитая система уведомлений с возможность персональной настройки как внутри приложения, так и в Битрикс, почту пользователя.
3.7. Настройки приложения
Помимо большого числа функциональных возможностей приложение имеет большое число настроек:
Модераторы — администрируют приложение;
Разделы, тэги — позволяют пользователям лучше ориентироваться в каталогах, находить нужные курсы, тесты;
АОСы — настройка анкет обратных связей для разных ситуаций и сценариев;
Название и логотип приложения;
Мультиязычность. Приложение доступно на 11 языках и каждый пользователь может выбрать удобный для себя язык.
В ближайшей перспективе реализуем возможность менять цветовую гамму приложения.
4. Преимущества приложения
Богатая функциональность. До 95% необходимой функциональности. По многочисленным анализам, сравнениям с аналогами и конкурентами, проводившимися нашими клиентами.
Быстрая поддержка. Поддержка 365/24/7. Решаем вопросы в течении часа.
Дружелюбный интерфейс. Мы открыты для обратной связи — благодаря этому мы постоянно развиваем и совершенствуем наши продукты и делаем их максимально простыми и удобными.
Простота внедрения. Концепция IIY (implement it yourself) . Внедрение наших продуктов настолько просто, что клиенты сами их внедряют.
Интеграция с Битрикс24. Глубокая интеграция с Битрикс 24. Задачи, сотрудники, календари, группы и многое другое. Не надо осуществлять никакой интеграции, заводить сотрудников, просто установите приложение и начинайте пользоваться.
Современный стек технологий. Современный стек технологий. Современные технологии разработки (ИИ помогает нашим инженерам в разработке), мобильная версия, безопасная и надёжная архитектура, шифрование данных.
Низкая стоимость. Стоимость владения продуктом ниже любых аналогов в мире.