ДИАЛОГИ ПО ФАКТУ ИЛИ СКОЛЬКО ВРЕМЕНИ ВЫ ТРАТИТЕ НА НЕНУЖНУЮ ИНФОРМАЦИЮ

Сколько времени ежедневно вы тратите на выслушивание ненужной информации?

Большинство руководителей сталкивались с проблемой, когда сотрудники на планерках или рабочих совещаниях склонны говорить больше, чем необходимо. К своим отчетам они либо добавляют детали, не имеющие прямого отношения к обсуждаемой теме, либо же украшают свой монолог избыточным детализированным описанием процесса или полученных эмоций. Иными словами, “льют воду”.

Подобные “насыщенные” отчеты создают трудности для участников встречи, так как им приходится постоянно фильтровать и отсеивать лишнюю информацию, чтобы выделить ключевые моменты.

Для того, чтобы решить проблему, нужно разобраться с причинами ее возникновения:

Отсутствие регламентированной структуры отчета. Сотрудник не понимает какую информацию информацию он должен передать в ходе отчета. Решение данной проблемы Вы найдете в построении четкого регламента планерки/совещания, который будет содержать информацию по таймингу и по плану презентации о проделанной работе.

Отсутствие четких задач, также ведет к абстрактным отчетам, поскольку сотрудник не имеет четкого представления, о чем он должен говорить. Ставьте конкретные задачи с конкретным дедлайном.
Отсутствие целей. Сотрудники не понимают для чего это нужно, и какая информация и зачем вам нужна в принципе. Для решения данной задачи сформируйте ценность отчетов. Действуйте прозрачно: обозначьте какая информация вам нужна и для чего.
Имитация бурной деятельности (ИБД). Сотрудник, просто на просто, не сосредоточен на выполнении своих задач, но для того чтобы скрыть свое халатное отношение, он создает видимость активной работы. Для предотвращения развития ИБД в коллективе, задавайте вопросы по конкретным показателям.
Сотрудник не обладает развитыми компетенциями структурности.
Эмоциональность сотрудника. Говорить на работе о эмоциональном и психическом состоянии — важно. Это помогает улучшить коммуникацию, снизить стресс, повысить производительность и предотвратить выгорание. Однако, об этом стоит говорить в ином формате. Совещания и планерки предназначены для обозначения ориентиров движения компании и постановки задач. Создайте для эмоциональных специалистов отдельную доверительную среду (создайте чат, где они могут изливать свой “плач”, пригласите психолога или поговорите с ними отдельно).

Чем меньше “воды” будет в отчетах ваших сотрудников, тем больше будет проводиться диалогов по факту, благодаря которым Вы начнете фокусироваться на реальных показателях, проблемах и идеях. И в конечном итоге скорость решения поставленных задач будет сокращаться, а ваш мозг перестанет тратить свой потенциал на обработку гигабайтов ненужной информации и сконцентрируется на конкретных вопросах и развитии.

Подумайте сами, на что вы можете использовать время, которое тратите на выслушивание бесполезной информации от сотрудников…