Бизнес-ассистент для собственника: как его нанять и что именно ему делегировать
Перегрузка, многозадачность, выгорание – это то, с чем реально сталкиваются собственники бизнеса. С чем это связано? На старте многие собственники сами выполняют все задачи - от закупки и маркетинга до роли курьера. В зрелой компании это может быть признаком того, что недостаточно выстроена оргструктура: нет сильных замов, которые могли бы выполнять задачи в своей зоне ответственности.
Как же снизить нагрузку на собственника? Один из вариантов - нанять личного ассистента. Про свой опыт работы с ассистентом рассказал основатель и руководитель PNEVMOTEH Александр Матвейчев.
Материал опубликован на портале ibmedia.by 18.06.2024
- Представьте, у вас в каждом месяце 168 рабочих часов, а когда появляется ассистент, то их становится 320-330. Если несколько ассистентов - то еще больше. Так у вас появляется больший объем ресурсов, и вы за один месяц можете выполнить столько задач, сколько раньше решали бы за два-три.
Предлагаю разобраться, как правильно нанять ассистента, где его искать, как делегировать задачи (и какие) и сколько платить.
Что можно поручить ассистенту?
Ассистенты могут заниматься административными делами (расписание, покупка билетов, организация встреч и т.д.), личными (химчистки, семейные поездки, недвижимость, ремонт и др.) и бизнес-задачами. К бизнес-задачам, которые можно поручить ассистенту, относим:
- поддержка всех бизнес-процессов в рамках компании или группы компаний руководителя;
- управление графиком руководителя в Outlook, координация его с
- другим ассистентом;
- открытие новых бизнесов, поиск партнеров, продажи;
- организация, сопровождение и протоколирование совещаний;
- ведение TO DO LIST по проектам, бизнес-задачам, поручениям руководителя с регулярной актуализацией статусов;
- контроль сроков и качество исполнения поручений, контроль сотрудников.
Все зависит от компетенций и проактивности ассистента. Результаты, которые можно получить благодаря его работе:
- достижение целей;
- масштабирование бизнеса;
- улучшение и настройка процессов компании;
- экономия денег;
- возможность заниматься новыми направлениями;
- избавление от рутины;
- способность решать любой вопрос быстро;
- выстроенное расписание.
Также ассистент помогает с личными делами руководителя и его семьи:
- помощь по личным делам и делам семьи;
- координация водителей, домработниц, нянь;.
- химчистки, ремонты, покупки, заказы;
- организация семейных мероприятий и поездок;
- поручения, связанные с детьми (образование, курсы).
- медицинское сопровождение (координация записи у врачей, тренеров и т.д.).
- недвижимость и транспорт: контроль оплат, ремонта.
Удаленный бизнес-ассистент: какие задачи ему можно поручить?
Ассистента можно взять и на “удаленку”. Вот список задач, которые можно поручить удаленному помощнику:
- ведение календаря руководителя: напоминание о встречах, ведение задачника, организация онлайн-встреч и звонко;
- сбор, систематизация, анализ и структурирование информации;
- присутствие на встречах в Zoom, протоколирование;
- контроль исполнения поручений;
- коммуникация с сотрудниками и подрядчиками;
- работа с Google-таблицами, формами, Яндекс-диском.
- обработка фото и видео в программах на телефоне;
- монтаж видео;
- помощь в ведении социальных сетей;
- решение мелких личных поручений руководителя;
- покупка авиа, ж/д билетов, бронирование отелей;
- ведение первичной финансовой отчетности.
- составление Т3 на сайт или поиск исполнителей для типовых задач и контроль выполнения (например, дизайн, таргетинг);
- транскрибация голосовых сообщений.
Выбираем бизнес-ассистента
Как подобрать подходящего кандидата? Обращайте внимание на эти пункты:
- внешний вид;
- пунктуальность;
- структурное и понятное резюме;
- опыт работы на подобной должности;
- быстрота реакции, четкая обратная связь;
- коммуникабельность, людям приятно с ним общаться;
- проактивность (предугадывать ситуации наперед);
- умение брать ответственность и самостоятельно принимать решения.
А еще вы поймете, что ассистент вам подходит, когда почувствуете высокий внутренний коэффициент удовлетворенности.
Как искать ассистента?
Есть несколько путей поиска бизнес-ассистента:
- Самостоятельно (составить и загрузить вакансию на сайт по поиску работы);
- Через HR-специалиста;
- Через агентство по подбору персонала;
- Выкупить лучшего выпускника с надежного курса ассистентов.
Что можно предложить ассистенту?
- деньги (оплата в Москве в 2023 году ассистенту – от 100 до 250 тыс. RUB то есть $1000 - $2700 по данным компании SMART & TALENTED.Professional Assistants. В Минске, по данным Rabota.by, оплата в среднем составляет от 1000 BYN до 2000 BYN ($300 - $600);
- опыт (если вы эксперт в чем-то);
- рабочее место в хорошей локации;
- удобный график;
- нестандартные задачи;
- знакомство с новыми людьми;
- обучение на курсах за ваш счет;
- корпоративный ноутбук;
- оплату связи;
- оплачиваемый отпуск.
Как делегировать задачи?
Конечно, всю работу делегировать невозможно. Как понять, какие именно задачи отдать ассистенту?
- Составьте список задач, которые вам надоели или вы тратите слишком много энергии на них.
- Выделите те, которые способен делать ассистенту.
- Опишите задачи подробнее.
- Пропишите результаты, которые вы хотите видеть в итоге.
Первое время проводите встречи и обсуждайте промежуточные и финальные итоги, давайте обратную связь. Лучше ответить на 2-3 вопроса ассистента, чем он что-то сделает на свое усмотрение и придется переделывать. Чтобы ассистент не перегорел, давайте ему достаточно времени на выполнение задач.
Как правильно ставить задачи ассистенту?
1. Убедитесь, что ассистент способен выполнить задачу и никакие внешние факторы этому не мешают.
2. Поставите четкие сроки исполнения, желательно с промежуточными пунктами контроля (либо эти пункты пусть он озвучит сам).
3. Приоритезируйте задачи, помогайте ассистенту делить их на важные и второстепенные (он не всегда понимает, какие задачи в приоритете).
4. Разбирайте с помощником ошибки и их причины, ищите решения, чтоб избежать ошибок в будущем.
5. Фиксируйте все задачи в одной системе, там же контролируйте ход работы и отслеживайте результаты.
6. Не забывайте о мотивации.
От чего выгорают ассистенты?
Мотивация важна, потому что ассистенты тоже выгорают. Вот с чем им приходится каждый день сталкиваться (взято с реальных слов ассистентов):
- “Иногда чувствую себя рабом из книги «Самый богатый человек в Вавилоне»”.
- “Часто воспринимаю сообщения от руководителя как приказы”.
- “Засыпает сообщениями на выходных”
- “Когда у меня запланировано занятие по английскому или тренировка, или, например, поход в кино или театр, он как будто чувствует и внезапно ставит встречу на это время.
- “Я знаю о руководителе почти всё, выполняю свои бизнес-обязанности профессионально, но некоторые люди воспринимают меня не как его правую руку, а как глупую секретаршу”.
- “Приходится терпеть волнообразное настроение босса”.
Мой личный опыт работы с ассистентом
По моему опыту, лучшие ассистенты – это девушки, так как они более ответственные и работоспособные. Вот какие конкретные задачи я поручаю личному помощнику:
- ассистент следит за расписанием и встречами, помогает заполнять календарь по регламенту (событие, номер телефона, адрес, время);
- если в календаре важные встречи и поездки, то ассистент связывается со стилистом, чтобы тот подобрал образ. Потом ассистент контролирует, чтобы к нужному времени одежда была подготовлена и чтобы клининг отутюжил вещи;
- если предстоит командировка, то ассистент приезжает домой и собирает чемодан под поездку;
- ассистент следит за тем, чтобы не были пропущены даты дней рождений и друзей, заранее подготавливает подарки этим людям и отправляет их;
- ассистент может организовывать свидание с женой, предлагает варианты на вечер и покупает билеты;
- если не хватает чего-то на мероприятии или дома, ассистент может заказать доставку или сам съездить купить;
- ищет место для праздников (Новый год, день рождения), подготавливает и отправляет пригласительные. Организует доставку подарков домой после дня рождения. На 8 Марта – заказывает цветы, оплачивает выданной ему банковской карточкой (при этом ведет таблицу учета расходов). Подписывает открытки, придумывает текст;
- помогает искать персонал – от повара на мероприятие и до сотрудников внутри компании;
- планирует путешествия (семейные и групповые), собирает информацию и составляет смету;
- следит за внешним видом и состоянием руководителя, записывает в барбершоп, на маникюр-педикюр, в баню, на массаж лица;
- еще ассистент – человек, который может поддерживать психологически в решении задач, потому что у него тоже есть жизненный опыт.
Что думаете о работе ассистента? Это роскошь или необходимость для руководителя?