Как бизнес сливает деньги на планёрках и что с этим делать
Планёрки — одно из самых дорогостоящих мероприятий в компании. Подумайте сами: вы в одном помещении на длительное время собираете множество сотрудников. И всё это время вы платите им зарплату. Если планёрки организованы неправильно, это не что иное, как слив денег и трата времени квалифицированного дорогостоящего персонала.
При этом, по моему опыту, каждая вторая компания сталкивается с проблемами в их организации. У кого-то планёрки просто отсутствуют, а у кого-то они превращаются в бесполезные собрания, которые только отнимают время. Сегодня разберёмся, как это исправить. Если вы предприниматель, собственник бизнеса или топ-менеджер, то эта статья для вас.
Почему важность планёрок сложно переоценить
Планёрка — это административный процесс, призванный обеспечить нормальное функционирование системы управления, который не менее важен, чем основной функционал сотрудников.
Основной функционал — это то, ради чего сотрудника наняли. Например, у менеджера по продажам это обработка лидов, у кладовщика — сбор заказов. Это те задачи, которые напрямую влияют на создание ценного конечного продукта компании.
Помимо основного, у сотрудников есть административный функционал — это всё, что связано с поддержанием системы управления: предоставление отчётов, участие в планёрках и другие административные обязанности. Если сотрудник не будет ходить на планёрки и готовиться к ним, система управления начнёт хромать, даже если он будет продолжать выполнять свои непосредственные обязанности.
Основные функции планёрки
Итак, зачем же нужны планёрки? Мы выделяем пять основных функций.
- Обеспечение системного управления процессом или отделом. Планёрка позволяет непрерывно и постоянно управлять процессами в компании, отделом или даже несколькими отделами одновременно.
- Анализ ключевых показателей. Это возможность всем собраться, посмотреть на текущие показатели и синхронизироваться относительно того, как идут дела в компании.
- Контроль задач. Регулярная проверка выполнения проектов или задач, поставленных в прошлом периоде.
- Постановка новых задач. В компании постоянно возникают новые задачи, и планёрка — идеальное место для их обсуждения и распределения.
- Координация и командообразование. Регулярные встречи помогают команде чувствовать себя единым целым, налаживать внутренние коммуникации и повышать мотивацию.
Распространённые ошибки на планёрках
К сожалению, многие компании допускают одни и те же ошибки при проведении планёрок. Их делает каждая вторая компания, собственник или топ-менеджер которой обращается к нам за помощью с систематизацией бизнеса. Если вам тоже нужно навести порядок в бизнесе, обращайтесь — просто отправьте заявку в Telegram-бот. Мы свяжемся с вами, и обсудим, как можем помочь именно вам.
А сейчас давайте разберём ошибки, которые встречаются чаще всего.
Отсутствие подготовки сотрудников. Сотрудники не готовятся к планёрке, потому что нет установленного процесса подготовки. В итоге планёрка превращается в сумбурное собрание, где сотрудники выступают в роли пассивных слушателей, а основную роль берёт на себя руководитель.
Доминирование руководителя. Когда руководитель говорит больше всех и тянет одеяло на себя, планёрка становится неэффективной. Сотрудники просто спят на таких собраниях, а полезная информация теряется.
Неправильный формат проведения. Планёрка превращается в формат «ППР» — «поговорили, поговорили, разошлись». Без анализа ключевых показателей руководители и сотрудники не синхронизированы и могут иметь совершенно разные представления о текущем состоянии дел.
Публичное отчитывание. Некоторые руководители позволяют себе публично отчитывать сотрудников на планёрке. Это нарушает базовое правило: публично хвалим, лично ругаем. Планёрка должна быть местом для конструктивного обсуждения, а не для негативных эмоций.
Слишком долгие планёрки. Если планёрка длится два часа и более, эффективность падает. Обычно в таких случаях активны только несколько человек, остальные теряют время впустую. Оптимальная длительность планёрки — не более часа, а лучше — 30 минут.
Длительное обсуждение отдельных вопросов. Если обсуждение какого-то вопроса занимает больше пяти минут, его стоит вынести на отдельную встречу. Иначе остальные сотрудники теряют время, слушая то, что их не касается.
Слишком много участников. Собрать на планёрку 10 топ-менеджеров и обсуждать вопросы, которые касаются не всех, — это нерационально и дорого. Лучше разделить планёрки по темам или отделам.
Отсутствие модератора или секретаря. Без человека, который следит за регламентом и фиксирует решения, планёрка может стать хаотичной и бесполезной. Никто не записывает задачи, и они просто забываются.
Пошаговая инструкция подготовки к планёрке
Шаг 1. Определите типы планёрок. Разделите их по отделам или блокам: продажи, маркетинг, производство и остальные.
Шаг 2. Установите регулярность и время. Планёрки должны проводиться регулярно, в одно и то же время, чтобы сотрудники могли планировать своё время.
Шаг 3. Создайте дашборды для показателей. У каждого сотрудника или отдела должны быть свои ключевые показатели для отчёта.
Шаг 4. Составьте регламенты. Вам понадобится два документа:
- регламент по подготовке сотрудников — что и как нужно подготовить к планёрке;
- регламент по проведению планёрки — основные правила, права модератора, порядок выступлений, тайминг.
Шаг 5. Назначьте модератора или секретаря. Это может быть бизнес-ассистент или другой сотрудник, не участвующий в обсуждениях. Он отвечает за тайминг, соблюдение регламента и фиксацию решений.
Сценарий эффективной планёрки
Наибольшую эффективность показал следующий сценарий:
- Контроль выполнения прошлых задач. Начинаем с проверки того, что было сделано.
- Отчёты сотрудников по показателям. Сотрудники сами отчитываются по своим показателям, что повышает их ответственность и вовлечённость.
- Постановка новых задач. После обсуждения результатов ставим задачи на новый период.
- Финальное согласование. Модератор зачитывает все принятые решения, уточняет ответственных и сроки.
- Фиксирование результатов. После планёрки модератор переносит все задачи в систему контроля поручений. Это может быть специальная программа или даже простой Excel-файл. Главное — чтобы все знали свои задачи и могли отчитаться об их выполнении.
Заключение
Хотя проведение планёрок может показаться простой задачей, в каждой компании есть нюансы и сложности. Правильная организация планёрок укрепляет систему управления, повышает эффективность команды и, в конечном счёте, делает компанию более успешной.
Если вам нужна помощь в систематизации бизнеса или внедрении эффективных инструментов управления, отправьте заявку в Telegram-бот. Всего за несколько месяцев мы с командой поможем вам вывести бизнес на новый уровень.
А если вам интересны теоретические знания и вы хотите разобраться во всём самостоятельно, следите за моим каналом. Подписывайтесь, ставьте лайки, пишите комментарии. Я стараюсь отвечать на ваши вопросы и разбираю их в отдельных статьях.