От хаоса к порядку: нужен ли вашему бизнесу корпоративный портал и как его внедрить?

В мире, где скорость и эффективность определяют успех, автоматизация процессов становится необходимостью. Корпоративный портал — это ключ к упрощению работы компании, развитию и росту бизнеса. Как выбрать наиболее подходящий портал и успешно его запустить? Какие типичные проблемы возникают и как их минимизировать?

Технический директор Articul, Борис Кузьмин, поделился опытом и советами, которые помогут избежать ошибок и максимально эффективно интегрировать корпоративный портал в рабочие процессы компании.

Корпоративный портал необходим компаниям, которые стремятся улучшить внутренние коммуникации, управление документами и бизнес-процессами. Он закрывает следующие потребности:

Внедрение корпоративного портала обычно становится актуальным тогда, когда численность сотрудников превышает 40-50 человек. На этом этапе масштаб бизнеса требует не только оптимизации, но и централизованного управления данными и задачами. Без автоматизации внутренних процессов компания рискует столкнуться с хаосом в управлении, что приведет к снижению общей эффективности работы компании.

Борис Кузьмин, технический директор Articul:

– Зачастую в компаниях много разрозненных документов и систем. Интеграция корпоративного портала аккумулирует все эти данные в одном месте и делает доступ к ним проще и удобнее. Microsoft SharePoint, например, изначально и задумывался как место, которое объединит инструменты и возможности для совместной работы, обмена данными и управления контентом. Главное преимущество, которое получает компания — это систематизация бизнес-процессов и создание единой точки входа, где сотрудники смогут найти любую необходимую информацию.

Перед выбором и внедрением корпоративного портала необходимо провести анализ текущих бизнес-процессов компании. Важно оценить, как работают и взаимодействуют уже существующие системы.

Внедрение корпоративного портала индивидуально для каждой компании. Оно зависит от многих факторов: наличия существующих систем, корпоративной культуры и специфики бизнеса. Универсальных решений не существует; каждый проект требует учета уникальных особенностей компании.

Учёт потребностей различных отделов также немаловажен. Например, отдел продаж может нуждаться в улучшении управления клиентскими данными, а производство — в оптимизации логистики. Только после глубокого анализа и понимания всех аспектов можно приступить к разработке и интеграции корпоративного портала — это значительно увеличит шансы на успешную реализацию.

Борис Кузьмин, технический директор Articul:

– Наш опыт в автоматизации корпоративных порталов включает несколько ключевых проектов. Для Leroy Merlin мы разработали новую версию программы лояльности для сотрудников — кафетерий социальных льгот. В КХЛ мы внедрили систему, которая упрощает управление аналитикой и статистикой, что особенно важно в спортивной индустрии. А недавно мы перезапустили наш собственный портал, оптимизировали внутренние процессы и улучшили работу с CRM-системой.

Успешный запуск корпоративного портала начинается с формирования четкого видения того, как именно технология будет служить бизнесу. На этом этапе важно установить цели проекта, определить основные требования и предусмотреть возможные направления развития системы в будущем.

Если уделить должное внимание всем ключевым этапам, реализация корпоративного портала с высокой вероятностью пройдет успешно. Эти шаги помогут настроить решение под конкретные бизнес-потребности и минимизировать риски.

Борис Кузьмин, технический директор Articul:

– Эффективность автоматизации и интеграции корпоративных порталов во многом зависит от бюджета компании. Если средства позволяют и бизнес-процессы уникальны, стоит рассмотреть более комплексные настройки. Однако для стандартных процессов оптимальны готовые решения, такие как Bitrix24, хотя они имеют ограничения, особенно в облачной версии. SharePoint — тоже хороший вариант, но его использование в России сейчас сокращается. Кстати, текущая тенденция — переход на отечественные или самописные решения, поскольку зарубежное ПО, вроде продуктов Microsoft, становится менее доступным.

Реализация корпоративного портала — важный шаг, требующий строгого следования плану и активного участия всех сторон. Особое внимание уделяется на каждом из этих этапов:

Если на этапе реализации не соблюсти ключевые требования, это может привести к серьезным проблемам в дальнейшем. Например, несоответствие техническим спецификациям несет за собой проблемы с совместимостью, а недостаточное тестирование оставляет незамеченными критические ошибки, что может обернуться потерей важных данных или остановкой бизнес-процессов на неопределенное время.

Внедрение корпоративного портала часто сопряжено с рядом вызовов, которые могут замедлить процесс или даже привести к его провалу.

Недооценка времени и ресурсов, необходимых для внедрения портала — частая ошибка.

Интеграция нового портала с существующими базами данных и системами может также оказаться сложной задачей.

Игнорирование вопросов безопасности может привести к серьезным рискам утечки данных или несанкционированного доступа.

Непредвиденные технические проблемы, такие как несовместимость существующих систем, могут увеличить время и стоимость проекта.

Борис Кузьмин, технический директор Articul:

– Когда компания решает самостоятельно внедрить корпоративный портал, она часто сталкивается со множеством внутренних проблем: сотрудники могут быть недостаточно мотивированы и не желают выполнять задачи, выходящие за рамки их обычных обязанностей. Без четкой поддержки руководства и вовлеченности команды процесс может затянуться и выйти за рамки бюджета. Важно понимать, что автоматизация бизнес-процессов требует тщательной их проработки с самого начала и до конца. Если процессы не завершены и отложены на потом, они превращаются в хаос. Поэтому лучше доверить внедрение опытным специалистам, которые смогут провести анализ существующих процессов, грамотно управлять проектом и качественно его завершить. Успех внедрения зависит от правильных выводов, готовности к изменениям и тщательной аналитики перед запуском.

Неправильно настроенный портал замедляет работу и вызывает недовольство сотрудников, так как требует от них дополнительных усилий при выполнении своих обязанностей. Попытка справиться с этим самостоятельно часто приводит к неожиданным трудностям, которые могут предусмотреть только специалисты с опытом и экспертизой. Вместо того чтобы рисковать, доверьте задачу профессионалам, которые понимают все тонкости процесса и знают, как успешно внедрить решение, которое действительно работает.