Занимаясь производством я несколько лет продавал себе в убыток. Как мне это удалось выявить?

Меня зовут Павел, и я предприниматель с 13-летним опытом в области металлообработки. Владею небольшим бизнесом, который в лучшие времена имел команду из 25 сотрудников, 1200 м² производственной площади и годовую выручку свыше 30 млн рублей. Я расскажу о том, что привело меня к созданию веб-приложения Priceloom.com

Стартовал я собственный бизнес в 2013 году, выйдя из предыдущей своей компании, в которой было несколько соучредителей. Дороги наши по ряду причин разошлись, поэтому мы решили продолжать некогда общее дело, но уже по отдельности. На выходе мне причиталось несколько советских металлообрабатывающих станков и часть конструкторской документации.

Я зарегистрировал новую компанию, арендовал производственное помещение, докупил оборудование и нанял новых сотрудников. К концу 2013 года начали поступать первые заказы.

Чтобы лучше понять, о чем пойдет речь, вернемся в 2009 год, к началу моего пути в бизнесе. Это было время, наполненное возможностями и выдающимся спросом. В то время мы запустили скромный сайт с информацией о нашем первом оборудовании и разместили несколько объявлений на бесплатных досках. К нашему удивлению, клиенты проявили активный интерес и стали делать заказы. Затем мы подключили платную рекламу, и от заказов не было отбоя. Тогда наш бизнес был довольно новаторским, а конкуренция в стране была слабой. В результате, спрос значительно превышал предложение.

При большом количестве заказов, наше ценообразование в то время строилось на двух основных подходах, которые могут показаться странными, но они действительно использовались нами:

Устанавливаем цену на свой продукт вообще без каких-либо расчетов, ориентируясь только на цены конкурентов. Если конкуренты не показывают свою цену, прикидываем цену приблизительно и добавляем сюда дополнительную наценку от себя в виде "подушки безопасности", чтобы не продешевить. В то время эта наценка всегда была весьма существенной, но продажи не страдали, потому что спрос существенно превышал предложение. Уверен, что и наши конкуренты в то время часто применяли принцип "лучше установить цену с запасом". Поэтому, когда мы определяли стоимость продукта, опираясь на цены конкурентов, маржа оставалась достаточно велика.

В 2014 году я впервые в бизнесе столкнулся с резким ростом валютных курсов, что привело к повсеместному увеличению цен на все товары и услуги, соответственно и на сырье с материалами тоже. В тот момент я понял, что необходимо пересмотреть свою стратегию ценообразования и начать считать свои собственные розничные цены более осознано. Скажем так, завязывать с ценообразованием курильщика и переходить к ценообразованию здорового человека.

В течение последующих нескольких лет я опробовал различные методы расчета розничных цен собственной продукции. Я всегда был завязан на операционке, но раз в несколько месяцев требовалось выделять несколько дней конкретно под эти расчеты. Происходило это следующим образом: я поднимал свои предыдущие расчеты, пересматривал массивные папки с конструкторской документацией на предмет изменений за прошедший период. Усложняло процесс то, что документация у нас была постоянно в состоянии каких-то изменений и модернизаций. Основная часть чертежей была в папках у конструктора, другая часть была в каких-то эскизах от руки, а часть в голове у начальника цеха, который очередной раз что-то придумал и внедрил в производство без чертежей и эскизов. Приходилось всю эту информацию уточнять и собирать воедино.

В своем производстве мы использовали около 300 наименований материалов. Поэтому приходилось запрашивать актуальные цены на те позиции, которые мы уже давно не закупали. Все относительно свежее бралось из папки со счетами в бухгалтерии.

Пересчет цен был таким муторным периодическим занятием, которое я откровенно ненавидел. По возможности старался возвращаться к нему только в случае серьезной необходимости. Полностью на все расчеты меня практически никогда не хватало. Считал то, что получалось, остальное оставлял наследующий раз. По-хорошему, для этой работы должен быть нанят отдельный сотрудник и заниматься этим всё своё рабочее время, но это мне казалось нецелесообразным.

Для расчета себестоимости любой продукции самое главное – знать стоимость материалов. Я всегда завидовал торговцам в плане ценообразования. Они проходят этот квест на легком уровне. Деление по условным уровням я вижу так:

1. Легкий уровень – это торговля. Цена товара известна сразу, при покупке;

2. Средний уровень. В эту группу можно отнести те производства, которые используют одноуровневые (или простые) спецификации. Например, это пищевое производство, когда рецепт (спецификация) торта, суши, пиццы или борща имеет простой список всех его ингредиентов с указанием количества.

3. Сложный уровень – это производства, которые работают с многоуровневыми (или сложными) спецификациями. Металлообработка как раз в их числе. Готовая продукция содержит материалы и спецификации, которые, в свою очередь, могут включать другие спецификации и материалы и так далее до последнего болтика. В результате образуется многоуровневая иерархическая структура, на пике которой находится готовая продукция, а под ней – дерево материалов и спецификаций.

Многоуровневую спецификацию, конечно, можно представить в виде одноуровневой, то есть вручную посчитать все материалы сложной спецификации и записать в виде простого списка. Но после этого она теряет свою гибкость. Я периодически пересчитывал сложные спецификации в простые, но ввиду регулярной модификации оборудования, они получались "одноразовыми".

Цены я продолжал рассчитывать по старинке, барахтаясь между описанными выше способами. Но возникали и другие ситуации с расценками, которые вводили меня в ступор. Например, когда клиент просил сделать ему хорошую скидку на большой заказ. И скидку нужно было дать, чтобы он не ушел к конкуренту, который точно предложит дешевле. А какую скидку на его заказ мы можем сделать, если я сам достаточно смутно представляю себестоимость этого заказа?

К тому времени я все больше склонялся к мысли, что нужно сделать какое-то приложение под себя. На тот момент мне это казалось весьма реалистичным.

Я не программист, но мне всегда нравилась эта тема, еще со времен института. Алгоритмы будущего приложения у меня давно уже были в голове. Я ясно представлял то, что мне хотелось получить в результате. Выгрузив все из головы на бумагу, я начал искать исполнителя на сайте фрилансеров.

Какие задачи я ставил перед приложением:

Первый фрилансер, выслушав задачу, предложил реализовать локальное приложение, не помню уже на каком языке. Говорил, что будет папочка с файлами, которые я смогу копировать конструктору, в которые он внесет изменения и скопирует мне назад, потом я скопирую снабженцу и т.д. Путь этот показался мне тупиковым, поэтому я твердо решил, что это должно быть именно веб-приложение, где каждый сотрудник получит доступ к актуальным данным без копирования всяких папочек. Продолжив поиск, исполнитель (PHP + MySQL) был найден, и работа началась.

Примерно через месяц сложной, проблемной, но активной работы, первая версия приложения была готова. Запустили, подправили баги и начали пробовать его в деле! Хотя версия была первая, но далеко не последняя. Приложение с этого момента постоянно усовершенствовалось.

Первым делом, помимо себя, я добавил аккаунты двух своих сотрудников: конструктора и снабженца.

Начал со снабженца. Мы вместе с ним проработали папку со счетами и внесли в приложение все материалы с указанием закупочных цен. Также в процессе он запросил некоторые цены на материалы у поставщиков, которые давно не закупались и их не было в свежих счетах. По завершению снабженцу было поручено при каждом запросе счета у поставщика оперативно изменять закупочные цены на материалы в веб-приложении в тот же день.

Следом повторили то же с конструктором. Я объяснил ему, что спецификации вносятся снизу вверх, то есть чтобы создать родительскую спецификацию, все ее дети (материалы и другие спецификации) на тот момент должны существовать в приложении. В течение нескольких дней мы вместе вносили все спецификации в приложение. По завершению я ему тоже поручил вносить изменения в спецификацию сразу же, как он вносит изменения в чертежи.

В результате мы получили первый наш фундамент - точную стоимость материалов для каждого наименования нашей продукции.

И этот фундамент оказался совсем не на песке:

По науке, расчет себестоимости – это, своего рода, взгляд назад. В той же 1С, сначала необходимо собрать все затраты за период, затем этот период закрывает бухгалтер, и только после этого программа распределит затраты и выдаст себестоимость произведенной продукции.

Такой вариант меня не совсем устраивал, поэтому от всех канонических подходов к расчету себестоимости я сразу отказался. Мне нужен был какой-то другой способ. Я готов был немного пожертвовать точностью расчета, за счет его скорости. И мне это удалось!

Я взял несколько своих позиций продукции из разных категорий. Для каждой из них выписал стоимость материалов [mat] и начал сравнивать ту себестоимость, которую считал по-старинке. Первое, что пришло на ум, использовать некий коэффициент. Получилась формула следующего вида:

Себестоимость = [mat]*[koef]

Этот способ оказался вполне рабочим. Для нескольких товаров каждой группы своей продукции я сначала рассчитывал этот коэффициент и применял его к другой продукции из этой же группы. Расчеты получались достаточно близки к истине.

Расчетом себестоимости через коэффициент я использовал недолго, пока не пришел к другому, более продвинутому способу расчета себестоимости.

В металлообработке, наверное, как и везде, есть более трудоемкие процессы изготовления продукции, а есть менее трудоемкие. В одном случае для производства некоторого наименования продукции требуется пара тонн металла, который относительно быстро собирается в простую, но массивную конструкцию. В другом случае, металла может быть всего пятьдесят килограмм, но над ним производится большое количество операций, причем может требоваться и более высокая квалификация рабочего и, соответственно, большее время в пересчете на удельный килограмм продукции.

Рабочим я платил сдельно, поэтому на каждый вид продукции уже существовала своя расценка. Она как раз и отображала трудоемкость процесса и требуемую квалификацию исполнителя.

Пришла идея изменить формулу расчета себестоимости на другую, в которой, помимо стоимости материала, будет фигурировать и сдельная зарплата. Но была также очевидна и другая зависимость между сдельной зарплатой и прочими затратами организации. Чем больше рабочий занимается изготовлением продукции, тем больше он затрачивает на ее производство времени, электроэнергии, тем дольше используются арендованные площади, тем больше зарплат нужно будет заплатить ИТР, тем больше организация заплатит налогов и т. д. Для своего бизнеса я рассчитал, что в среднем на одну сдельную зарплату рабочим, организация несет затраты еще примерно две таких же зарплаты. Соответственно, я вывел формулу, которую использовал для расчета себестоимости своей продукции в дальнейшем:

Себестоимость = [mat] + [zp] * 3

Причем формула оказалась настолько удачной, что я ее применял не только для отдельных групп, а для всей своей продукции, с чем она удачно справлялась в 100% случаев. Получив себестоимость и введя наценку, которая обычно составляла у меня 25%, в один клик я генерировал новый прайс-лист на всю свою продукцию.

Когда я сгенерировал свой первый прайс-лист в веб-приложении, для меня открылась полная картина происходящего с ценами. Ситуация была разнонаправленной. Большинство товаров колебалось плюс-минус текущих цен. Но были и исключения. С одной стороны, я увидел суперприбыльные позиции, которые имели маржу в 140%. По своим предыдущим расчетам я догадывался, что мы на них хорошо в плюсе. Но я никогда ранее не имел точной цифры. С другой стороны, выявилась и убыточная продукция, которая по своей себестоимости оказалась выше цен реализации, и которую я много лет продавал в убыток. Справедливости ради скажу, что в основном и те и другие позиции были мелкие и недорогие. Я даже не обращал внимания на убыточные позиции при пересчете цен. Всегда казалось, что они имеют справедливую стоимость. Поэтому несколько лет не менял цену в прайс-листе для этих позиций, хотя стоимость сырья значительно выросла за это время.

Через некоторое время я стал ощущать недостаток еще одной важной функции – аналитики по заказам. Приложение было доработано, и в нем появилась еще одна значимая и очень полезная функция: создание заказов.

Наши клиентские заказы, как правило, состоят из 5-30 позиций. Как я уже писал выше, практически каждый клиент просит сделать ему скидку. Раньше, без нормальных расчетов, мы были слепыми котятами. Было страшно вести разговор о скидке в принципе. Теперь же все стало прозрачным и простым. За пару минут, накидав позиции в новый заказ, становилась видна себестоимость всего заказа и понимание скидки, которую можем предложить клиенту, гарантированно оставшись в прибыли.

Формула [mat]+[zp]*3 имела еще одно преимущество. Имея в себе переменную [zp], после формирования заказа я видел сумму сдельной зарплаты рабочих по заказу. Можно было ее сразу резервировать. Переменная [mat] показывала, сколько денег потребуется на материалы для этого заказа.

Также в заказы мы добавили еще одну функцию – формирование списка всех материалов на заказ. В один клик я формировал этот список, копировал в Excel и отправлял кладовщику. Он удалял из него позиции, которые были в наличии. В списке оставались только позиции к закупке. После чего снабженец работал только по этому списку.

В результате реализации этого подхода у нас практически полностью исчезли дополнительные подвозы материала, которые были обычной практикой в предыдущее время, когда за сотней забытых килограмм металла нужно было посылать машину на базу металла.

Резюмируя сказанное, подведу некоторые очевидные итоги, которые мне дало использование веб-приложения в собственном бизнесе:

1. В приложении я имею полный список всех своих материалов и сырья, используемых в производстве, по актуальным ценам, которые регулярно обновляет ответственный сотрудник. Теперь для нас не проблема рассчитать любой нестандартный заказ в короткое время, ведь подавляющее большинство материалов с актуальными ценами уже есть в этом списке.

2. У нас есть многоуровневые спецификации на всю нашу продукцию. Мы можем вносить любые изменения в спецификацию на любом уровне с мгновенным отображением новых цен, учитывая изменения. Мы можем заимствовать любую ветвь из старой многоуровневой спецификации и использовать ее в новой спецификации, экономя время.

3. Существует продукция, например, ленточный конвейер, которая в целом типовая, но различается параметрами: длиной, шириной, производительностью и т.п. Конструктор в веб-приложении заранее создал готовые спецификации (модули) по отдельным элементам конвейера. Для расчета заявки клиента, конструктор комбинирует эти модули в зависимости от требований заказчика, что значительно экономит время. Если ранее на подобный расчет мы тратили минимум день, чтобы сообщить заказчику цену, теперь достаточно часа.

4. Все наши розничные цены пересчитываются сразу же после внесения изменений в приложение. Нам не нужно ждать конца квартала, когда бухгалтерия закроет период и рассчитает себестоимость.

5. Теперь мы можем работать не только во время общего повышения цен, но и на противоходе. Не так давно, когда цены на сырье массово взлетели и затем, не нащупав достаточного спроса, начали откатываться назад, пока наши конкуренты задрали и держали на пике высокие цены, мы начали на откате снижать цены и делать скидки. Потому, что видели эту возможность, благодаря веб-приложению.

6. Теперь по каждому заказу мне известны: стоимость всех материалов, общая себестоимость заказа, зарплата рабочих (и любая другая переменная из формулы), список всех материалов на заказ. Это позволяет нам более точно контролировать процесс производства, оптимизировать затраты и улучшать качество продукции, предоставляя клиентам лучший сервис и продукт.

Веб-приложение для меня действительно стало революционной вехой, которое повлекло значительные улучшения в моем бизнесе. Если это сработало для меня, почему это не будет работать и для других? Возможно, есть предприниматели, которые испытывают те же проблемы и неудобства, с которыми сталкивался и я. Причем, бизнес здесь не важен, абсолютно любой, где используются материальное сырье и что-то производится. Поэтому я решил подготовить версию веб-приложения для массового использования.

Сейчас она доступна по адресу priceloom.com Заходите, регистрируйтесь, пробуйте.