Как мы сделали из компании с бумажной коммуникацией и выручкой в 1 млрд рублей цифрового гиганта

Лидер рынка с оборотом свыше 1 млрд рублей в год попал в ситуацию, когда бизнес не автоматизирован, коммуникация между отделами осуществляется на бумаге, а новые заказы то и дело теряются. Как команда todoit исправила ситуацию?

Это статья о цифровой трансформации бизнеса через внедрение CRM-системы, интеграции с 1С и, конечно же, проведение дополнительных кастомных разработок.

Теперь обо всем по порядку!

ㅤ

todoit – инновационная компания, специализирующаяся на внедрении CRM-систем, доработке их под нужды бизнеса, интеграции 1С, мессенджеров и других систем. Мы оказываем услуги по консалтингу, разрабатываем сайты и личные кабинеты, а еще делаем ботов и метрики – дашборды.

Это если говорить коротко.

ㅤ

Эта часть статьи специально для тех, кому важно сразу увидеть цифры без долгих пояснений.

Конечно же, это не все. В ходе работы мы успешно закрыли все боли заказчика и уже работаем над совершенно другими задачами.

Далее вас ожидают подробности по каждой из 3 решенных болей и каждому из 6 принятых решений.

ㅤ

Заказчик – производственное предприятие из Екатеринбурга, лидер рынка УРФО. Более 250 человек персонала, дилерская сеть на 300+ торговых компаний по всей РФ и никакой автоматизации! Все процессы в компании осуществлялись на бумаге, в личном общении и по почте. Сама компания известна в УРФО в первую очередь качеством своей продукции.

Также у нее сильное УТП – возможность изготавливать продукт на заказ под размеры заказчика. Благодаря этому имеется большой поток заявок, который в отсутствие автоматизации создает сложности в коммерческой и производственной деятельности.

ㅤ

Мы взялись за работу и первым делом внимательно изучили проект. Для составления дальнейшей стратегии было необходимо определить максимальное количество болей заказчика, а также совместно сформулировать запрос на всю последующую работу.

3 основные боли заказчика:

Все боли можно разделить на 3 основные сферы: продажи, внутренняя коммуникация и производство.

Так мы поняли всю ситуацию, в которой находился проект, и приступили к работе!

ㅤ

Любая масштабная работа начинается с формирования карты бизнес-процессов. Мало знать боли и понимать запрос, еще нужно на 100% разбираться в продукте, видеть скрытые недочеты бизнеса и уметь определять его точки роста.

Мы поставили перед собой 5 целей:

Полное погружение заняло 104 часа чистого времени. За это время мы провели 40 интервью с сотрудниками и 12 общих планерок (суммарно на 11,5 часов). В ходе аудита мы изучили 15 отделов компании, а суммарное время обработки всей полученной информации составило 80 часов.

Что получили на выходе?

После проведенных интервью и погружения в процессы компании мы создали карту бизнес-процессов. В ней описаны все процессы, взаимосвязь отделов, пути клиента и заказов, а также инструменты, которые использовались ранее.

Впоследствии, опираясь на карту бизнес-процессов, мы сформировали стратегию по внедрению IT-инфраструктуры.

Получился следующий набор: за основу выбрали Битрикс24, т. к. он закрывает потребности отдела продаж и внутренних коммуникаций.

Бухгалтерия и формирование счетов – 1С Бухгалтерия. Производство – 1С ERP. Отчеты и метрики – YandexDatalens. Еще мы разработали личный кабинет для дилеров и интегрировали все каналы коммуникаций.

ㅤ

Ранее мы обозначили 3 боли заказчика в 3 категориях. Теперь самое время рассказать, что мы сделали, чтобы решить каждую из этих проблем. Мы:

ㅤ

Напоминаем, что руководители компании не обладали четкими данными о том, как работает их бизнес, и получали отчеты от сотрудников только в конце периода, а уровень цифровизации был равен 0. Не менее важная проблема во внедрении цифровизации – сопротивление сотрудников.

Предпосылки к внедрению CRM-системы:

Показатели эффективности работы менеджеров нигде не фиксировалась, а состояние компании основывались на личном ощущении руководства. Обмен данными между отделом продаж, производством и складом происходил путем передачи распечатанной информации из рук в руки.

Результат после внедрения:

Благодаря нашим знаниями в области автоматизации бизнеса, сотрудникам больше не надо было использовать различные мессенджеры и другие инструменты связи, чтобы общаться и передавать сведения коллегам. Цифровой подход уже сейчас экономит время и позволяет быстрее обрабатывать заявки.

Конечно, в процессе работы мы наблюдали сильное внутреннее сопротивление сотрудников к внедрению инструмента. Многие из них работали в компании годами, и изменения им были попросту неудобны.

Но при помощи все того же опыта нашей компании по работе в таких ситуациях, нам удалось перейти от саботажа к позитивной истории внедрения (то есть к результату, когда сотрудники вовлечено предлагают идеи по развитию внутреннего сервиса).

ㅤ

Мы подошли к самой интересной части статьи. Реализация своих собственных разработок – то, за что нас (в том числе) выбирают среди других команд.

Разработка №1 – Автоматическая квалификация заявки

Было: Заявки не распределялись по менеджерам автоматически. Много времени уходило на маршрутизацию заявки внутри команды. Заявки приходили в разных формах. Менеджеру необходимо было контролировать сразу несколько источников: телефон, личная и корпоративная почта, мессенджеры.

Мы сделали так, чтобы все источники были подключены к системе Битрикс24, это позволяет фиксировать все обращения в одном интерфейсе. Также мы выстроили логику для автоматической квалификации заявок и распределения их на необходимых сотрудников.

Разработка №2 – Интеграция с 1С

Было: Информация о готовой продукции передавалась лично на бумаге. Инструментом информирования команды продаж о поступивших денежных средствах на счет была таблица Excel. Инструмента для отслеживания готовности оформленного заказа не существовало, менеджеры были вынуждены постоянно звонить на производство и актуализировать статус.

Мы интегрировали 1С:ERP и Битрикс24, что позволило менеджерам передавать заказ на производство в один клик и следить за его статусом в режиме реального времени. Помимо этого, мы интегрировали 5 баз 1С:Бухгалтерия.

Разработка №3 – Парсер товаров из документа в Битрикс24

Было: Менеджеры передавали заказы на производство в бумажном виде. После интеграции с 1С:ERP необходимо было вытягивать данные из заказа в формате Excel в Битрикс24, чтобы он автоматически уходил на производство.

Это тоже потребовало доработки, поэтому мы разработали собственный парсер. С помощью него система может самостоятельно вытягивать данные из Excel и отправлять их в раздел «Товары» Битрикс24 (а после передавать данные в 1С:ERP).

Разработка №4 – Сбор и аналитика данных

Было: Руководство не следило за сбором и аналитикой данных. Все данные предоставлялись сотрудниками в произвольной форме, проверить корректность не представлялось возможным. Менеджеры по продажам работали без KPI.

Сейчас все данные собираются автоматически, а отчеты формируются в онлайн-режиме. Руководство регулярно получает актуальные данные о работе компании. Для менеджеров разрабатывается новая система мотивации с привязкой к результату, что стимулирует команду работать активнее.

Разработка №5 – Интерфейс 1С:ERP

Было: Элементы заказа внутри производства передавались в печатном виде из рук в руки. Некоторые бумаги терялись, а узнавали об этом в момент, когда подходил срок отгрузки клиенту. Это растягивало сроки и вызывало негатив у дилеров.

Каждый цех получил планшет с подключенным интерфейсом и ушел от бумажной работы. Сейчас на планшете проходит контроль ОТК, а также контролируется поступление готовой продукции на склад. В дальнейшем планируется внедрение Терминала сбора данных (ТСД).

Риск потери элементов заказа стал равен 0, отгрузка клиенту происходит в срок. А если позиция задерживается на каком-то этапе, руководитель это видит и вовремя принимает необходимые меры.

Разработка №6 – Личный кабинет и конфигуратор

Было: Действующие дилеры передавали заявки менеджерам в разных форматах: кто-то писал на WhatsApp, кто-то на почту, кому-то проще было позвонить и надиктовать голосом. На обработку такого заказа и приведение его в удобную форму для производства уходило 1-2 дня при условии, что все позиции относятся к «стандартной» категории.

Сейчас дилеры самостоятельно собирают заказ и сразу же получают актуальную стоимость. В личном кабинете формируется заявка, после получения расчета она улетает в Битрикс24 производителю, а дилеру приходит счет на оплату. После поступления денежных средств заказ автоматически уходит в производство.

Большое спасибо за прочтение статьи! Мы постарались показать максимум проделанной работы, хотя, конечно, это далеко не все!

Логичный вопрос – а что дальше?

Сейчас перед нами стоит следующая задача – оцифровать все цехи для получение актуальной информации с производства в режиме реального времени.

Из других немаловажных задач нам нужно реализовать:

Если ваш бизнес испытывает хоть одну из перечисленных и раскрытых выше проблем – приглашаем вас на бесплатную консультацию!