Индиана Джонс и искусство управления проектами: как выжить в непредсказуемых приключениях
Когда мы слышим фразу «план проекта», в голове сразу возникает образ идеальной прямой линии, соединяющей нашу текущую позицию (точку А) и желаемый результат (точку Б). Но на практике всё гораздо сложнее. Мы сталкиваемся с неожиданными препятствиями, непредвиденными рисками и изменениями. В этой статье опишу, какой путь сможет выдержать все испытания и поможет вам запустить то, о чем давно думали.
Кстати, пока не поздно - подписывайтесь на мой канал в телеграме. Там я делюсь опытом в систематизации процессов, работы и жизни.
Проект — это не прямая линия, а настоящее приключение. Вспомните фильмы об Индиане Джонсе: они точно передают дух этого пути. Как только вы начинаете двигаться к цели, на пути появляются препятствия: болезни сотрудников, потеря флешки, неожиданные обновления операционной системы и многое другое.
К сожалению, глобальную идею невозможно реализовать на 100%. Пострадают либо время, либо бюджет, либо качество. Нам придётся чем-то жертвовать. Каждый сам решает, чем именно, но давайте мы немного подстелим соломки и подскажем наименее путь.
Я придерживаюсь правила, которое подсмотрел в одной дизайн-студии и адаптировал для своих проектов: fix time, fix budget, flex scope.
Суть проста:
- Fix time (зафиксируй время): установи чёткие сроки для проекта. Это поможет избежать срыва дедлайнов.
- Fix budget (зафиксируй бюджет): определи объем инвестиций. Это обеспечит финансовую устойчивость.
- Flex scope (оперируй функциональностью): будь готов к изменениям в требованиях или отказу от конкретных функций. Это позволит адаптироваться к новым условиям и сохранить качество проекта.
Но давайте по порядку...
Фиксируем время
В управлении проектами действует «закон о потерях»: в любом проекте неизбежно возникают определенные издержки. Это не связано с физическими законами, а является принципом, который помогает минимизировать риски и повысить шансы на успех.
Задумывая проект, мы понимаем, что невозможно реализовать его на 100% времени, денег, с полной функциональностью и без потери качества. Репутация зарабатывается годами, а теряется за один день. Поэтому жертвовать качеством — не вариант. Согласны?
Первое, что важно сделать, — зафиксировать сроки. В современном мире, когда команда не успевает закончить работу вовремя, часто кажется логичным перенести дедлайны. Но это может привести к серьезным последствиям. Время — невосполнимый ресурс, и его потеря может стоить дорого. Если разложить слово «deadline» на составляющие, станет очевидно, что это не просто точка на календаре.
Поэтому сроками нельзя жертвовать ни при каких обстоятельствах. Оценка и фиксация сроков — это наука, но мы постараемся описать основные принципы, которые помогут вам в этом процессе.
Как эффективно оценить сроки проекта
1. Разделите проект на небольшие задачи
Чтобы понять объем работы на каждом этапе, разбейте проект на небольшие задачи. Это поможет вам лучше контролировать процесс и избежать ошибок.
2. Вовлеките команду
Используйте опыт и знания своей команды для реалистичного планирования. Это поможет учесть все нюансы и избежать неожиданностей.
3. Учитывайте прошлый опыт
Проанализируйте, как вы или ваша команда выполняли подобные задачи в прошлом. Это поможет вам более точно оценить сроки.
4. Добавьте время на риски
Всегда учитывайте возможные риски и непредвиденные обстоятельства. Это поможет вам быть готовыми к любым ситуациям и не сорвать сроки.
5. Регулярно проверяйте и корректируйте график
Сравнивайте запланированное время с фактическим выполнением задач. Это позволит вам своевременно вносить изменения и избегать проблем.
Только после того, как вы зафиксировали сроки, можно двигаться дальше.
Фиксируем инвестиции
В мире управления проектами существует два основных подхода: «Time and Materials» (T&M) и «Fixed Price» (FP). Рассмотрим их подробнее.
«Time and Materials» (T&M)
Этот метод предполагает оплату за фактически выполненные работы. Проект разбивается на задачи, каждая из которых оценивается отдельно. Оплата производится на основе затраченного времени и используемых ресурсов.
Преимущества:
- Гибкость. Сроки и бюджет могут варьироваться в зависимости от объема и сложности задач.
- Легкость внесения изменений. Легко добавлять новые задачи или корректировать проект по ходу выполнения.
Недостатки:
- Неопределенность. Сложно предсказать итоговую стоимость проекта заранее.
- Ответственность. Заказчик может столкнуться с увеличением бюджета, если потребуется больше времени или ресурсов.
«Fixed Price» (FP)
При этом подходе бюджет и сроки проекта фиксируются заранее. Исполнитель обязуется выполнить работу в оговоренные сроки и за фиксированную стоимость, независимо от реальных затрат времени и ресурсов.
Преимущества:
- Прозрачность. Заранее известны все расходы и сроки.
- Предсказуемость. Заказчик может быть уверен в итоговой стоимости проекта.
- Ограничения на изменения. После подписания контракта сложно вносить изменения в проект, что может привести к дополнительным сложностям.
- Ответственность. Исполнитель может столкнуться с увеличением сроков и бюджета, если возникнут непредвиденные ситуации.
Какой подход выбрать?
Выбор между T&M и FP зависит от специфики проекта и требований заказчика.
Модель «Time and Materials» лучше всего подходит для проектов, где гибкость и возможность вносить изменения являются ключевыми факторами, а конечный результат не всегда заранее известен.
С другой стороны, модель «Fixed Price» отлично подходит для небольших проектов с чётко определённым понятным функционалом, который не будет подвергаться изменениям и дополнениям в процессе разработки и реализации. Если вам известны такие проекты, пожалуйста, поделитесь своими знаниями в комментариях, так как я пока не сталкивался с подобными примерами.
"На бумаге", например, в техническом задании или в системе управления проектами, всё выглядит замечательно. Однако, когда дело доходит до практики, приходится делать выбор, исходя из имеющихся условий и ограничений.
Как видим, оба подхода имеют свои преимущества и недостатки. В реальности часто приходится выбирать между гибкостью и предсказуемостью, жертвуя некоторыми функциями будущего продукта. Главное — четко определить цели и требования, чтобы выбрать наиболее подходящий метод управления.
Но давайте вспомним: мы не готовы жертвовать сроком реализации, ограниченным бюджетом и качеством конечного продукта. Методом исключения приходим к решению: жертвуем функциями. Безжалостно режем то, что не успеваем сделать или то, что не несет реальной очевидной пользы. Да, делаем выбор в сторону "ехать" а не "шашечек". Здесь есть много плюсов и минусов, но на практике все только выиграют.
Кстати, больше лайфхаков в планировании у меня в телеграм-канале. Подписывайтесь.
Оперируем функциональностью
Давайте начнем с явных преимуществ, которые играют ключевую роль в нашем подходе
- Выход продукта в срок. Когда вы начинаете с определения основной задачи продукта, вы можете быстрее достичь цели. Это особенно важно для стартапов, которые ограничены в ресурсах и времени.
- Меньше ошибок. Чем меньше функций у продукта, тем меньше пересечений и, следовательно, меньше вероятность ошибок. Это позволяет улучшить качество первой версии и снизить затраты на доработку.
- Простота продукта. Новый продукт с небольшим количеством функций легче понять. Это особенно важно для пользователей, которые не знакомы с особенностями задуманного функционала.
- Отложенные функции обрадуют пользователей. Когда отложенная функция появляется во второй или последующих версиях продукта, пользователи будут рады её появлению. Это создаст положительный имидж вашего продукта и привлечёт новых клиентов.
Конечно, есть и недостатки раннего фокуса на ключевых функциях
- Страх. Отказ от какой-либо конкретной функции или даже целой части глобальной идеи всегда вызывает страх и беспокойство. Это связано с тем, что мы часто вкладываем много времени и ресурсов в разработку определённых функций, и как следствие сильно верим в их необходимость.
Представьте, что вы заказываете ящик апельсинов, а курьер точно в срок по той цене, что и на ценнике, доставляет вам отличные апельсины, но только половину ящика. Каково это?
Однако доставка апельсинов — это стандартизированная процедура с отлаженной логистикой. Риски предсказуемы и заранее заложены в цену.
Проекты — это другое. Во время экспедиции Колумба были бунты, болезни, поломки и штормы. В результате он открыл совсем другую страну, не ту, на путешествие в которую собирал деньги. Как вам такой проект?
- Приоритеты. Часто мы не знаем, какие функции следует реализовать в первой итерации, а какие лучше отложить. В таких случаях важно сосредоточиться на основной задаче продукта, ради которой вы запускаете проект.
Например, если вы разрабатываете мобильное приложение для управления финансами, в первую очередь важно реализовать функции добавления счетов и отслеживания расходов, а не сложные анимации или детальные стили оформления. Это позволит приложению выполнять свою основную функцию, даже если некоторые декоративные элементы будут отложены.
Другой пример — разработка веб-сайта для онлайн-магазина. В первую очередь стоит сосредоточиться на функционале добавления товаров в корзину и проведения оплаты, а не на внедрении сложных интерактивных баннеров или анимаций загрузки страницы. Эти дополнительные элементы можно включить и в последующие итерации
В современном мире проектного управления проектами всё чаще применяется методология Time and Materials (T&M), которая предполагает постепенное планирование и запуск функционала. Это особенно актуально, так как традиционный менеджмент проектов по методологии Fixed Price (FP) не всегда могут обеспечить необходимую гибкость и адаптивность в условиях быстро меняющегося рынка и требований заказчиков.
Разделение большого проекта на короткие итерации позволяет команде оперативно оценивать результаты и вносить корректировки. Такой подход не только помогает своевременно реагировать на изменения, но и даёт уверенность в том, что конечный продукт будет соответствовать ожиданиям заказчика.
Успешное управление проектом основывается на коллегиальном принятии решений совместно с заказчиком. Независимо от типа проекта, взаимная ответственность и гибкость в действиях становятся ключевыми факторами эффективности.
В условиях неопределённости и быстрых изменений ориентация на T&M становится не просто желательной, но и необходимой стратегией в проектном управлении проектами, которая позволяет команде быстро адаптироваться к новым условиям, минимизировать риски и обеспечить своевременный запуск продукта с гарантированным качеством.
До встречи в ленте телеграм-канала про методы управления проектами, сотрудниками, процессами, карьерой и самим собой.
Проект проекту рознь...