Как я выбирал BPM-систему для управления бизнес-процессами в SEO-студии

Когда в команде становится больше трёх человек, а проектов — больше десяти, без нормальной системы уп��авления процессами начинает плавиться всё: дедлайны, отчёты, нервы. Мы прошли через таблицы, чек-листы, таск-трекеры и даже доски на стене — всё работало, но всегда чего-то не хватало.

Я решил, что пора навести порядок и выстроить работу по уму. Так начался мой путь выбора BPM-системы.

В SEO-студии задач действительно много: от планирования контента до отчётности перед клиентами. Всё должно быть чётко, прозрачно, отслеживаемо. Причём желательно — без лишнего ручного труда. Так мы пришли к мысли о внедрении BPM — системы управления бизнес-процессами.

Скажу сразу: из всех рейтингов, которые можно найти, единственный, где информация действительно полезна и разложена по полочкам — это IaaSSaaSPaaS. Там и смотрел. В итоге остановился на ELMA365. Почему — расскажу дальше. Ну, а если вам нужен сео трафик - заполните нашу новую анкету, возможно смогу вам помочь.

Основные цели BPM включают:

Если верить маркетинговой шелухе, то BPM помогает компаниям стать более гибкими, адаптивными и эффективными, обеспечивая прозрачность всех рабочих процессов и улучшая взаимодействие между различными подразделениями и т.д. и т.п.

А на практике нам просто надо упорядочить порядок работы с клиентами. Этапов много, мелких задач много, всё должно быть структурировано и отслеживаемо.

SEO-процессы часто включают множество этапов: исследование ключевых слов, аудит сайта, техническую оптимизацию, создание контента, линкбилдинг и мониторинг результатов. Каждый этап требует времени и внимания специалистов.

Мы это уже проходили. Без грамотного управления процессами ресурсы студии расходуются неэффективно: кто-то может заниматься ненужными задачами, что приводит к задержкам и снижению общей продуктивности. А ещё приводит к недовольству сотрудников внутри команды.

Один из важных аспектов работы SEO-студии — регулярная отчетность перед клиентами. Клиентам нужны точные данные о проделанной работе, достигнутых результатах и прогнозах. Увы, на собственном опыте знаем, что плохо управляемые процессы приводят к задержке в предоставлении отчетности или искажению информации.

Проекты в сфере SEO зачастую связаны с долгосрочными контрактами. Мы работаем с сайтами по 1-2-3 года. На такой дистанции только нормальное управление процессами помогает контролировать сроки выполнения задач и бюджет проекта, предотвращая перерасход времени и средств. Excel пробовали, но уже не спасает.

В концепцию бизнес-процессов я поверил не сразу, хотя знаю о ней года 2. Мы работали в Excel, потом перешли в Google Sheets (это, по сути, Excel в браузере, но все изменения постоянно сохраняются в облаке и есть супер-удобная возможность совместной работы).

Под каждого клиента делали свой файл, в каждой вкладке - разные типы задач, в строках прописывали сами задачи, в колонках указывали исполнителя и цветом выделяли статус. Знаю, что у всех по 3-4 статуса, а мы за годы работы выработали 5 статусов! Один секретный, но очень важный для нас :)

Но всё-таки управление было построено “от сотрудника”. Кто чем занят, кто что успел и т.д.

Концепция BPM (Business Process Management) представляет собой подход к управлению организацией, ориентированный на улучшение и оптимизацию бизнес-процессов. Вместо традиционного метода управления, когда акцент делается на отдельных сотрудниках и их функциях, BPM фокусируется на самих процессах, которые проходят через различные подразделения и роли в компании.

Основное внимание уделяется не отдельным ролям или функциям, а сквозным процессам, которые охватывают всю цепочку создания ценности для клиента. Процессы рассматриваются как непрерывные потоки деятельности, пересекающие границы подразделений и уровней управления.

Основной упор делается на согласованность и синхронизацию всех участников процесса. BPM подразумевает постоянное улучшение процессов путем их анализа, измерения и корректировки. Это достигается через цикл PDCA (Plan-Do-Check-Act), который включает планирование изменений, их реализацию, проверку результатов и внесение необходимых исправлений.

Прежде всего, пришлось проанализировать наши текущие процессы.

Анализ процессов

Основные этапы, которые требуют систематического подхода, включают:

Мы хотели, чтобы новая система помогла нам сократить временные затраты на рутинные задачи, улучшила координацию меж��у специалистами и позволила отслеживать прогресс каждого проекта в реальном времени.

Оценка масштаба и сложности процессов

В плане масштаба важны следующие пункты:

Очевидные требования к BPM

Нам нужна система, которая сможет:

Также смотрели на параметры безопасности, стоимость, распространенность и наличие готовых процессов или шаблонов (часто производители для этого делают маркетплейс или базу процессов).

Статей много, рейтингов куча, толку мало. Мы оттолкнулись от рейтинга BPM на IaaSSaaSPaaS. Сейчас уже новая версия рейтинга висит, а был прошлогодний. Впрочем, не суть, новый только лучше и шире.

Это единственный сайт, где есть данные о количестве клиентов, распространенности решения, масштабе внедрений. Только тут была матрица критериев, похожая на нашу.

Ну и весьма подробная информация о ценах, демо-версиях, ограничениях и т.д.

Всё это нам очень помогло.

Выбирать просто первое место не советую, лучше потрогать топ-3 или топ-5, кому-то может и на топ-10 хватит сил. Но всё-таки поизучайте несколько систем. Поверьте, это полезно.

У каждого шорт-лист будет свой. Мы старались не акцентироваться на мелких производителях и смотреть так, чтобы BPM был сильной стороной системы, а не второ- или третье-степенной функцией многопрофильной платформы.

Написали письмо, нам быстро выдали доступ, и мы удивились движку, где всё low-code. Собственно, ELMA365 - это и есть low-code, на базе которой сам производитель построил много решений BPM-систему, СЭД, CRM, Service Desk и т.д.

Видели отзывы, что BPMN тут какой-то не тот. Оказалось, тот.

Цены низкие.

Дизайн приятный.

Маркетплейс - просто море возможностей.

Сложность не для новичков. Но, во-первых, тут и сама система уже давно вышла за рамки СМБ и всё больше ориентирована на крупный бизнес. Во-вторых, техподдержка поможет.

Читали отзывы и поняли, что сложно. Сама система функциональная, видно, что работу с процессами продумывали специалисты своего дела.

В основе тоже low-code, но акцент на CRM. Собственно, на сайте так и написано - управление продажами, маркетингом и сервисом.

Рассматривали, но недолго. Это CRM с элементами BPM, а CRM нам не нужна.

Вот тут поинтереснее. Под капотом движок, на основе которого много что сделано - BPM, CRM, портал, HRM, и т.д. Но как SEO-специалист я быстро отметил, что в TITLE сайта производитель сам указал, что это BPM-система! :)

Итак, 1F BPM пригодна для автоматизации бизнес-процессов, есть графический дизайнер, табличное отображение процессов, настройка ролей и оповещений.

Из минусов - это сам дизайнер. Вместо привычной горизонтальной разметки процесса он даже на сайте у них показан как вертикальный с изогнутыми линиями. А так вообще достойное решение.

Если бы не рейтинг, вообще не узнали бы об этой системе. Но это в первую очередь СЭД и управление процессами в сфере ЭДО. Опять-таки не прошёл мимо title, и СЭД у них указан на первом месте.

В обзоре системы тоже всё про ЭДО - кадры, договора, архивы и т.д. Решили, что в нашем SEO нам не подойдёт.

Дизайн приятный. Компания-производитель небольшой. В отзывах указано, что готовых систем нет, только заготовки для решений CRM, ECM и других типов систем. Цены - от 500 тысяч рублей.

Довольны, но перейти на BPM непросто. Процессы надо расчертить, этим надо заниматься, но самое сложное - заставить всех остальных работать в новом режиме. Если люди привыкли к Excel, то пересадить на BPM - это надо приложить усилия.

Но эффективность и правда выросла. За беспричинные задержки в работе мы штрафуем, а в самой системе настроили напоминания в несколько этапов, чтобы сотрудники не могли сказать “я забыл, а никто не напомнил”. Сейчас задержек раза в 3 меньше. Их и было мало, теперь и вовсе копейки.

Ещё один важный эффект - всё в одном приложении. Выше я писал, что под каждого клиента у нас был отдельный файл. Теперь всё в одной системе, и это гораздо удобнее!

Дашборды - ещё одно чудо практического применения BPM. Тем более в ELMA они прекрасны. Раньше были управленческие созвоны по вторникам, и надо было следить за цветом ячеек в Excel, вручную сводить данные в верхнеуровневую табличку. Теперь есть витрина, где сразу видно число клиентов, статусы задач, кол-во задач у сотрудников и эффективность их работы.

BPM (Business Process Management) представляет собой мощный инструмент для повышения эффективности и конкурентоспособности организаций через систематическое управление и оптимизацию бизнес-процессов.

Внедрение BPM позволяет компаниям лучше понимать свои внутренние операции, выявлять и устранять узкие места, а также улучшать взаимодействие между различными подразделениями и системами.

Благодаря автоматизации рутинных задач, интеграции с существующими ИТ-решениями и аналитическим инструментам, BPM способствует снижению затрат, ускорению выполнения операций и повышению качества предоставляемых услуг.

Успех внедрения BPM требует комплексного подхода, включающего активное участие всех заинтересованных сторон, постоянное совершенствование процессов и готовность к изменениям, то есть преодоление человеческого фактора.