Почему не стоит откладывать описание бизнес-процессов в долгий ящик?

Ранее я вам рассказывал о том, в каких случаях нужно обратить внимание на необходимость описания бизнес-процессов. Но, как показывает наша практика, даже если все обстоятельства говорят о том, что пора приступить к описанию, все равно этот важный шаг может откладываться на неопределённый срок.

В качестве причин этого я бы выделил две:

Первая - отсутствие опыта и навыков в этой области. А это в свою очередь порождает опасения, что затраченные время и ресурсы окажутся напрасными.

Кроме того, возникает вопрос о ресурсах, необходимых для описания и поддержания этих процедур: либо потребуется привлечение дополнительного персонала, либо как-то обходиться имеющимися ресурсами.

Вторая - формализация бизнес-процессов может привести к выявлению скрытых проблем, решение которых потребует существенных изменений в деятельности компании. Многие руководители интуитивно чувствуют этот риск и предпочитают избегать его.

При этом в качестве причин промедления мы чаще всего слышим не эти две, а более формальные:

Нехватка времени

При этом погруженность руководства в операционные задачи как раз является прямым следствием неописанных и не оптимизированных бизнес-процессов.

Описание и автоматизация процессов позволит освободить время руководителя за счет:

* Мониторинга показателей, собираемых системой управления процессами.

* Снижения необходимости непосредственного вмешательства в операционную деятельность.

Чем дольше откладывается описание процессов, тем острее станет проблема нехватки времени.

Высокая нагрузка

Рост числа задач, как постоянный, так и краткосрочный, сигнализирует о необходимости внедрения процессного управления.

Описание процессов позволит:

* Эффективнее справляться с увеличенным объемом работы с помощью существующих ресурсов.

* Быстрее обучать новых сотрудников.

Мы не спешим

Такое положение дел свидетельствует о недостаточном понимании преимуществ процессного управления. Пока компания откладывает описание процессов, конкуренты оптимизируют свою работу, повышая эффективность и производительность.

Поэтому описание бизнес-процессов является неизбежным этапом развития любой современной компании, стремящейся к успеху. Откладывание этого процесса ведет к потере времени и ресурсов, усложнению коммуникаций, увеличению внутренних рекламаций, а также создает препятствия на пути роста и развития.