5 причин, из-за которых мы чуть было не отказались от масштабирования бизнеса
Мы теряли время и деньги из-за ошибок кладовщиков и несвоевременно отправленных покупателям заказов. Естественно, всеми силами хотелось этого избежать. Так как хватало других проблем, связанных с пересортами и недостачами на складе. Вот только мы никак не ожидали, что некомпетентность специалистов на аутсорсе, которых мы пригласили автоматизировать склад, практически заставит нас отказаться от этой затеи и вернёт к работе «по бумажке».
Хьюстон, у нас проблемы!
Мы всегда уделяли много времени и сил укреплению партнёрских отношений с известными брендами из разных стран и выстраиванию процесса сбыта и логистики. Параллельно занимались производством продукции под собственными торговыми марками, производство которых находится в Китае и Турции: самоклеящейяся плёнки D&B, столовой клеёнки, прозрачного столового покрытия CRYSTAL, ковриков для ванной комнаты BOMBINI и другой продукции.
В течение нескольких лет планомерно дорабатывали систему учёта “1С: Управление торговлей 10.3” под наши процессы и потребности. Потому что типового функционала не хватало. Но со временем бизнес вырос настолько, что вопрос оптимизации работы на складе вышел на первое место.
Количество ошибок, которые допускали кладовщики при приёмке и отгрузке товаров, кратно возросло. И это очень неприятно сказывалось на имидже компании. Чтобы не тратить время на бесполезные преобразования внутри компании, мы сразу приступили к анализу опыта коллег и конкурентов.
В поисках решения
В результате не слишком продолжительных поисков, мы поняли: все развивающиеся современные компании используют один и тот же инструмент. Просто каждый бизнес настраивает, что называется, «под себя».
Так, чтобы сократить трудозатраты на рутину и выстроить чёткий безошибочный алгоритм учёта продукции, мы приняли решение автоматизировать выполнение складских операций с помощью программно-аппаратного комплекса. За помощью обратились в стороннюю организацию, где нам предложили внедрить софт «Клеверенс» и терминалы сбора данных.
Но первый наш опыт оказался неудачным: подрядчик установил программное обеспечение, но не смог его настроить под наши процессы. И какое-то время мы не могли полноценно использовать приобретённые устройства и ПО: простого сканирования штрихкодов нам было недостаточно, приходилось вручную вносить данные в 1С.
Если опять не получится, будем работать как раньше
Да, мы действительно задумывались о том, что зря ввязались в историю с автоматизацией. Но прежде чем отказаться, решили всё же сначала обратиться к другим интеграторам и попробовать завершить проект.
Приехав на склад, я искренне удивился: настроенные бизнес-процессы приёмки были совершенно нежизнеспособны. Дело было в маленькой — буквально 3 на 3 метра — зоне приёмки. И это при том, что товар поступает фурами!
Технически, у кладовщиков не было возможности сначала принять товар, спустив его с машины, а после — в спокойном режиме разместить по ячейкам.
Ещё до начала сотрудничества мы узнали, что компания «Уникальные решения» занимается автоматизацией управления и учёта с 2011 года. Такой большой опыт работы на рынке Auto-ID вызывал доверие. А при обращении озвучили свои пожелания: убрать пересорты, снизить количество рекламаций, увеличить скорость приёмки.
Как только все рабочие моменты были проговорены и зафиксированы, работа закипела:
- интеграторы настраивали и дорабатывали ПО «Клеверенс», и придумывали механизм распределения товаров на складе после приёмки,
- сотрудники нашего склада привязывали штрихкоды к карточкам номенклатуры, оклеивали ШК ячейки, наводили порядок на стеллажах, заводили в 1С коды для нового товара. По факту этот этап оказался самым трудоёмким по объёму работы.
Пробуем новое
Принцип ячеистого хранения, при котором все стеллажи, полки и ящики промаркированы и пронумерованы, ранее был нам незнаком. Но его удобство мы оценили практически сразу.
Мы разработали для ТД «Домер» решение «под ключ», так как «1С: УТ 10.3» не имеет штатного механизма работы с ячеистым складом.
Интеграторы дорабатывали программно-аппаратный комплекс в несколько этапов:
- создали новую подсистему из справочников, документов, и отчётов;
- добавили в конфигурацию 1С складские документы – «Расходный складской ордер», «Приходный складской ордер», «Переразмещение товара по ячейкам», «Инвентаризация ордерного склада»;
- определили удобные статусы для всех документов, чтобы можно было анализировать их текущее состояния и отображались дата и время начала и окончания работ, данные исполнителя сборки.
Сейчас кладовщик при размещении товара заранее знает, куда идти — в мобильном приложении «Склад 15» всплывает подсказка с номером ячейки. Но при этом может положить товар в другую ячейку.
И ещё немного доработали
Интеграторы предложили нам реализовать ещё один механизм: чтобы в приходных ордерах автоматически показывались предварительные ячейки для размещения по фактическому месторасположению или по последнему месту хранения. Оказалось, что это очень удобно.
Для расходных ордеров реализовали более интересный функционал, который сейчас позволяет кладовщикам резервировать продукцию в ячейках до её фактического отбора. Количество ситуаций, когда товара нет стеллаже, потому что его уже забрал другой сотрудник в другой заказ, сразу сократилось до 0.
Порядок сборки по ячейкам — отдельный бонус! У кладовщиков появился чётко построенный маршрут. То есть они идут и находят товар точно там, где указывает терминал сбора данных. Такой своеобразный навигатор по складу. Экономия рабочего времени колоссальная, потому что не нужно больше по всему складу искать продукцию под заказ покупателя — программа уже всё нашла, нужно только укомплектовать.
Распределяем нагрузку
У нас регулярно бывают оптовые отгрузки клиентам. Расходный ордер в таких случаях большой. И раньше обрабатывать его было сложно: срабатывал человеческий фактор — кладовщики пропускали или дублировали позиции.
Сейчас расходный ордер автоматически разбивается на несколько документов по 80 строк. Это позволяет распределять нагрузку между кладовщиками.
Наша разработка значительно ускоряет комплектацию заказов и экономит силы сотрудников склада.
Особый алгоритм
Принцип выполнения операций у нас сейчас поменялся практически полностью. Когда приезжает груз, все не занятые работой кладовщики берут ТСД, идут на разгрузку. И при выгрузке товаров из фуры обязательно проверяют каждую единицу с помощью терминала сбора данных.
Отдельно хочется выделить так называемый «Карантин», который для нас разработали интеграторы. В него мы размещаем продукцию, у которой либо вообще нет штрихкода, либо он нечитаемый. Либо если товар не соответствует указанному в приходной накладной. Всё остальное кладовщики размещают на складских ячейках: сначала создают новый документ приёмки и считывают ШК документа поступления из 1С. После уже можно приступать к сканированию полученной продукции и указывать количество и номера ячеек хранения.
После завершения документа размещения он автоматически попадает в 1С как «Приходный складской ордер». И по указанному ранее штрихкоду «подвязывается» в структуре подчиненности к документу поступления. Далее, при помощи отчёта «Выполнение приёмки/отгрузки», старшие сотрудники склада могут отследить корректность приёмки товара.
В процессе настройки работы на складе в новом для нас режиме мы поняли, что раз уж контролировать, то всё. Поэтому совместно с интеграторами доработали отчёты по KPI кладовщиков и разработали специальный блок, который состоит из нескольких документов:
- «Сверка товарного и ордерного учёта»,
- «Выполнение приёмки/отгрузки товара»,
- «Движения товаров по ячейкам»,
- «Остатки товаров по ячейкам».
Переходим на ордерно-ячеистое хранение
Хотя мы у нас и был доработан штатный механизм справочного хранения по ячейкам, мы не использовали само штриховое кодирование.
Мы заранее включили бизнес-процесс «Привязка штрихкодов», чтобы кладовщикам было проще привязывать ШК к товарам, поступающим на склад впервые.
Только после того как была настроена привязка ШК, мы смогли приступить к следующему этапу — переходу от справочной адресной системы хранения на полноценную ордерно-ячеистую. А так как возможности останавливать приёмку и отгрузки заказов покупателей у нас не было, интеграторы продумали и реализовали такую концепцию:
- Ночью автоматически запускалась специальная обработка и разносила остатки по бухгалтерскому учёту на «служебную» ячейку.
- После чего блок в листе сборки товаров выводит информацию о старых ячейках и о ячейках хранения из новой системы.
- И утром все свободные кладовщики могут приступить к переразмещению товаров из служебной ячейки в ячейки фактического хранения.
Новая обработка и внедрение «служебной ячейки» позволили за очень короткое время провести полную инвентаризацию склада с чётким размещением товаров по ячейкам, убрать дубли карточек номенклатуры и некорректные штрихкоды.
Результаты
Мы продолжаем развиваться — запустили новый склад в Москве и реализовали на нём те же удобные механизмы на базе программно-аппаратного комплекса, в который входят «Склад 15» (Расширенный) и 18 терминалов сбора данных Urovo.
Сейчас при приёме в штат новых сотрудников, их адаптация и знакомство с новым для них товаром проходит гораздо быстрее. Уже через несколько недель мы заметили, что показатели производительности труда значительно выросли: в 3-4 раза стали быстрее собирать и отгружать товар и на 90% сократили количество ошибок.