Что можно и нельзя делегировать?

Привет! Меня зовут Денис Дубников. Я предприниматель и эксперт по работе с ассистентами. В своих социальных сетях и на выступлениях я рассказываю, как у меня получается работать 1 час в день, при этом хорошо зарабатывать и жить свою лучшую жизнь без суеты и утопания в операционке.

Почему я могу рассказывать вам об эффективной работе, которая занимает 1 час в день?

Сухие факты:

<img src="https://img2.teletype.in/files/17/2f/172f53ff-5b71-4324-bba1-ce7e2ccfdb1d.jpeg" itemprop="contentUrl">

Многие задаются вопросом — что делегировать, а что делать самостоятельно? Ниже расскажу о том, как:

5 признаков задач, которые можно делегировать

Можно спокойно делегировать ассистенту 90% задач. Но есть те самые 10%, которые должны выполняться именно вами 🤓

Эти задачи непосредственно влияют на доход и рост вашей компании.

Чтобы не ошибиться, важно проверить подходит ли задача под какой-либо из критериев:

1 Повторяемость:

задача выполняется регулярно или имеет повторяющийся характер;

2 Отсутствие экспертизы:

задача требует специализированных знаний или навыков, которыми вы не обладаете;

3 Времязатратность:

задачи, которые занимают много времени и отвлекают вас от основных задач;

4 Низкая степень контроля:

задача не требует постоянного вашего присутствия или прямого участия;

5 Возможность развития других:

задача может стать инструментом для развития других членов команды или роста доверия к подчиненным.

Расскажу о двух упражнениях, которые наглядно покажут, какие задачи необходимо делать самостоятельно, а какие стоит делегировать ассистенту/команде.

Упражнение 1.

Выпишите все свои задачи, которые вы выполняете в течение дня/недели/месяца. Разбейте их на 3 столбца:

Первый блок задач — задачи, которые нужно делать самостоятельно.

Первый аспект, который нельзя делегировать ассистенту, - это принятие важных жизненных решений.Независимо от того, насколько хорошо ассистент знает ваши предпочтения и предыдущий опыт, он не сможет заменить вашу интуицию и чувство ответственности. В конечном счете, решение, связанное с вашей судьбой и жизнью, должно быть принято лично.

Другой аспект, который нельзя делегировать ассистенту, - это установление и поддержание отношений с близкими/окружением. Создание глубоких и значимых связей с другими людьми требует присутствия личности и взаимодействия в реальном времени. Такие отношения основаны на эмоциональной поддержке, взаимном доверии и понимании, которые нельзя полностью передать ассистенту (но помните, что ассистенту можно делегировать вопросы подарков/напоминаний о важных событиях).

Помимо этого, нельзя доверять ассистенту выполнение глубокого анализа и принятие стратегических решений. Развитие стратегий, определение приоритетов и прогнозирование изменений в вашем бизнесе - все эти задачи требуют глубокого понимания контекста, опыта и гибкости мышления, которые способен иметь только руководитель (или очень опытный ассистент, который с вами уже давно).

Второй блок задач — задачи, которые можно делегировать ассистенту с написанием подробного регламента.

Если задача достаточно сложная или многосоставная, то для передачи ее ассистенту необходимо написать регламент. Регламент должен отражать критерии правильно выполненной задачи — чтобы результат выполнения соответствовал вашим ожиданиям.

В таком случае ассистент не ошибется и сделает все ровно так, как вы просите.

Примеры таких задач:

Третий блок задач — задачи, которые можно делегировать ассистенту без подробного регламента.

Это задачи, которые можно поручить ассистенту с кратким ТЗ. Задачи легкие в выполнении и чаще всего повторяющиеся. Например,

Упражнение 2.

Второе упражнение — это некий фильтр счастья.

Начну с предыстории.

Часто люди занимаются тем, что им не нравится. Они говорят себе, что «вот сейчас я попашу, напрягусь, а потом буду наслаждаться жизнью».

Уверен, что вы с этим тоже сталкивались и хоть раз задумывались о том, что нужно это как-то менять. Время шло, а попытки изменений не предпринимались.

Я тоже проходил через такие мысли и думал, что скоро-скоро все наладится, нужно только потерпеть еще месяц-два. А потом эти два месяца переходили в годы.

Хотите раскрою секрет? Секрет в том, что не будет никакого «потом». Вы так и будете продолжать заниматься тем, что вам не нравится. Это бесконечный обман себя, из которого не выйти без одного осознанного шага. Расскажу, какой осознанный шаг был у меня.

5 лет назад я работал наизнос, ночевал в офисе — в общем, 90% своей жизни посвящал работе. Я тогда уже хорошо зарабатывал, но у меня физически не было времени, чтобы тратить деньги.

Когда я дошел до финальной точки: начался саботаж работы, выгорание, депрессивное состояние, я решил все менять. И выработал свою концепцию счастья, которой до сих пор придерживаюсь.

Моя концепция счастья — делать то, что нравится, и не делать то, что не нравится.

Звучит банально?

Сейчас расскажу, как эту концепцию разложить на наш материальный мир.

Каждый наш день состоит из набора дел. И какие-то дела приносят нам удовольствие, а какие-то забирают энергию, состояние и делают нас несчастными.

Итак, формула

100% времени = действия, которые делают нас счастливыми, заряжают энергией + действия, которые вытягивают энергию

И каждый день мы можем влиять на «процентовку» этих действий. Каждый день тратить чуть больше времени на то, что делает нас счастливыми и чуть меньше времени на то, что делает нас несчастными.

А теперь представьте, что можно хакнуть эту систему и 100% времени находиться в классном состоянии с перманентным ощущением счастья?

Я вывел пошаговый план действий:

1. Первым делом я выписал весь список действий (и личных, и рабочих), которые я совершаю в течение дня

2. В течение дня каждое свое действие я прогонял через фильтр счастья, задавая себе вопрос «Сейчас я счастлив, совершая это действие?»

Например, когда я заказываю еду, мою посуду, записываю сторис для блога, записываюсь на стрижку, веду учет финансов — я счастлив или нет?

3. Если я понимал, что какое-то действие не приносит мне удовольствие, я спрашивал себя «а могу ли я это не делать?». Если ответ положительный, то я просто отметал это дело из своего графика. А если ответ был отрицательным, то я продумывал, как делегировать это другому человеку (ассистенту, команде).

Именно тогда я реально начал делегировать. Не просто передавать команде и ассистенту какие-то мелкие задачи, а начал вырабатывать систему жизни, в которой все, что не заряжает меня энергией и отнимает мое время — автоматически уходит в задачи команды. И выполняется даже лучше, чем это сделал бы я сам.

Да, такое возможно!

Делитесь инсайтами и действиями, которые вы предпримете после прочтения этой статьи, и отмечайте меня — я буду репостить ;)

Инстаграм — https://instagram.com/denis.dubnikov

Телеграм-канал о делегировании — https://t.me/+f8kyrXnot7wxYjM6

Личный Телеграм — https://t.me/+WFGGb8VG7UcwOWNh

Чтобы разобрать ваши точки роста по работе с ассистентом, записывайтесь на бесплатную консультацию