Что такое кост-центры и зачем они вашей компании
В «OneTwoTrip для бизнеса» много удобных функций для оформления командировок, и часть из них способны существенно упростить работу бухгалтерии и аналитиков. Сегодня расскажем о кост-центрах и объясним, для чего они нужны и как их настроить.
Что такое кост-центр
Кост-центр — это калька с английского cost centre, или место возникновения затрат (МВЗ). Речь идёт о структурных подразделениях компании, по которым мы ведём учёт затрат и издержек. Это нужно для анализа расходов и управления ресурсами бизнеса.
Чёткого разделения, какие отделы относить к кост-центрам, не существует: каждая компания определяет их самостоятельно. Кост-центром может быть как целый отдел, так и команды и даже сотрудники.
Зачем выделять кост-центры
Это удобно для бухгалтерии и отдела финансов: так можно посмотреть расходы по подразделениям. Например, аналитики замечают серьёзный рост трат на деловые поездки. Если в компании выделены кост-центры, можно посмотреть отчётность по командировкам с разбивкой по отделам, проектам или сотрудникам, отфильтровать информацию и получить только нужные данные.
В итоге при анализе расходов на командировки вы сможете увидеть историю бронирований или выгрузить закрывающие документы и отчёты, относящиеся к нужному кост-центру.
Как подключить и настроить кост-центры
Если для организации командировок вы пользуетесь сервисом «OneTwoTrip для бизнеса», вы можете сразу подключить функцию отображения кост-центров. Для этого обратитесь в поддержку, и наш специалист включит нужную настройку.
После этого в карточке сотрудника отобразится графа «Кост-центр» — в ней можно будет отнести сотрудника к определённому кост-центру. Обязательно указывайте информацию именно так, как она должна отображаться в документах. Если оставить поле «Кост-центр» пустым, заказы данного сотрудника будут формироваться в общий акт.
Отсортировать заказы по данному параметру можно в разделе «Финансы». В акте будет отдельное поле, содержащее название кост-центра:
Важный момент: кост-центр сотрудника можно изменить только до оплаты заказа. После же поправить эту информацию не удастся, поэтому внимательно проверяйте данные.