Как заставить сотрудников планировать бюджеты?
В вашей компании есть бюджеты, но занимается ими только финансовая служба: расходы планирует, отчитывается перед руководством?! То есть бюджетирование как бы есть, но его как бы нет 😊
Вопрос «Как же заставить, как убедить руководителей подразделений в том, что это их работа составлять планы, а не моя?»
Сопротивление руководителей и их позиция «Не я должен планировать, а финансовая служба. Моя задача продавать\закупать\обслуживать» – это реально боль для многих.
Но не может финансовый директор спланировать расходы за коммерческого, технического директора, руководителя закупок и филиалов.
- Во-первых, именно эти руководители понимают и знают потребности своих подразделений на плановый период, именно они влияют на прямые затраты своего направления. Финансовый директор объективно может спланировать только постоянные накладные расходы по имеющимся договорам с поставщиками.
- Во-вторых, у финансового директора другая задача – собрав все планы с руководителей в общий бюджет, вывести итоги в виде плана по прибыли, потребностей в денежных средствах, проанализировать, увидеть узкие места, превышение нормативов по затратам, низкую маржинальность, рентабельность, уловить тенденции и предложить возможные решения. Особенно это важно для растущих компаний, из малого в средний бизнес, не возможен этот рост без включения руководителей в управление экономикой и финансами, это неотъемлемая часть эффективного роста с сохранением прибыли.
Реальных инструментов, которые могут помочь с этим на практике немного:
1. Идеология ответственности за доходы и расходы. Эту идеологию задает первое лицо компании - директор, собственник. Если он это не транслирует, не требует, сам не придерживается финансовой дисциплины, то и руководители подразделений не будут этого делать.
Обсудите с директором, утвердите у него принципы управления, центры финансовой ответственности. Объясните ему почему это необходимо и обозначьте условие, что бюджеты будут работать и бизнес получать прибыль, если он закрепит ответственность и будет требовать ее с сотрудников.
2. Обучение минимально необходимым знаниям. В основном руководители не имеют экономического образования и их сопротивление обусловлено простым непониманием, например, чем затраты отличаются от выплат денежных средств, а доходы от поступлений. И, конечно, они испытывают трудности с тем как вообще планировать, ведь они раньше этого не делали.
Разработайте методику планирования каждой статьи. Проведите обучение экономическим терминам для всех руководителей, с каждым проговорите методику как планировать его бюджет. Первые 2-3 месяца помогайте им планировать бюджеты.
3. Мотивация от достижения финансовых показателей. Если на з\п руководителя никак не влияет выполнил или не выполнил он план, то ждать, что он будет управлять бюджетом своего подразделения, не стоит.
Разработайте систему мотивации от финансовых показателей, привяжите премию руководителя подразделения от выполнения плановых значений.
4. Регулярные встречи по защите бюджета и подведению итогов. Руководители должны чувствовать цифры своего бюджета, оперировать аргументами почему именно так они запланировали, предлагать идеи по росту доходов, снижению затрат. Руководители должны отслеживать выполнение планов, понимать отклонения и возможности, объяснять невыполнение.
Организуйте регулярные встречи: в конце месяца по защите бюджета на следующий, в начале следующего месяца по подведению итогов предыдущего. Задача финансового специалиста подготовить цифры, отчеты, а задача руководителей подразделений защитить свой бюджет, пояснить выполнение бюджета и причины план-фактных отклонений.
Но если вы это все делаете, а ничего не помогает, то мой честный совет, как специалиста, который 20 лет занимается внедрением бюджетирования – менять руководителей! К сожалению, не те люди, ну не хотят брать ответственность на себя, не хотят «болеть» за бизнес, это их система ценностей, которую вам не изменить.
Сегодня, когда для многих бизнесов наступили сложные времена и рентабельность бизнеса сильно снижается, реально работающая система бюджетирования важный помощник удержаться в зоне прибыли. Прежде всего это финансовая дисциплина внутри компании, ответственность руководителей направлений не только за выполняемые функции, но за финансовые показатели, ответственность перед поставщиками выполнять свои обязательства, сохранить имидж надежного партнера и снижение вероятности вогнать бизнес в дорогую кредитную нагрузку.