Налоги и учет расходов на аренду жилья для командированных сотрудников или как сделать так, чтобы налоговая инспекция не обратила внимания на вас?

Высококвалифицированные специалисты в наше время на вес золота, поэтому нет ничего удивительного в том, что компании готовы бороться за таких сотрудников и предоставлять им лучшие условия для работы. Бывает и такое, что отличного работника необходимо командировать в другой город, а для этого необходимо научиться грамотно “общаться” с недвижимостью. Арендовать жильё ещё пол беды, а вот иметь дело с налогами и вести учёт расходов – это совсем другая история.

Оплата за аренду жилья, которое будет использовано для временного пребывания работника, являются расходами по обычным видам деятельности в том месяце, за который начисляется арендная плата, равнозначная сумме, прописанной в договоре (пп. 5, 6, 6.1, 16, 18 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утвержденного приказом Минфина России от 6.05.99 г. № 33н).

Согласно ст. 41 НК РФ доход — это экономическая выгода в денежной или натуральной форме, которая учитывается в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с главой 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ.

При определении налоговой базы в учёт идут абсолютно все доходы налогоплательщика, которые были или могли быть получены как в денежной, так и в натуральной формах, или в виде права на распоряжение оными(п. 1 ст. 210 НК РФ).

Оплата организацией за своих сотрудников стоимости проживания признается их доходом, полученным в натуральной форме, и с учетом п. 1 ст. 211 НК РФ суммы данной оплаты включаются в налоговую базу по НДФЛ указанных лиц (письмо Минфина России от 14.09.16 г. № 03-04-06/53726).

Таким образом получается, что арендная плата за жилое помещение ежемесячно начисляется работодателем сотруднику в виде заработной платы и облагается налогом в виде стандартных 13%.

Для того, чтобы у работодателя не возникло проблем с учётом расходов на аренду жилого помещения, между компанией и сотрудником должен быть оформлен трудовой договор, включающий в себя пункты об аренде жилья и сумме арендной платы, которая будет включена в полном или частичном объеме в заработную плату. Однако в учёт не идёт компенсация арендной платы непосредственно сотруднику. (Письма ФНС РФ от 12.01.2009 № ВЕ-22-3/6, Минфина РФ от 12.01.2018 № 03-03-06/1/823, от 22.10.2013 № 03-04-06/44206, от 30.09.2013 № 03-03-06/1/40369, от 04.04.2013 № 03-04-06/11060)

Необходимые документы:

Это основные моменты, на которые стоит обратить внимание. Однако не стоит забывать, что налоги и учёт расходов на аренду жилья это кропотливая работа. Каждую ошибку можно исправить, но вместо того, чтобы её исправлять, лучше н6е совершать ее вообще. Поиск жилья, работа с документами и даже общение с собственниками – каждый этап работы должен быть выполнен безупречно. Многие компании обращаются к специальным сервисам, которые помогают им оставаться чистыми перед налоговой и не бояться проверок. Это удобно, а самое главное – грамотно. Налоговая точно не обратил на вас внимания – потому что не интересно искать ошибки там, где их нет.