Кейс: Интеграция Roistat с 1С в производственной компании

К нам обратилась компания, которая работает на рынке с 2007 года и начинала с команды всего в 3 человека. На сегодняшний день она стала одним из лидеров в области проектирования и производства оборудования для промышленных предприятий. Компания специализируется на проектировании заводов и производстве оборудования для них, а также предоставляет инжиниринговые услуги, включая разработку технологических решений для оптимизации процессов на производственных линиях. За годы работы она заслужила репутацию надежного партнера для своих клиентов по всей стране.

К моменту нашего сотрудничества клиент активно развивал направление розничных продаж оборудования и запчастей для производственных линий. В качестве основных каналов поступления заявок использовались:

- Email - Многоканальный телефон 8 800 - Онлайн-чат - Форма на сайте

Рекламный бюджет компании составлял более 240 000 рублей в месяц, которые тратились на кампании в Яндекс.Директ и Google Ads. Однако компания не имела четкого понимания, какой из каналов приносит наибольшую отдачу. Используемые инструменты аналитики, такие как Яндекс.Метрика и Google Analytics, не позволяли полноценно оценить рентабельность всех источников заявок. Также не было возможности учесть эффективность каждого менеджера по работе с клиентами.

Это создавало несколько проблем:

1. Компания не могла рационально распределять рекламный бюджет. 2. Было сложно отслеживать, насколько эффективно работают менеджеры. 3. Отсутствие автоматизации ввода данных о лидах увеличивало трудозатраты и время обработки заявок.

Задачи:

1. Инструмент для оценки каналов: Мы должны были предоставить компании инструмент, который позволял бы четко видеть, какие маркетинговые каналы наиболее результативны.

2. Объединение учета заявок: Необходимо было интегрировать все источники заявок в единую систему для удобного отслеживания.

3. Оценка работы менеджеров: Компании был нужен способ оценки вклада каждого менеджера в обработку заявок и заключение сделок.

4. Автоматизация процесса обработки лидов: Следовало сократить время на обработку заявок за счет автоматизации ввода информации.

После проведения аудита текущей инфраструктуры мы предложили решение с внедрением инструмента сквозной аналитики Roistat с последующей интеграцией его с системой 1С «Управление торговлей 8.3». Это позволило настроить автоматический учет заявок с всех четырех каналов — email, многоканального телефона, онлайн-чата и формы на сайте.

Процесс учета заявок:

1. Создание заявки в Roistat: При поступлении заявки через любой из каналов (email, чат, телефон, форма на сайте) она автоматически фиксируется в Roistat с уникальным идентификатором (ID), который позволяет отслеживать дальнейшую судьбу лида.

2. Передача данных в CRM: Все данные о заявках сразу же передаются в систему 1С с привязкой к конкретному ID. В результате менеджеры компании больше не тратили время на ручной ввод информации.

3. Отчетность и рентабельность: По каждой сделке в 1С фиксируется информация о ее статусе, сумме продаж и рентабельности, которая затем выгружается обратно в Roistat. Это позволило в реальном времени видеть всю информацию о заявках, продажах и затратах на рекламу.

4. Оценка работы менеджеров: Система была настроена таким образом, чтобы отслеживать эффективность работы каждого менеджера. В отчетах видно, кто вел или закрыл сделку, и как это отразилось на конечных результатах.

5. Интеграция данных в едином интерфейсе: В интерфейсе Roistat руководители компании могут просматривать отчеты по всем каналам, сделкам, менеджерам, рентабельности и эффективности рекламы. Вся информация доступна как в удобных сводных отчетах на рабочем столе, так и через мобильное приложение, что значительно упростило мониторинг бизнеса в режиме реального времени.

Для обеспечения надежности процесса и безопасности передачи данных, мы внедрили дополнительную инфраструктуру с SSL-шифрованием и двухфакторной аутентификацией. Также для тестирования перед запуском была развернута параллельная инфраструктура с тестовыми аккаунтами Roistat, 1С и отдельной базой данных.

1. Создание технического задания: На основе задач клиента мы разработали четкое ТЗ, которое охватывало не только интеграцию аналитических систем, но и последующую автоматизацию процессов.

2. Реализация на тестовой инфраструктуре: Все настройки и процессы были протестированы на тестовой версии инфраструктуры, чтобы убедиться, что каждая деталь работает корректно до запуска на основном сервере.

3. Перенос на основную инфраструктуру: После успешного тестирования решение было перенесено на основные серверы компании с минимальными сбоями в работе.

4. Обучение сотрудников: Для сотрудников отдела продаж была разработана инструкция по работе с новыми заявками в 1С. Это позволило быстро адаптировать их к изменениям и сократить количество ошибок.

5. Опытная эксплуатация и внесение правок: После запуска системы в эксплуатацию были внесены корректировки, чтобы учесть все пожелания клиента и улучшить удобство работы с системой.

1. Снижение расходов на рекламу на 23%

С помощью Roistat мы смогли определить, какие рекламные кампании приносили низкую отдачу и отключили их, что позволило сократить расходы на 28 000 рублей в месяц. При этом число заявок не уменьшилось, а затраты на каждый клик в Google Ads снизились на 30%, в Яндекс.Директ — на 34%. Количество кликов в Google Ads увеличилось на 18%, в Яндекс.Директ — на 38%.

2. Упрощение принятия управленческих решений

Система Roistat обеспечила возможность создания понятных сводных отчетов, доступных буквально в один клик. Теперь руководство компании может видеть общую картину затрат, выручки и эффективности каждого канала как на рабочем компьютере, так и через мобильное приложение.

3. Сокращение времени обработки заявок на 1-2 минуты

Автоматизация передачи данных позволила значительно ускорить процесс обработки входящих заявок. Менеджеры больше не вводят информацию вручную — вся необходимая информация уже присутствует в CRM при поступлении заявки.

4. Контроль работы отдела продаж

Теперь руководству компании доступна полная информация о работе каждого менеджера: от количества обработанных заявок до конверсии по ним. Благодаря записи всех звонков и заявок через другие каналы, можно прослушивать звонки, оценивать их качество и быстро выявлять слабые места в работе отдела.

"Интеграция Roistat с 1С помогла нам начать действительно контролировать наши рекламные бюджеты. Теперь мы можем точно понимать, какие каналы работают, а какие стоит отключить. Благодаря новым отчетам мы сократили расходы на рекламу на 23%, а скорость обработки заявок выросла. Работа менеджеров стала более прозрачной, а руководство теперь может быстро принимать решения на основе реальных данных."

Общие результаты:

- Сокращение рекламных затрат на 23%

- Увеличение числа кликов в Google Ads на 18%

- Увеличение числа кликов в Яндекс.Директ на 38%

- Сокращение времени обработки заявок на 1-2 минуты

- Упрощение контроля работы отдела продаж

Будущие планы:

Компания планирует внедрить показатели конверсии каждого менеджера в систему мотивации и оптимизировать процесс распределения заявок по регионам и продуктовым направлениям для дальнейшего роста эффективности работы отдела продаж.

Обсудим в телеграм ваши задачи? Пишите