Как избежать проблем при закупке IT-оборудования: 6 факторов
"Качественное оборудование — залог стабильной работы организации на многие годы", — рассказывает специалист "Смарт Групп" Александр Чудаев.
Про что говорим?
Не секрет, что сегодня по пальцам можно пересчитать предприятия или организации, которые могут работать по-настоящему эффективно и без минимального набора IT-оборудования. Такие случаи скорее исключение из правил. Именно поэтому закупка в этой сфере становится вопросом на злобу дня: помимо ощутимой выгоды она приносит с собой и массу проблем. Соответствие поставленного товара ожиданиям, составление заявок на закупку, сложности выбора для решения задач, бумажная волокита, тяжелые заказчики — всего не перечесть. Сегодня расскажем, на что обратить внимание, чтобы не усложнять и без того трудоемкий процесс.
К IT-оборудованию относят все, что необходимо для обработки данных и автоматизации процессов организации:
- серверы;
- рабочие станции (компьютеры, моноблоки, ноутбуки, смартфоны, планшеты и др.);
- инструменты для создания локальной сети (точки доступа, маршрутизаторы, межсетевые экраны, контроллер);
- система хранения данных;
- инструменты управления (ИБП, серверные шкафы, системы охлаждения, KVM-переключатели);
- периферийная аппаратура + расходные материалы (необязательны сегодня, но все еще используются вместе с рабочими станциями);
- аппаратура для видеонаблюдения.
- программное обеспечение (ПО).
Не все в этом вопросе так прозрачно и предсказуемо. Чтобы результат соответствовал ожиданию, разбираем особенности закупок с помощью IT- эксперта с десятилетним стажем - Александра Чудаева.
Что влияет на исход закупок?
Недостаточное понимание потребностей
Проблемы могут возникнуть на самом первом этапе. Именно поэтому важно определить реальные потребности компании в IT-оборудовании и провести корректный анализ ее деятельности. Если компания связана с информационными/коммуникационными технологиями (например, в штате есть программисты, бухгалтеры, СММ-специалисты, архитекторы, логисты или секретари), то понадобится развитая IT-инфраструктура. Это быстрый интернет, локальная сеть для обмена файлами и документами, хорошие рабочие станции, которые помогут справляться с функциональными обязанностями.
Дизайнеру нужен специфический монитор с качественной цветопередачей. Архитектору — мощный компьютер для более быстрого рендеринга сцен. Бухгалтеру — надежный ПК с источниками бесперебойного питания, чтобы работа не прекратилась в ответственный момент, например, период сдачи отчетности. Важно привлечь специалистов, которые знают про подобные нюансы и смогут подобрать правильную конфигурацию оборудования на этапе закупки оборудования.
Необходимо проанализировать планы компании на развитие. С ростом оборотов расширяется и штат — это требует пересмотр инфраструктуры. Рассмотрите резервные рабочие места и точки подключения, чтобы масштабироваться без вливания дополнительных денег.
Недостаточное знание рынка
Естественно, технологии никогда не стоят на месте. Однако проблематично разбираться во всех сферах одинаково хорошо. Например, завхоз в детсаде не в курсе всех новинок в мире компьютерного "железа". При обновлении материально-технической базы учреждения он может купить неактуальную модель оборудования, которая не соответствует целям использования. Ему будет тяжело учесть все технические нюансы из-за недостаточного знания рынка. Например, в нормы СанПиН образовательных организаций были внесены изменения в рамках дисплейной диагонали: если раньше для просмотра группой детей мог устанавливаться любой дисплей, то сейчас параметр стал фиксированным (минимум 65 дюймов).
В таком вопросе будет необходима помощь профессиональных консультантов, например, представителей поставщиков оборудования. На практике часто возникают запросы: "Здравствуйте, у нас небольшой бюджет — 100 тыс, но нам нужен новый проектор, ноутбук и экран для актового зала". В таких случаях мы подбираем оборудование и, конечно же, подсказываем, как можно уместиться в бюджет и получить лучшие характеристики. Конечно, не забываем про дополнительное оборудование: коммутация, кронштейны. Это позволит создать полную систему, которая будет эффективно выполнять свою задачу.
Для более глубокого понимания можно обратиться к специфическим ресурсам и форумам. "ХАБР", THG, IXBT.com часто публикуют обзоры на новинки техники, где расписывают ее характеристики и преимущества. Так делают и компании-производители на своих сайтах. Например, Apple проводит ежегодные презентации разработок. Обратите внимание на профильные каналы YouTube и обзоры техноблогеров. Читайте тематические форумы и порталы, сайты компьютерных магазинов в разделе "новинки" агрегаторов DNS и "Ситилинк", а также более крупные базы. Знание IT-трендов позволяет экономить деньги и находить производительную аппаратуру по невысокой цене с учетом актуальных технологий.
Неправильный выбор поставщика
При закупке оборудования важно выбрать надежного и квалифицированного поставщика IT-оборудования. Рынок дистрибьюции огромен, но обычно рекомендуется доверять фирме с хорошим бэкграундом (не менее 5 лет). Обратите внимание на богатый опыт, историю поставок, чтобы быть уверенным в том, что поставщик не пропадет завтра и всегда будет на связи, поможет в случае некорректной работы оборудования.
В приоритете надежные поставщики, которые могут проконсультировать по всем характеристикам и посоветовать актуальные модели, правильно составить техническую документацию, подобрать аппаратуру под бюджет, оказать постгарантийный сервис и помочь с монтажом. Важными критериями являются также количество проектов и свободных менеджеров, готовых обработать любую заявку: от точечных единиц (компьютер и монитор) до комплексного оснащения объекта "под ключ".
Технические сложности
В случае с госзаказами проблемными могут стать конкурсные процедуры по 44-ФЗ или 223-ФЗ. Для закупки необходимо подготовить техническую документацию (техническое задание, договор поставки, сбор коммерческих предложений). Она должна максимально отражать характеристики необходимого оборудования, чтобы не столкнуться с худшими аналогами. При этом важно соблюсти все требования закона и учесть соответствие техники КТРУ (при наличии).
Крупные поставщики на этот случай обычно имеют в штате специальный технический отдел. Он оказывает услуги по консультированию заказчика, помогает не допустить ошибок и корректно составить техническое задание на приобретение оборудования
Финансовые трудности
В закупках работает правило "золотой середины". Не берите самый низ рынка и элитные ТОП-серии. Постарайтесь выбрать оборудование, которое не устареет в ближайшие 1-2 года. Обходите стороной новинки: на старте продаж они стоят неоправданно дорого. Помните о том, что вы хотите видеть от оборудования, какую задачу оно будет решать.
Уместиться в бюджет не всегда просто. Не стесняйтесь привлекать технических специалистов, знающих оптимальные цены и места закупки.
Проблемы с логистикой и доставкой
Возможные логистические риски позволяет нивелировать страхование груза. В случае повреждения его стоимость будет возмещена страховой премией. Это позволит без проблем перезаказать оборудование. Однако пострадают сроки.
Наиболее серьезная логистическая проблема больше касается поставщиков, чем заказчиков, ведь иногда доставка осуществляется в отдаленные регионы. На своем опыте понимаем, как сложно найти транспортную компанию, которая сможет довезти груз в нужные сроки и за разумные деньги. В этом году наша компания отправляла оборудование в Якутск — это почти 4000 километров от нашего города. Выход из ситуации нашли быстро: прямая машина из Москвы оказалась дешевле услуг транспортной компании.
Не пренебрегайте услугами квалифицированных такелажников и грузчиков, позволяющими перенести, разгрузить и установить технику без ущерба. При перевозке важно позиционировать товар по рекомендации производителя. Например, не нагружать другими коробками грузы, которые не допускают повышенного давления. Опытные поставщики оборудования курируют данные вопросы и хорошо упаковывают оборудование в слои амортизирующего материала или паллетный борт.
Самое неприятное в закупках IT-оборудования: личный опыт
Если подойти к вопросу с юмором, то можно ответить, что самое неприятное здесь — это нехватка бюджета. Хочется купить "много" и "хорошо", но средств только на "мало" и "посредственно". Здесь приходится экспериментировать с параметрами техники и ее количеством. Конечно, лучше купить меньшую часть, но более качественную, чем большую, но дешевую (в последнем случае срок эксплуатации будет явно непродолжительным).
Самое сложное в таких закупках — это, во-первых, ограничения по КТРУ. В нем может быть представлено только 10 характеристик, а для детального описания нужного оборудования не хватит и сотни параметров. Отсюда нередкой становится ситуация, когда приходит оборудование, не соответствующее ожиданиям. Конечно, опытный поставщик этот вопрос всегда решит.
Во-вторых, нередки ошибки в проектировании. Например, приобретаем сетевое оборудование на 10 рабочих мест, а впоследствии выясняется, что их будет 15. Приходится проводить повторную закупку. Но "Смарт Групп" дорожит своей репутацией: постгарантийный сервис позволяет исправить даже те ошибки, что были допущены на этапе проектирования. Мы всегда открыты к диалогу и можем улучшить характеристики поставляемой продукции с помощью закупки дополнительных компонентов.
#it , #itоборудование , #проекты , #оснащение , #закупки44 , #закупки223 , #закупки