Когда «границы» стерты: 3 лайфхака по организации круглого стола для решения сложной PR-/GR-задачи

Публикацией ранее мы говорили про особенности организации пресс-мероприятия, а сегодня расскажем про эвент, целью которого является решение сложной бизнес-задачи, где необходимо достучаться до верхних политических уровней.

UPD: все выполнялось под грифом секретно, поэтому все совпадения случайны.

Задача: завоевание продуктом доли рынка, ликвидация пробелов («шумное» подсвечивание огрех) в законодательстве.

Решение: организовали круглый стол, куда пригласили именитых спикеров из смежных отраслей, предварительно продумав тему и концепцию мероприятия. «Направили» сценарии выступлений гостей, заранее продумав вопросы для них. Провели исследование, результаты которого стали поводом для организации встречи. Сделали публикации в целевых СМИ по итогам мероприятия.

Круглый стол — это сложное с точки зрения организации мероприятие, которое требует предусмотреть большое количество факторов: от разработки темы, выбора и подготовки спикеров, до согласования площадки, приглашения целевых журналистов и поиска подходящего модератора. Конечной задачей нашего мероприятия являлось активное обсуждение проблемы посредством СМИ с целью обратить внимание верхние политические уровни.

Хотим поделиться своими лайфхаками при организации подобных мероприятий, мы выделили 3 основных, но их безусловно гораздо больше:

Допустим, что Вы хотите пригласить на круглый стол спикеров из Государственной Думы или, занимающих высокие должности в определенных ассоциациях, в этом случае мы настоятельно рекомендуем организовывать встречи на известных площадках, например, на базе крупных авторитетных российских СМИ. Таких как «Российская газета», «Интерфакс», «РИА Новости» и т.д. Место проведения сразу придает соответствующий вес и статус вашему мероприятию, а приглашенные гости ассоциируют событие с чем-то очень важным и значимым, и с охотой соглашаются принять участие.

Приведем пример из практики, перед нами стояла задача организовать круглый стол, посвященный теме пожарной безопасности. Ничего лучше организаций и научных учреждений из этой сферы нам не подходило для решения данного вопроса. Поэтому первым делом мы обратились к ним. Поскольку проблема огнестойкости стройматериалов и в самом деле является очень важной для общественности, то представители смежных организаций не отказали нам и согласились принять участие в мероприятии. Совместно была разработана тема круглого стола, на самом мероприятии представители государственного учреждения показали уникальную статистику пожаров и подняли проблему пожарной безопасности зданий в нужном для нас контексте.

Как это делали мы: заранее звонили и узнавали у профильного журналиста его интерес к озвученной нами теме. Причем организовали мини-интервьюирование, по результату которого понимали, как лучше подать нужную нам информацию. После этого проводили исследование среди россиян под заданную повестку и готовили спикеров исходя из полученной от СМИ информации. Смело можем заявить, что далеко не все организаторы круглых столов проделывают такой путь, но если все выше обозначенные моменты учтены, то с вероятностью 97% можно гарантировать, что текст по итогам мероприятия будет опубликован.

Тонкостей организации и проведения круглых столов очень много. Каждый из них требует колоссальных усилий от организаторов. Правило — сколько вложишь усилий, столько к тебе и вернется — работает здесь на 100%. Дивиденды в виде публикаций в ТОП СМИ с обсуждением проблематики представителями отрасли и общественности — это лучшая награда за труды.